Переход на электронные транспортные накладные (ЭТрН) с 2026 года: руководство для транспортных компаний

Что такое ЭТрН и зачем они нужны

ЭТрН — это цифровой аналог традиционной бумажной транспортной накладной, оформляемый в утверждённом формате через специализированные платформы. Документ содержит:

1. данные о грузоотправителе и грузополучателе;
2. сведения о перевозчике и водителе;
3. характеристики груза (наименование, вес, объём);
4. маршрут и сроки доставки;
5. подписи участников в форме электронной подписи (ЭП).

Цель перехода — устранить бумажную волокиту, снизить риски подделок, ускорить обмен данными между участниками цепочки и повысить прозрачность логистики.

Нормативная база и сроки

Обязательность ЭТрН закреплена в:

1. Федеральном законе от 08.11.2007 № 259‑ФЗ «Устав автомобильного транспорта»;
2. Постановлении Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 (регламентирует формат и порядок оформления);
3. нормативных актах, регулирующих работу ГИС ЭПД и платформы «ГосЛог».

Срок полного перехода — 1 января 2026 года. До этой даты допускается параллельное использование бумажных и электронных документов, но с 2026‑го бумажные накладные утрачивают юридическую силу.

Как оформить ЭТрН: ключевые требования

1. Регистрация в системеУчастники должны быть зарегистрированы в ГИС ЭПД (Государственная информационная система электронных перевозочных документов) и на платформе «ГосЛог». Для этого потребуется:усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);учётная запись на портале Госуслуг (для юрлиц/ИП);подключение к оператору электронного документооборота (ЭДО).
2. усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);
3. учётная запись на портале Госуслуг (для юрлиц/ИП);
4. подключение к оператору электронного документооборота (ЭДО).
5. Заполнение данныхЭТрН формируется в структурированном XML‑формате. Обязательные поля:реквизиты сторон (ИНН, ОГРН, адреса);параметры груза (вес, объём, класс опасности);данные транспортного средства (госномер, тип);сроки погрузки/выгрузки.
6. реквизиты сторон (ИНН, ОГРН, адреса);
7. параметры груза (вес, объём, класс опасности);
8. данные транспортного средства (госномер, тип);
9. сроки погрузки/выгрузки.
10. Подписание и обменКаждый участник (отправитель, перевозчик, получатель) подписывает документ своей УКЭП. Обмен происходит через оператора ЭДО, который передаёт данные в ГИС ЭПД.

Преимущества перехода на ЭТрН

Для транспортной компании:

1. Сокращение издержек на печать, хранение и доставку бумажных документов.
2. Ускорение процессов — оформление ЭТрН занимает минуты вместо часов.
3. Снижение рисков ошибок и подделок благодаря криптографической защите.
4. Автоматизация учёта — данные из ЭТрН интегрируются в ERP/CRM‑системы.

Для клиентов:

1. Прозрачность — статус доставки отслеживается онлайн.
2. Юридическая защищённость — все действия зафиксированы в блокчейне ГИС ЭПД.
3. Оперативность — подтверждение приёма груза в режиме реального времени.

Сложности перехода и способы их преодоления

1. Технические барьерыПроблема: необходимость закупки УКЭП, настройки ПО, обучения персонала.Решение: поэтапное внедрение с пилотным проектом на 10–20% рейсов; выбор оператора ЭДО с техподдержкой.
2. Проблема: необходимость закупки УКЭП, настройки ПО, обучения персонала.
3. Решение: поэтапное внедрение с пилотным проектом на 10–20% рейсов; выбор оператора ЭДО с техподдержкой.
4. Сопротивление сотрудниковПроблема: нежелание осваивать новые инструменты.Решение: тренинги, мотивационные программы, назначение «цифровых амбассадоров» в коллективе.
5. Проблема: нежелание осваивать новые инструменты.
6. Решение: тренинги, мотивационные программы, назначение «цифровых амбассадоров» в коллективе.
7. Интеграция с учётными системамиПроблема: несовместимость старого ПО с форматом ЭТрН.Решение: обновление ERP/CRM или использование облачных сервисов (например, «1С:ЭДО»).
8. Проблема: несовместимость старого ПО с форматом ЭТрН.
9. Решение: обновление ERP/CRM или использование облачных сервисов (например, «1С:ЭДО»).
10. Риски сбоев в ГИС ЭПДПроблема: возможные технические неполадки в системе.Решение: резервное копирование данных, договорённость с оператором ЭДО о дублировании документов.
11. Проблема: возможные технические неполадки в системе.
12. Решение: резервное копирование данных, договорённость с оператором ЭДО о дублировании документов.

Интеграция с ГИС ЭПД и «ГосЛог»

ГИС ЭПД — центральный реестр электронных перевозочных документов. Через неё:

1. проверяется валидность ЭТрН;
2. передаются данные в ФНС и Ространснадзор;
3. формируется статистика для анализа рынка.

Платформа «ГосЛог» — единое окно для:

1. регистрации перевозчиков;
2. мониторинга соблюдения требований (например, по тахографам);
3. взаимодействия с госорганами.

Важно: с 2026 года работа без подключения к этим системам будет приравнена к отсутствию документов, что грозит штрафами (ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Рекомендации для транспортной компании

1. Начните подготовку уже сейчас:проведите аудит текущих процессов;выберите оператора ЭДО (например, «СКБ Контур», "Тензор«);оформите УКЭП для ключевых сотрудников.
2. проведите аудит текущих процессов;
3. выберите оператора ЭДО (например, «СКБ Контур», «Тензор»);
4. оформите УКЭП для ключевых сотрудников.
5. Обучите персонал:организуйте семинары по работе с ЭТрН;разработайте инструкции по действиям в нештатных ситуациях.
6. организуйте семинары по работе с ЭТрН;
7. разработайте инструкции по действиям в нештатных ситуациях.
8. Протестируйте систему:запустите пилотный проект с партнёрами;отладьте интеграцию с учётными программами.
9. запустите пилотный проект с партнёрами;
10. отладьте интеграцию с учётными программами.
11. Следите за обновлениями:подпишитесь на рассылки Минтранса и ФНС;участвуйте в отраслевых вебинарах по ЭТрН.
12. подпишитесь на рассылки Минтранса и ФНС;
13. участвуйте в отраслевых вебинарах по ЭТрН.

Переход на ЭТрН — неизбежный этап развития логистического рынка. Компании, которые начнут подготовку заранее, получат конкурентное преимущество: снизят издержки, повысят лояльность клиентов и избегут штрафов. Главное — системный подход: от обучения сотрудников до технической интеграции с ГИС ЭПД и «ГосЛог».