«Несколько месяцев нас вытаскивали из ада. Больше я со штатной бухгалтерией не связываюсь»
Иван Зубарев, собственник компании «Труба-Дело» (Екатеринбург):
— Бухгалтер в штате компании — это всегда мина замедленного действия. Сознательно или под влиянием эмоций он может обрушить твой бизнес и просто уйти. А ты ничего не сможешь сделать.
За 12 лет существования компании «Труба-Дело» я несколько раз задумывался об аутсорсинге бухгалтерских услуг, но все не хватало духу. Да и друзья-предприниматели отговаривали. Мол, там непонятно, кто и за что отвечает, а когда бухгалтер в штате, ты все-таки с ним в контакте, можешь на него повлиять, проконтролировать.
Мой же опыт говорит о том, что как раз этот «близкий контакт» может оказать разрушительное действие на работу компании. Есть два серьезнейших фактора риска.
Первый: любой бухгалтер — это человек с чувствами, эмоциями, обидами и требованиями к руководителю, со своими представлениями о том, как должно быть.
Второй: дистанцироваться от главного бухгалтера нельзя, он имеет доступ в самое нутро бизнеса. И если в бухгалтере внезапно включается «слишком человеческое» — твой бизнес оказывается под угрозой.
Бухгалтерская драма
Обычно мне везет на людей, и за 12 лет работы компании мы с бухгалтерами жили и работали в мире и согласии. Конфликтные истории можно пересчитать по пальцам, зато каждая из них буквально ставила бизнес на грань развала.
История первая: мама, прости!
Моя мама всю жизнь работала бухгалтером. В студенчестве я часто заходил к ней на работу, знал ее коллег. Когда решил открыть свой бизнес, они консультировали меня в вопросах налогообложения, порой помогали удаленно.
Однажды начальницу маминого отдела сократили, и мама убедила меня взять ее главным бухгалтером. Затем сократили маму, естественно, она перешла на работу ко мне. Так компания с оборотом каких-то 500 тысяч получила сразу двух бухгалтеров. Это было избыточно, не нужно. Но отказать я не мог.
Потом главный бухгалтер увольняется, и мама зовет к себе в помощь еще одну знакомую. У меня опять два бухгалтера, но на этот раз ни одного — с компетенциями главбуха.
В бухгалтерии началась неразбериха. Мы три года не могли перейти на систему «доходы минус расходы». Сторонние консультанты говорили: «С новой системой вы можете экономить 300 тысяч в год!». Но мои бухгалтеры были к этому не готовы и отговаривали меня.
Самое ужасное, что у нас начались конфликты с мамой. Работать вместе становилось все тяжелее. Мама относилась ко мне не как к работодателю, а как к сыну. К тому же она управляла деньгами компании, и мне, взрослому мужчине, владельцу бизнеса, приходилось, как в детстве, просить денег у мамы и объяснять все свои траты.
Взаимное недовольство вошло в систему. Мы конфликтовали на работе и как следствие — все меньше общались, стали избегать друг друга на общих семейных праздниках.
Нужно было срочно спасать положение. Я нанял медиатора, чтобы профессионально разрулить ситуацию, и сделал это очень вовремя. Добрые отношения в семье удалось сохранить, и это главное. А компании снова пришлось искать бухгалтера.
История вторая: чисто женская месть
Мы подали объявление, и на одно из собеседований пришла молодая энергичная девушка. Симпатичная, в общении легкая. У меня появилась надежда, что с ней работа закипит, и я ее нанял. Новые беды начались с того, что эта девушка стала проявлять ко мне женский интерес, а я не ответил взаимностью. Тогда она назло мне завязала роман с моим же рекламщиком. А потом… они вместе почти развалили мой бизнес.
Во-первых, они создали параллельную фирму и стали уводить туда заказы. Во-вторых, переманивали моих людей к себе, а тех, кто не соглашался — настраивали против меня.
Эта парочка выставляла клиентам счета с опечатками, и пока ошибка не обнаружится, бригады сидели без денег — на счетах было пусто. При этом самой себе бухгалтер зарплату всегда выплачивала вперед всех и в полном объеме.
Так они «душили» нас несколько месяцев. Дела в компании становились все хуже. Я вертелся как белка в колесе, пытался потушить все пожары, но долго не мог понять их причину.
Обнаружилось все случайно. Сначала клиент поделился перепиской, где к нему обращались якобы от нашего имени, но с чужого аккаунта. Потом один за другим стали вскрываться новые факты. Я их обоих выгнал, конечно, но следом пришлось уволить еще половину сотрудников — они уже были безнадежно настроены против меня.
