Цитаты, фото и кейсы в бизнес-книге: что согласовать до верстки
Соберите реестр внешних материалов
Минимальная таблица: что используется, где стоит в книге, откуда получено, кто правообладатель, есть ли разрешение, какие ограничения у разрешения и где хранится подтверждение. Отдельно стоит отмечать материалы, которые пока используются только как временные.
Это касается не только фотографий. В реестр попадают цитаты, скриншоты, иллюстрации, фрагменты писем, клиентские истории, таблицы и чужие схемы.
Кейс клиента и разрешение на публикацию — разные вещи
То, что компания рассказывала о проекте на встрече, не означает согласие на публикацию в книге. Даже если название клиента не указано, сочетание деталей иногда делает историю узнаваемой.
Поэтому лучше заранее решить, что именно согласуется: название, цифры, описание проблемы, результат, прямые цитаты, должности и любые чувствительные обстоятельства.
Цитату нужно проверять не только на точность
Редактор обычно сверяет слова с источником. Но этого мало. Важно понимать, можно ли использовать такой объём, не искажён ли контекст, корректно ли указано авторство и не требуется ли отдельное разрешение.
Если без длинной чужой цитаты глава теряет опору, возможно, проблема уже не юридическая, а авторская: собственный аргумент слишком сильно держится на чужом тексте. 
Фотографии должны иметь происхождение
Файл `photo_final.jpg` ничего не говорит о правах. Лучше хранить рядом автора, дату получения, тип разрешения и исходный файл. Если изображение куплено на стоке, сохранить лицензию и страницу покупки.
Особенно опасны изображения, которые годами ходят внутри компании по презентациям. Внутреннее использование ещё не объясняет, кто разрешил печатать их в книге.
Не ждите финальной верстки
В Expert Book я бы заводил карту прав одновременно с картой источников. Тогда редактор видит не только, чем подтверждается тезис, но и можно ли физически оставить этот материал в финальном издании.
Если спорный фрагмент выявляется на этапе черновика, его можно заменить без боли. Если после цветопробы и готового макета — любой вопрос становится дорогим.
Финальный контроль должен быть отдельным
Перед выпуском полезно пройти только внешние материалы: открывается ли источник, есть ли документ с разрешением, совпадает ли финальная версия фото, не изменился ли текст кейса после согласования, не появилась ли новая цитата на последней редактуре.
Хорошая карта прав почти невидима читателю. Но именно она позволяет книге выйти без ситуации, когда один старый скриншот внезапно задерживает весь тираж.