Переход на новый уровень управления с помощью перехода на отечественное ПО

Цели перехода на «1C:ERP»:

1. уход от влияния зарубежных вендоров;
2. снижение рисков путем перехода с зарубежного ПО в ключевых бизнес-процессах на отечественное;
3. создание единой корпоративной информационной системы, которая способна решить ключевые стратегические задачи в управленческом и регламентированном учете, учете производственных процессов, задач и управленческой документации;
4. формирование методологии ведения учета и стандартов внедрения для целей масштабирования успешных практик;
5. снижение себестоимости выпускаемой продукции и вероятности брака;
6. сокращение трудозатрат в подразделениях, операционных и административных расходов;
7. ускорение получения управленческой и регламентированной отчетности;
8. рост прибыли и производительности труда в производстве.

Ситуация до перехода на «1C:ERP»

До внедрения отечественного ПО использовалась немецкая программа для учета и управления. Необходимость в переходе на отечественное по возникла по несколькими причинам и уход западных вендеров с российского рынка — не главная из них. Старая программа не устраивала из-за высокой стоимости владения, так как затраты на сопровождение программы составляли 1/3 бюджета административных расходов предприятия. Возможностей для адаптации под новые методики управления и бизнес-цели предприятия также было мало. Архитектурные особенности старой информационной системы не позволяли гибко и быстро адаптировать бизнес-процессы под новые требования рынка. Также роль сыграло отсутствие необходимых специалистов для развития и сопровождения немецкой программы. Реализация финансовой стратегии были ограничены, а развитию бизнеса постоянно что-то мешало. Так и возникла необходимость в переходе на новую информационную систему.

Переход на новую систему должен быть произведен в минимальные сроки для эффективного функционирования ключевых бизнес-процессов. Данный процесс осложнялся различиями в старой и новой информационной системах. Было необходимо перенести данные без потерь, доработать типовой функционал под специфические особенности процессов производства и обучить пользователей работе с новой системой.

Архитектура решения и результата проекта

Для решения проблем, описанных выше, были выбраны система «1С:ERP Управление предприятием» и программа «1С:Документооборот 8 КОРП».

«1С:ERP Управление предприятием 2» была выбрана для организации управленческого и регламентированного учета. Широкая функциональность системы позволяет эффективно решать поставленные перед предприятием учетные и управленческие задачи, а также открывает новые возможности для дальнейшего масштабирования ИТ-структуры и развития бизнеса. Система предлагает более низкую стоимость владения и сопровождения по сравнению со старой информационной системой предприятия и аналогами, что позволяет снизить затраты на технологическое сопровождение информационных систем предприятия.

«1С:Документооборот 8 КОРП» была выбрана для организации учета и обработки документации, а также для контроля исполнительской дисциплины. Функционал программы позволяет без необходимости программирования быстро настроить и запустить в работу процессы любой сложности. Функционал по установке и контролю сроков исполнения задач и документов, а также отчеты по исполнительской дисциплине позволяют обеспечить руководство предприятия инструментом для реализации управленческих решений. Интеграция с «1С:ERP» позволяет использовать широкие возможности обработки документов в регламентах хозяйственной деятельности.

Этапы перехода

1. Предпроектное обследование и анализ ситуации.
2. Работы по адаптации «1С:ERP» и «1С:Документооборот» под специфические условия ведения учета на предприятии.
3. Перевод предприятия с немецкой программы на «1С:ERP» (разворачивание на рабочих местах «1С:ERP» и «1С:Документооборот»).
4. Ввод в промышленную эксплуатацию (полный отказ от старой информационной системы).
5. Обучение и поддержка пользователей.

Были проведены следующие работы:

1. Учет продаж. Разработан механизм по вариативной установке лимита при отгрузке продукции в случае реализации в кредит, а также функционал по отдельному учету и анализу транспортных расходов в себестоимости реализуемой продукции.
2. Управление складом. Разработан специализированный документ, который необходим для фиксации и контроля веса отгруженной продукции, перемещенных материалов и других операций взвешивания транспорта. Создано рабочее место, которое позволяет в удобном виде отображать данные по остаткам, химико-физическим анализам, назначению и состоянию блокировки позиций.
3. Управление производством. Разработаны специализированные рабочие места для мастеров производственных цехов, которые позволяют облегчить и ускорить выполнение производственных операций.
4. Учет затрат. Разработан механизм контроля матрицы затрат, позволяющий отделу бухгалтерии минимизировать ошибки при внесении данных по затратам. В результате полностью исключены такого рода ошибки, как указание для административного подразделения статьи затрат производственного характера, которая не распределяется в себестоимость при закрытии месяца ввиду отсутствия базы распределения у административного подразделения.

Были достигнуты следующие результаты:

1. Сокращение трудозатрат в подразделениях. Автоматизация процессов согласования управленческой документации позволила уйти от бумажного документооборота. Сотрудники стали тратить на обработку документов на 1/3 меньше времени, так как отпала необходимость их передачи вручную.
2. Ускорение получения управленческой и регламентированной отчетности. Сотрудники предприятия получили возможность в два раза быстрее формировать, а руководство — в два раза быстрее получать анализа различного рода управленческую отчетность благодаря оперативному обмену данных. Стало возможным вести одновременно как управленческий, так и бухгалтерский учет без необходимости дублирования данных, что позволило снизить трудоемкость ввода данных, обеспечить оперативный контроль над корректностью ввода данных, ускорить формирование регламентированной отчетности в сравнении с работой в предыдущей системе.
3. Сокращение операционных и административных расходов. Внедрение новой информационной системы позволило сократить затраты на поддержку учетной системы предприятия. Благодаря переводу управленческой документации в электронный вид удалось снизить канцелярские расходы.
4. Рост производительности труда в производстве и прибыли. Разработка специализированных автоматизированных рабочих мест для учета производственных и складских операций позволила упростить и ускорить работу мастеров цехов и кладовщиков цехов, а также уменьшить риск учетных ошибок и время на их поиск и исправление. За счет снижения административных и прямых производственных расходов, а также благодаря ускорению обработки заказов клиентов, чистая прибыль увеличилась.
5. Снижение производственного брака и себестоимости продукции. Реализован учет данных по браку, что позволило обеспечить контроль качества выпускаемой продукции на всех этапах производства, а также получить аналитику по причинам возникновения брака для реализации корректирующих мер, благодаря которым брак был снижен. Были оптимизированы производственные и складские процессы, в результате чего удалось достичь снижения себестоимости продукции.

Итоги: внедрение «1С:ERP» позволило повысить эффективность деятельности предприятия за счет внедрения систем контроля и управления затратами, объединения механизмов продаж, снабжения, логистики и иных управленческих бизнес-процессов. Новая система гарантирует надежную работу предприятия в рамках действующего законодательства в области бухгалтерского и налогового учета и обеспечивает полную, достоверную, своевременную информацию во всех сферах работы предприятия. Предприятие получило современную информационную систему, в которой автоматизирован весь цикл производственной деятельности: от формирования заказов до отгрузки продукции и получения отчетности.