История третья: конфликты топов
Несколько лет все было тихо. Но когда наша очередная бухгалтер, на редкость порядочная девушка, ушла в декрет, на ее место пришла еще одна милая и симпатичная женщина.
Началось все очень хорошо. У нового бухгалтера был большой опыт, она оказалась настоящей профи: отбила все проверки налоговых служб, принесла в компанию кучу идей — новая система мотивации, патент, лицензии.
Она же выстроила целую систему участия в тендерах. Схема завязана на троих — на нее, руководителя монтажного направления и специалиста по тендерам. Специалист делает выборку тендеров, руководитель направления отбирает лучшие, а главбух считает рентабельность и выносит окончательное решение.
Проблемы начались, когда специалистом по тендерам взяли ее отца. Вернее, тогда, когда он допустил пару ошибок в работе, и руководитель монтажного направления его уволил. Это событие сильно ударило по самолюбию нашего бухгалтера. С того момента все свои силы и талант она тратила на то, чтобы доказать нам, какой ошибкой было увольнение ее отца.
Я, понимая, что в ней еще жива обида, говорю: «Уже все равно, кто прав. Давайте смотреть вперед!». Но она не могла успокоиться. Апофеоз настал, когда она в попытке свалить главу монтажного направления заявила: «Либо я, либо он!».
Я был изумлен. Это так непрофессионально! Мы только набрали заявок на 20 миллионов, кто их будет выполнять? И что это за ультиматумы на работе?
Я в очередной раз убедился, что влияние личных драм на бизнес колоссально, и недооценивать его — опасно.
Под влиянием эмоций наша бухгалтер несколько раз писала заявления об увольнении. Они лежали неподписанными — я все ждал, что ее «отпустит», она вернется в работу, и все будет как раньше. Но она в какой-то момент перестала ходить в офис. Выдала себе зарплату, все премии, отпускные, больничные и исчезла, так и не завершив начатые в компании преобразования.
Бизнес беззащитен перед собственным бухгалтером
Влияние бухгалтера на малый и микробизнес почти ничем не ограничено. Он/она может доставить много неприятностей. Компания по вине бухгалтера «попадает» на штрафы — кто будет покрывать убытки? Конечно, собственник. Бухгалтер в любой момент скажет: «Я увольняюсь!», и ты ничем его не удержишь.
Кто-то считает, что бухгалтер не может «просто так» уйти и все бросить, что он несет уголовную ответственность за свои проступки. Да, несет, но только в том случае, если ты напишешь заявление в полицию.
Но давайте будем честны: много ли вы таких случаев знаете? Я не знаю ни одной фирмы с идеально «белой» бухгалтерией. Чаще всего бухгалтер знает на владельца бизнеса столько компромата, что тому даже в голову не придет пойти и пожаловаться. Поэтому мне не известны случаи, когда бухгалтеров наказывали.
Исправление ошибок
С последним инцидентом мое терпение лопнуло, я пошел в автоматизированную аутсорсинговую компанию и отнес им все документы на аудит. Через две недели ребята приглашают меня на серьезный разговор. «В вашей бухгалтерии накопилось столько ошибок, что только их исправление станет вам тысяч в шестьсот».
Я схватился за голову. Почему я так долго медлил? Почему раньше не сделал аудит?! Ведь чувствовал — надо. Но каждый раз, когда я об этом заговаривал, мои бухгалтеры сопротивлялись. Под разными предлогами они оттягивали этот момент, а потом увольнялись.
Аудиторы выкатили нам список нарушений и рекомендаций по их исправлению. И только одна из моих прежних бухгалтеров проявила сознательность — сама вызывалась исправить свои ошибки. Чтобы разгрести остальное, пришлось нанимать целую команду. Несколько месяцев они вытаскивали нас из этого ада.
Больше я решил со штатной бухгалтерией не связываться. Как только навели порядок в счетах — сразу ушли на аутсорсинг.
Теперь мою бухгалтерию ведет целая команда профессионалов: отдельный специалист по первичке, отдельно те, кто отвечает за финансы и за начисление зарплат. Кроме того, в компании настроили управленческий учет, который позволяет мне экономить порядка 300 тыс. в месяц за счет оптимизации расходов. Объем компетенций несравним, как и уровень ответственности: не один человек, а целый аутсорсинговый центр отвечает своими деньгами и репутацией за то, чтобы работа была сделана качественно. Их услуги застрахованы, а мои риски сведены к минимуму.
Но главное — я перестал зависеть от настроений и личных драм своего бухгалтера, а это бесценно. Аутсорсинг обходится недешево, но он в разы выгоднее штатной бухгалтерии. И уж точно — в сотни раз спокойнее.
Основатель и руководитель АСС «Труба-Дело» Иван Зубарев.
