5 правил выбора TMS-системы

Организовать логистику в компании можно несколькими способами. Одни по старинке используют электронные таблицы, другие — ERP-системы. Проблема в том, что даже функциональности таких систем часто недостаточно для решения всех задач по грузоперевозкам.

В такой ситуации оптимальным выходом является интеграция ERP-системы с TMS— transportation management system — системой управления перевозками.

Зачем нужны и что могут системы TMS?

TMS-система — крайне важный элемент управления грузоперевозками. Это совокупность инструментов, которые помогают участникам грузоперевозок автоматизировать логистику и существенно снизить расходы времени и средств на их осуществление.

Функциональная TMS позволяет компании:

1. оптимизировать многие логистические процессы.

Некоторые TMS могут самостоятельно выбирать перевозчика с учетом типа груза, предыдущего опыта сотрудничества, а аукционная схема работы, снижает стоимость перевозки;

2. вести учет ФОТа менеджеров и водителей

3. вести учет затратной части в рейсе или ремонта автомобиля

4. следить за местонахождением груза

Кроме классического GPS-отслеживании, уже почти обязательным и, кстати, наименее затратным, стало отслеживание через водительское приложение. Это позволяет передавать все данные по маршруту без лишних звонков;

5. строить оптимальные маршруты, если адресов доставки много

6. синхронизировать и собирать всю информацию в одном месте

Если компании приходится одновременно следить за 10 и более точками, отправляющими по 10 грузов каждую неделю, то ей необходимо формировать по 100 пакетов документации. TMS формирует автоматические отчеты и все необходимые документы. Также система постоянно анализирует внесенную в нее информацию и выявляет ошибки и любые несоответствия.

Что нужно, чтобы правильно выбрать TMS-систему?

Выбор масштабного, ключевого для бизнеса программного решения — задача не из легких. Это как графический редактор для дизайнера или 1С для бухгалтера: лидеров несколько, каждый выделяет для себя их преимущества и недостатки самостоятельно. Но еще сложнее в вопросах интеграции нескольких систем.

Оценить финансовые затраты сразу — сложно. Неясно, каким будет результат на практике. Трудно оценить затраты времени — сроки, которые называет разработчик.

Представители транспортной компании часто далеки от IT-сферы. Они формулируют требования к программным решениям своими словами. Но разработчик наоборот далеко не всегда погружен в транспортный бизнес. Чтобы недопонимания не привели к тому, что ПО не поможет решать задачи, для которых оно разрабатывалось:

1. программист проводит исследование и разобирается, подойдет ли его решение для потребностей грузоперевозчика, а затем рассчитывает стоимость и сроки разработки
2. грузоперевозчик ставит перед IT-отделом (собственным или на аутсорсинге) задачу сформулировать подробно и понятно задачу

Эти способы помогут решить проблему недопонимания между заказчиком и исполнителем, но требуют довольно много времени и средств.

Какие критерии стоит учитывать при выборе TMS-системы?

Сегодня в сфере логистики используется множество систем TMS. Это как мировые гиганты, так и начинающие стартапы. Число новинок стремительно растет. Мы рекомендуем делать выбор не по известности бренда, а в зависимости от функциональных возможностей системы. Система должна полностью или с запасом на перспективу покрывать потребности компании.

5 ключевых критериев, на которые стоит обращать внимание:

1. Облачные сервисы для хранения данных

Актуальные высокотехнологичные TMS-системы используют «облака». Это обеспечивает не только надежное хранение данных, но и позволяет оперативно обмениваться данными и получать доступ к ним. При этом сведения быстро синхронизируются, вся работа по транспортировке становится прозрачной.

Важно! До того, как определиться с выбором ТMS, проверьте, чтобы ее серверы находились исключительно территории РФ — это важное требование действующего законодательства. Иначе у вас могут появиться неприятности при первой проверке контролирующих органов.

