Работа с личным помощником
Ассистент обзванивает клиентов и проверяет электронную почту, ведет деловую переписку, обрабатывает входящие сообщения, передает исходящие, готовит необходимые документы перед встречами.
Функции помощника руководителя всегда разные, их определяет специфика деятельности компании. Сегодня я хочу поговорить о том, что должен делать личный помощник?
Личный помощник должен делать всё! Но в данной статье я остановлюсь на основных по моему мнению моментах:
1. Вести коммуникации;
Помощник обязан принимать и обрабатывать все звонки,письма, документы и прочее. Казалось бы эти задачи не отнимают много сил, но если посчитать сколько времени отвлекает внезапный звонок, то всё встает на свои места. А если такие звонки постоянно? Обязанность руководителя как можно скорее делегировать эту задачу своему ассистенту, чтобы высвободить себе ценные часы и больше не отвлекаться от важного.
Ассистент должен построить систему обмена данными таким образом, чтобы все вопросы решались своевременно, чтобы лишний раз не отвлекать руководителя.
2. Идеально отчитываться;
Любая проделанная работа ассистента должна быть оформлена в письменном или электронном виде в заранее подготовленных формах отчетов и подана на согласование. Следует выстроить систему отчетности по мере выполнения задания, дабы руководитель не держал в голове все свои задания. Здесь работает правило: если помощник не отчитался, значит ещё не выполнил поставленную задачу.
3. Контролировать происходящее и перестраховывать;
Важная функция помощника — дополнительно перестраховывать руководителя, для этого важно быть экспертом во всех областях.
Ассистент должен быть максимально комфортным для руководителя. Давать ощущение полного контроля над ситуацией. Эмпатировать и подстраховывать. Помнить о том, что руководитель может забыть, и обеспечить такой режим работы, при котором ни люди, ни дела не отвлекают его от достижения стратегических целей.
Профессией личного помощника интересуются в первую очередь люди, которые только выстраивают свою карьеру. Для них работать под командованием опытного топ-менеджера — отличный старт и возможность понять, как работает бизнес изнутри.
Помощником должен быть человек, у которого безупречные морально-этические качества, так как у него будет доступ ко всей личной и корпоративной информации руководителя. Вы должны быть уверены, что он не обманет вас, не сольёт данные конкурентам, не присвоит себе ваши деньги.
Хотите подобрать для себя личного помощника?
С удовольствием поможем вам разгрузиться! С удовольствием отвечу на ваши вопросы https://t.me/pomojemwam