Как рассчитать бюджет командировки: советы + шаблон в «Р7-Офис»

Пример расчета затрат на командировку

Легче всего объяснить, как верно рассчитывать бюджет поездки на конкретном примере. Пусть трем сотрудникам московской компании ООО «Решения» необходимо отправиться на форум в Санкт-Петербурге, который пройдет с 20 по 22 сентября. Сперва необходимо определиться с типом трансфера и согласовать его по времени с мероприятием.

Самым лучшим по соотношению цена/качество вариантом добраться в Петербург будет купить билеты на «Сапсан». Самолет обходится куда дороже, но компания решила взять билеты заранее. Посмотрев расписание поездов, становится ясно, что выезд в день начала форума — плохая идея: «Сапсан» прибывает ближе к обеду, а само мероприятие стартует в 12:00. Соответственно, три билета нужно взять на день раньше, 19 сентября.

Обратный рейс 22 сентября выезжает рано утром — он не подойдет по времени, поскольку форум продлится до 16:00. Таким образом, дата возвращения из Санкт-Петербурга в Москву переносится на 23 сентября: подходящий «Сапсан» как раз выезжает рано утром.

Далее следует забронировать подходящую гостиницу. До самого обеда на мероприятии не будет возможности перекусить, поэтому среди требований к гостинице — обязательный завтрак. Второе условие — близость к месту проведения форума. В сервисах по бронированию обычно можно просматривать варианты прямо на интерактивной карте.

В данном случае отлично подошел отель «Октябрьская». Сотрудникам нужно будет провести здесь 4 ночи. Заселят каждого из них в отдельный одноместный номер.

После того, как вопросы с билетами и проживанием решены, остается посчитать суточные и среднюю дневную зарплату. Это делается согласно внутренним распорядкам ООО «Решения».

После того, как сотрудники вернулись из командировки, они предоставили несколько чеков — среди них поездки по городу на такси и затраты на распечатку материалов для форума. PR-менеджер также предоставил чек из ресторана, где он провел деловую встречу с потенциальным клиентом, с которым познакомился на форуме. Такие расходы компания оплатит дополнительно, поскольку они напрямую связаны с выполнением профессиональных задач. Непредвиденных расходов в поездке не возникло. Итого коммандировка трех сотрудников ООО «Решения» обошлась компании в чуть более 110 тысяч рублей. Подробный шаблон примера расчета бюджета командировки, выполненном в «Р7-Офис», можно посмотреть здесь.

Советы по планированию командировки:

1. Суточные, как и зарплаты, облагаются НДФЛ. Для того чтобы избежать дополнительных расходов, нужно уложиться в установленные законом лимиты. В 2022 году они составляют 700 рублей в день для России и 2500 для заграничных поездок. В случае превышения этих лимитов, компании придется заплатить 13% налогов и взносов в страховые фонды.
2. Если поездка планируется долгой (более 3 дней), лучше всего включить компенсацию затрат в авансовый платеж перед выездом — таким образом сотрудникам не придется вносить коррективы в свой месячный бюджет перед командировкой.
3. Когда точно просчитать все расходы невозможно, полезно прописывать границы затрат в командировке. Так можно избежать непредвиденных трат при планировании бюджета, поскольку после поездки организация будет обязана компенсировать работнику затраченные в поездке деньги.