2. Гибкость и масштабируемость

TMS-система не может быть «коробочным» решением, полностью готовым к внедрению и запуску. У каждого грузоперевозчика есть своя специфика в бизнесе, поэтому одно и то же решение не подойдет двум компаниям одной сферы. А одна и та же система TMS может работать на них абсолютно по-разному.

При выборе TMS, обязательно уточняйте у программиста, готов ли он настроить или изменить ее под ваши конкретные потребности.

Еще один важный аспект, чтобы разработчик был готов постоянно менять свое ПО после внедрения. Некоторые предлагают только внедрение и минимальные доработки на начальном этапе. Затем они оставляют компанию, а исходники хранят у себя.

Важно, чтобы ваш разработчик был готов поддерживать вас даже тогда, когда ваши задачи изменятся, бизнес масштабируется. В противном случае вы не сможете поменять функциональность системы и придется покупать новую.

3. Стандартный функционал

Важно обращать внимание, какую исходную функциональность системы готовы предложить разработчики. Если изначально он сильно ограничен — не факт, что они смогут его кардинально изменить, чтобы все функции при этом работали полноценно. Например, с такой задачей, как внедрение нового модуля, разработчик может не справиться только потому, что ему не приходилось сталкиваться с такой задачей.

Поясним на примере: одна из ключевых опций современной TMS — маршрутизация. Но далеко не все разработчики предлагают ее «из коробки», а устанавливают вместо этого простое отслеживание передвижения груза. Однако такое решение не позволяет строить эффективные логистические маршруты и не дает возможности перестраивать их из-за каких-то непредвиденных проблем. Также без маршрутизации невозможно рассчитать и оптимизировать расход топлива.

4. Компетентность сотрудников

Очень важно, чтобы программисты TMS-системы понимали не только то, как работает их продукт, но и как функционирует бизнес заказчика. В противном случае, недопонимания могут обойтись клиенту дорого.

Допустим, логистическому отделу необходима статистика, он собирает информацию обо всех брендах, хранит счета, акты и так далее. Если разработчик TMS не понял этой потребности клиента и предложил ему систему без возможности такой детализации — все стороны в проигрыше. Даже если такая функция будет доработана позже — это не только потеря времени для заказчика, но еще и средств.

5. Время доработки и сроки внедрения

Интеграция TMS-системы — уже не такой длительный и сложный процесс как раньше. При этом любой компании на первый взгляд кажется, что чем раньше начнет работать новая функциональная система, тем лучше и прибыльнее. Но тут важнее настроить все процессы для максимального результата.

Если выбранному вами разработчику, чтобы настроить и внедрить систему нужно 1-2 недели или еще меньше времени — скорее всего вы получите решение «из коробки», не настроенное под ваши индивидуальные задачи. Такой разработчик не станет погружаться в особенности работы вашей компании.

Обратная ситуация тоже не очень хороша. Если интеграция займет год, за это время бизнес может существенно потерять показатели, да и разработчик, называющий такие сроки либо слишком загружен и не уделит достаточного внимания вашей компании, либо он в первый раз сталкивается с этим. Оптимально, если программист справится за 4-5 недель.

Так какую TMS все-таки стоит выбрать?

TMS, использующих «облака» в РФ не так много. Одна из востребованных — ЯКурьер TMS4.0. Это комплексное решение для автоматизации всех логистических процессов в компании, которое подходит всем участникам рынка грузоперевозок.

В отличие от «коробочных» систем, ЯКурьер тонко настраивается под задачи и особенности деятельности компании. Все базовые и не базовые опции включены, от отслеживания до облачного обмена данными.

Система основана на работе взаимосвязанного мобильного приложения и личного кабинета. Позволяет привлекать к сотрудничеству внешних перевозчиков и формировать, отслеживать их логистику.

ЯКурьер — это мультифункциональная платформа, возможности которой для сферы грузоперевозок уже сейчас не ограничены, но сервис развивается постоянно.