Маршрут построен: командировки и их бухгалтерское оформление

За последние три года индустрия деловых поездок здорово просела. На это повлияла пандемия и связанные с нею ограничения, а еще уход в формат онлайн-встреч в целом. Это объяснимо: современные технологии позволяют работать дистанционно практически из любой точки мира, поэтому летать в другие города и даже страны ради бизнес-встречи вовсе не обязательно. Несмотря на это, личные профессиональные переговоры, а зачастую и личное присутствие специалиста — критически важны для бизнеса. Наверное, поэтому ситуация стала исправляться.

В этой статье мы расскажем, как сейчас обстоят дела с командировками, какие первичные документы необходимо подготовить для бухгалтерии, если вас командировали, и какие сервисы помогут бухгалтеру составить авансовый отчет о командировочных расходах за пару кликов.

Новые вызовы и ответ на них

Язык цифр весьма красноречив, посмотрим на статистику. В 2021 году число командировок по России снизилось на 28% по сравнению с 2019 годом. Затем индустрия бизнес-путешествий начала постепенно восстанавливаться.

По данным Союза агентств делового туризма, 2023 год показал резкий рост объема бизнес-поездок: число командировок в российских компаниях превысило показатели прошлого года на 16%.

Причиной такого роста является увеличение деловой активности и появление новых задач у бизнеса.

У нас в Entera большинство сотрудников работают удаленно, тем не менее в этом году топ-менеджмент компании в полном составе собрался на стратегической сессии в Санкт-Петербурге. Живое общение и личное присутствие имеет свои неоспоримые преимущества: это и возможность видеть реакцию собеседника, и эмоциональная связь, и развитие социальных навыков и контактов, а еще быстрое принятие решений на месте.

Приятное с полезным

Всё более популярным становится формат командировок с захватом выходных, который совмещает деловую поездку с отдыхом. Особенно это актуально, если поездка приходятся на начало или конец рабочей недели. Этот новый формат путешествий получил название «bleisure».

Его отличительной чертой является возможность работника продлить бронирование жилья, осуществленное работодателем, на выходные дни. В это время сотрудник может позволить себе посмотреть город, в котором находится в рамках командировки.

Москва, Санкт-Петербург и Екатеринбург — предсказуемо главные приоритеты бизнес-путешественников, как по популярности, так и по объёму бронирований, которые составили более 20%. Параллельно с ними, востребованностью пользуются такие российские города, как Казань, Хабаровск, Новосибирск, Ростов-на-Дону, Нижний Новгород, Южно-Сахалинск и Владивосток.

Если говорить о командировках за границу в 2022 году, то их количество сократилось на 8%. Важнейшими направлениями, включающими страны СНГ, стали Белоруссия, Казахстан и Узбекистан.

Бухгалтерский учет командировочных расходов

Дело сделано, впечатления получены — пришло время возвращаться на работу. В течение трех рабочих дней после окончания командировки сотрудник должен предоставить в бухгалтерию отчет о затратах.

Это могут быть:

1. билеты, маршрутная квитанция, посадочный талон;
2. чеки,
3. квитанции и т.п.

Компания может выдать денежные средства до начала командировки. В случае если сотрудник потратил большую сумму, компания выплатит компенсацию, а в случае меньшей суммы, сотрудник обязан вернуть разницу.

Также есть возможность оплатить всю командировку за счет личных средств и затем получить возмещение расходов по чекам.

Дальше эстафету принимает бухгалтер. Как правило, на заполнение авансового отчета, который отражает информацию о количестве полученных денег и израсходованных, тратится много времени. Это кропотливая работа, в отчет вручную заносится вся информация из чеков: дата, сумма, количество, НДС, поэтому ошибок быть не должно.

И на этом этапе можно было бы поставить точку, так как во многих компаниях, в которых не налажена автоматизация рутинных процессов, именно бухгалтеру суждено разбираться с вашими чеками.

Добавим ускорения

Существенно сэкономить время и усилия при создании авансовых отчетов можно только одним способом — автоматизировать ручной ввод информации с чеков, такой как номенклатура, сумма, дата, количество и пр.

Универсальный мультисервис Entera позволит легко и быстро оформить авансовый отчет всего за несколько кликов. Чтобы создать авансовый отчет из чеков, бухгалтеру понадобится всего лишь телефон с камерой, доступ к интернету, чеки и Энтера. Еще один вариант, более простой и быстрый: попросить сотрудника сразу прислать фото всех документов, чтобы не ждать его личного появления в бухгалтерии. Так снижается риск того, что он потеряет документы или испортит.

Процесс создания авансового отчета состоит из трех простых шагов:

1) Зайти на сайт entera.pro. Затем отсканировать чеки с помощью любого приложения в вашем телефоне;

2) Дождаться обработки информации. Это займет всего от 5 до 15 минут;

3) После завершения обработки информации, зайдите в программу 1С и создайте авансовый отчет всего за пару кликов.

И приятный бонус: вам больше не нужно хранить помятые и испорченные чеки — все хранится в электронном архиве Энтеры. Печатная форма каждого чека прилагается к вашему авансовому отчету, а электронный оригинальный чек можно найти за несколько секунд. Причем этот электронный чек — официальная копия из ФНС, которая подтянулась по qr коду. Это гарантирует отсутствие ошибок.

Как видно, процесс оформления авансового отчета с Энтерой достаточно прост, а без — головная боль. Мультисервис делает его еще более удобным и понятным.