Учет времени сотрудников: за и против

Для чего нужен учет времени сотрудников

Чтобы отслеживать оценивать производительность сотрудников. Отдельные кейсы подобного менеджмента вроде увольнения 150 сотрудников пермской компании Xsolla после анализа их рабочей активности нейросетью, конечно, вызывают вопросы и озабоченности среди работников, но не делает менее востребованной саму идею отслеживания рабочего времени. В некоторых сферах действительно сложно оценить продуктивность работника, не зная количества потраченных им часов.

Для соблюдения трудового законодательства, например, оплаты сверхурочных работ. А еще когда сотрудник в конце месяца забывает сообщить о взятом больничном, такая система учета позволит бухгалтерии верно заполнить отчетность.

Для планирования различных проектов, учитывая количество времени, которое требуется для их завершения.

Как можно контролировать рабочее время сотрудников

Ручной замер времени. Это наиболее простой способ учета времени сотрудников, при котором они записывают время, которое они провели на работе, вручную. Этот метод обычно используется в малых бизнесах, где количество сотрудников невелико. Иногда это можно сделать в планировщиках. Например, в планировщике «Р7-Офис» есть функция «Учет времени», которая позволяет измерять время, потраченное на выполнение той или иной задачи.

Использование карточек доступа. Сотрудники могут использовать карточки доступа для отметки своего прихода и ухода с работы. Это может быть удобным и эффективным способом учета времени, особенно для крупных компаний, в которых работает много человек.

Использование биометрических сканеров. Этот метод использует технологии сканеров биометрических данных, таких как отпечатки пальцев или сетчатки глаза, чтобы зафиксировать, когда сотрудники приходят на работу и уходят. Этот метод более точен, чем другие, так как он не позволяет сотрудникам «штамповать» чужие карточки доступа или записывать время вручную, однако внедрить такую систему стоит огромных инвестиций. Из конкретных решений этой категории можно вспомнить например российскую интеллектуальную систему мониторинга SOLUT, используемую на крупных стройках.

Использование специальных программ. Существует программы для учета рабочего времени, например, «Инсайдер», который помогает контролировать работу сотрудников путем создания случайных скриншотов экрана и запоминанием используемых клавиш. Похожим способом работает Kickidler, ведущий видеозапись с экрана в режиме реального времени. По результатам работы программа собирает об статистику о занятости подчиненных, формирует наглядные отчеты, графики и диаграммы. Учитываются также изменения продуктивности сотрудников и отделов за выбранный временной период.

Учет времени в разных сферах бизнеса

Учет времени может быть полезен для различных сфер бизнеса, особенно в тех, где существует необходимость в строгом контроле времени и производительности сотрудников. К таким сферам бизнеса можно отнести производство, розничную торговлю и транспорт.

В этих сферах компании могут использовать учет времени, чтобы оценить, насколько эффективно используется рабочее время, и улучшить производительность своих сотрудников. Это также может помочь компаниям соблюдать правила трудового законодательства и избежать штрафов за несоблюдение этих правил.

Однако учет времени может быть вреден для других сфер бизнеса, особенно для тех, где работа сотрудников связана с креативным процессом. Это может быть отрасль маркетинга, рекламы, PR, где сотрудники должны быть гибкими и быстро реагировать на изменения в рынке и потребностях клиентов. Слишком строгий контроль времени может ограничивать творческие способности сотрудников и ухудшать качество работы.

За учет рабочего времени выступает Олег Елманов, основатель и генеральный директор Fusion:

«Базовая задача, которую решает система учета рабочего времени — это фиксация факта прихода на рабочее место и ухода сотрудника в табеле учета, плюс недопущение несанкционированных опозданий и прогулов. Так как мы являемся сервисной компанией, то нам необходимо планировать трудозатраты сотрудников и потом сверять оценку и факт. Такой учет дает возможность понимания своей загрузки на несколько недель вперед. Сверяя плановые трудозатраты и фактические, можно проверить адекватность оценки и производительность исполнителя.».

Против учета рабочего времени Дмитрий Темиров, UX-дизайнер DevExperts:

«Со стороны сотрудника с системами учета времени не все так гладко. Иногда происходит так, что у тебя есть фактически задача, но ее нет в системе, значит ты никак не можешь отмечать ход ее реализации. Не всегда рядовой сотрудник имеет право создавать такие задачи сам, особенно если этот проект не из его зоны ответственности. Это приводит к тому, что приходится тратить лишнее время на согласование и ведение отчетности. Иногда учетные данные не соответствуют фактически затраченному времени и отражают процесс лишь формально, поскольку вести полноценный посекундный учет невозможно. Система учета может просто его не учесть некоторые часы или не перенести данные из-за сбоя интернета, и тогда придется восстанавливать свою рабочую неделю с нуля по часам. Из-за формальных оценок продуктивности и стремления соответствовать им иногда может страдать качество самой работы, хотя его улучшение изначально является целью внедрения систем учета».

Подводя итоги, можно сказать, что учет времени сотрудников имеет свои преимущества и недостатки. Главное, его применять с умом. Cистемы учета времени будут практически бесполезны в креативных отраслях, где требуется гибкость и возможность включиться в процесс в любое время, а вот в производственных компаниях, наоборот, они могут быть полезны.