Приход, уход и рок-н-ролл. Как правильно выбрать систему учета рабочего времени?

Меня, консультанта по повышению эффективности сотрудников, клиент попросил помочь ему выбрать систему учета рабочего времени, как один из действенных методов раскрытия потенциала работников

Прогуглив по разным ключевым фразам, у меня сформировался список из 7 компаний. К слову, подобные решения делятся на 2 основных типа:

1) Программы, фиксирующие действия человека на компьютере. Их главная задача - выдать отчет: какой сотрудник на каком сайте провел сколько времени – то есть трекинг деятельности за компьютером.

2) Решения, фиксирующие приход-уход работников, особенно популярные в сфере торговли, общепита и где деятельность также выходит за рамки выполнения заданий на компьютере. В результате на стол шефа ложится список опоздавших и ушедших с работы раньше времени, что удобно для расчета зарплаты, премий или применения так популярных в новостях штрафных санкций.

Заказчик прекрасно видел, что его сотрудники работают, а не занимаются своими делами. Но ему надоело каждое утро приходить в полупустой офис и бояться, что как только он отъедет в конце дня на деловую встречу, то половина работников тут же разбежится по домам. Знакомо?

Вдобавок, в компании только часть работы выполняется на компьютере, поэтому нам больше подходила система, учитывающая приход-уход сотрудников. С учетом этого мой список сократился до 3 систем.Далее мы определили для себя главные критерии выбора подходящей нам системы учета рабочего времени, и среди них оказались:

1. Легкость установки. Начитавшись о «великих мучениях сисадмина» в статье «Установка системы учета рабочего времени: попробовать на себе», мы мечтали установить ее в несколько кликов, потому что у нас не было штатного сисадмина и предстояло обходиться своими силами.
2. Оперативная служба технической поддержки. Всегда хочется иметь дело с профессионалами, а не чтобы тебе быстро пропихнули свой товар, а потом довольно помахали ручкой: «Удачи, разбирайтесь теперь, как хотите». Поэтому скорость ответов на возникающие у нас вопросы со стороны СТО стала одним из приоритетов.
3. Облачность. Клиент не хотел тратиться на дорогостоящее оборудование, его установку, обслуживание и в случае поломки ремонт. Желание вполне рациональное, если учесть, что технологии динамично развиваются и каждые полгода покупать новую систему как-то не комильфо. Согласны?
4. Вдобавок, его интересовал так называемый в маркетинге «длинный хвост», то есть дополнительные возможности системы учета рабочего времени. «И чем длиннее хвост, тем лучше», - подметил он мне.

Так начался естественный отбор из 3-х систем с общим для них набором следующих функций:

- возможность настроить график работы;

- задать больничные, отгулы, командировки, праздничные дни;

- выгрузка информации об отработанном времени в табели или отчеты, что удобно для отдела кадров и бухгалтерии.

- получение графиков в разрезе всей компании, отдела или сотрудников.

Нам оставалось только сравнить компании между собой и выяснить особенности их предложения:

1. Понравилась продуманность и гибкость системы «Biotime»:

- автоматически определяет время, проведенное сотрудником в тех или иных помещениях: в офисе, в столовой и т.д.;- позволяет видоизменять 14 отчетов под индивидуальные потребности клиентов;- полная совместимость с программным обеспечением «1С: Зарплата и кадры 7.7» и «Зарплата и управление персоналом 8.1 и 8.2»

Но помимо работы на основе биометрического терминала, система еще была привязана к серверу, а у нас в списке приоритетов значилась мобильность, которую обеспечивает именно облачность.

2. «Yaware» впечатлил нас возможностью видеонаблюдения, что особенно удобно при наличии региональных офисов. Понравилось, что благодаря облачным технологиям можно просто создать аккаунт и пользоваться сервисом, не заботясь об обслуживании. Отметили про себя совместимость Yaware Dashboard со многими системами, например: CRM/ERP – системами, бухгалтерией, электронным магазином, управлением задачами. Но нам просто не нужны были эти функции, поэтому мы решили за них не переплачивать.

3. «Biotrack» – 2 преимущества привлекли внимание моего клиента: интуитивно понятный интерфейс и бесплатный 2-х недельный период достаточный для изучения системы. «Длинный хвост» предлагает целый ряд полезных функций, к примеру:

- хранение документов в системе и предоставление доступа к ним, например бухгалтеру Кате;

- учет дополнительных средств, выданных водителю Сергею на покупку букета цветов в честь дня рождения VIP-клиента;

- учет активов. Выдавая Пете корпоративный планшет, можно внести соответствующую запись в систему. Потом не придется проводить соцопрос «у кого планшет?» С помощью этой опции уже делаем инвентаризацию в компании.

Как и в случае с «Yaware» нас устроило, что это именно облачное решение с круглосуточным доступом в любой точке мира.

Но еще больше нас привлекло бесплатное приложение «Timepad» для Android и IOS с 3-мя видами идентификации: NFC-карточки, QR-код и PIN код. То есть, мы сэкономили на покупке дорогостоящего оборудования, его установке и обслуживании. А в бизнесе говорят: «Сэкономленный рубль – это заработанный рубль».

В общем, мы просто скачали приложение на планшет и тут же начали им пользоваться. Да, в процессе появилась парочка вопросов, но служба поддержки быстро разъяснила что где жать и для чего. Поэтому с этой точки зрения мы тоже удовлетворены.

Кому интересно, то к системе «Biotrack» можно подключить биометрический терминал, но на данном этапе одного приложения «TimePad» нам вполне достаточно. А дальше поживем, увидим.

Вот таким увлекательным оказался поиск подходящей системы учета рабочего времени.

А что выбрали бы вы?