Оптимизируем работу агентства по разработке
В последнее время чуть ли ни каждый день появляется какой-то новый сервис для организации работы в команде. Если попробовать их самостоятельно изучить, то это, наверное, займёт годы.
Мы в Werbary последние полгода занимались тем, что старались оптимизировать все наши внутренние процессы и максимально снизить издержки на менеджмент. Мне кажется, что мы добились достаточно хороших результатов в этом плане, самое время рассказать об этом сообществу.
В нашей команде работает несколько программистов, дизайнеров и лишь один менеджер, который отвечает за контроль процессов.
Большинство студий сталкивается с тем, что работа превращается в сумбур, как только команде приходится поддерживать 3-4 проекта одновременно. Начинаются срывы сроков, неисполнение обещаний и тому подобное. То, почему заказчики и боятся делать какие-то крупные проекты, связанные с ИТ. То, что провоцирует мнение, что в разработке нереально соблюсти сроки и свои обязательства.
Производство - минимум бюрократии, максимум внимания
Организация производства в студиях - довольно большая проблема, которые многие пытаются решить. У кого-то это выходит лучше, у кого-то хуже.
В чём проблема?
Проблема в нахождении идеального баланса между количеством бюрократии и контроля, а также свободы в коллективе. С одной стороны, мы можем заставить всех наших сотрудников списывать рабочие часы в какой-либо системе учета времени, требовать полной отчетности за каждую минут раб. времени и получить сотрудников, которые ориентированы не на результат, а на списание часов.
Именно поэтому мы изначально решили, что не будем измерять количество работы человека в часах, а будем оценивать результат.
Как мы пытались это делать?
Сначала мы попробовали использовать Trello, но его возможностей стало быстро не хватать. Да, Trello - удобный и простой к пониманию инструмент, но как только на одном проекте появляется 10 человек, включая как наших сотрудников, так и заинтересованных лиц со стороны заказчика - на доске начинается настоящий хаос.
После долгих поисков мы остановились на Teamwork’e. Причинами было следующее:
1) Мы можем легко установить дату окончания по какой либо группе задач, либо всему проекту в целом
2) Сотрудник в любой момент времени знает, что именно ему нужно делать и по какому проекту
3) Руководитель видит, какие задачи исполнены в срок, а какие провисают
Так же нам очень нравится возможность хранить в проекте Teamwork различную проектную документацию, так как он поддерживает хранение версий документа, комментарии и тому подобное.
Продажи - собираем всю информацию
Продажи - наверное, второй по важности процесс в студии, после производства.
Мы используем отечественную amoCRM, потому что она действительно простая и удобная. Ну а так же, потому что сами приложили руку к разработке мобильных приложений для коллег, поэтому знаем, как всё устроено внутри.
Любой клиент, который к нам приходит, не важно по какому каналу: по телефону, по скайпу или пишет на почту - попадает в CRM-систему и получает собственный профиль, где мы уже ведём всю работу с ним. Почему это удобно для всех? Потому что мы всегда знаем что и когда обещали сделать, когда нужно отправить смету, когда договор и так далее.
Поддержка
Поддержка пользователей - рутинный процесс, который при этом ни чуть не менее важный, чем описанные ранее.
В этом плане у нас всё просто, есть zendesk, который привязан к нашей почте, фейсбуку и твиттеру, а так же к аккаунту в amoCRM.
Тикет попадает сотрудникам службы поддержки, которые уже квалифицируют его, задают наводящие вопросы и отправляют в виде задачи в разработку.
Немножко про офис
Многие думают, что для эффективной работы просто необходим офис, но в нашем случае - мы смогли отказаться от него полностью. Это помогает нам достаточно сильно снизить постоянные расходы, а благодаря эффективной и почти полностью автоматизированной системе управления командой - мы не теряем в производительности.
Так же большим плюсом такой распределенной системы является то, что любой член нашей команды может в любой момент сказать: «Ребята, я тут что-то захотел ножки погреть», - взять свой ноутбук, собрать вещи и уехать работать в Тайланд. Сотрудники любят свободу, но при этом наши клиенты не страдают, потому что мы изначально строили эффективную систему, как для совместной, так и для удаленной работы.
Подводя итог
Хотелось бы сказать, что на данный момент, чтобы конкурировать на рынке разработки на заказ - необходимо думать об оптимизации всех внутренних и внешних процессов компании. Чем меньше денег мы тратим на побочные процессы, тем больше денег мы можем потратить на создание крутых продуктов, зарплату отличных разработчиков и дизайнеров. Ведь мы предоставляем именно высоко профессиональную услугу, ведь именно создание продуктов - наша цель, а не бюрократия, издержки на процессы, которые на самом деле не очень и нужны.
