Системный подход к предпринимательству: от теории к практике

Предпринимательство — «нескучная» система

Многие воспринимают слова система" и «системность» как нечто «скучное» и «дисциплинированное». Однако это вовсе не так. Рассмотрим на примере голосовых сообщений. Вспомните любое рабочее голосовое на 3 минуты с описанием правок в проекте, записанное коллегой. Сколько раз вы его прослушивали, чтобы выписать детали? Вы тратите дополнительное время. Чтобы исключить неудобства вы можете попросить коллегу написать его текстом, хотя человек уже потратил свои пару минут жизни на голосовое, а теперь вынужден сделать это еще раз в другом формате — мало кому нравится повторять дважды. Все это — не системный подход, когда проблемы решаются по мере поступления. Что в этом случае станет системным решением? Предотвратить это неудобство. Изменить настройки конфиденциальности мессенджера и исключить возможность отправлять голосовые сообщения вам от рабочих групп.

Это один из простых примеров, в котором проявляется системный подход в предпринимательстве — решения, к которым не приходится возвращаться дважды. Это декомпозиция проблемы на элементы и создание условий между новыми вводными, при которых проблема будет решаться каждый раз без вашего участия или же вовсе не возникать.

Предпринимательство — это и есть системный подход: создать то, чего не было, и сделать так, чтобы оно работало без вас. И если с первым проблем немного, то про второе часто забывают. Из-за этого многие предприниматели становятся заложниками операционных процессов бизнеса. Однако, на мой взгляд, бизнес начинается там, где в нем заканчивается операционное участие его владельца. Для этого и нужен системный подход.

7 этапов к созданию системного решения

Опыт основателя бизнеса помог выявить 7 основных этапов, которые нужно пройти для разработки любого системного решения.

1. Декомпозиция проблемы на элементы. Найдите корень проблемы и цель достижения результата.
2. Генерация решения. Определите самый эффективный способ прийти к решению.
3. Делегирование. Выясните, как сделать так, чтобы это решение работало без вас.
4. Оцифровка. Подготовьте сообщение, после которого человек приступит к работе и не вернется к вам с вопросами.
5. Усиление. Найдите инструменты помощи для ускорения процесса.
6. Измерение результата. Определите инструменты автоматической и ежедневной оценки прогресса и качества решения.
7. Система индикации проблем, доработок и масштабирования. Выберите, где можно фиксировать возникающие проблемы автоматически и в какой момент полученную систему нужно дорабатывать, при каких условиях и до какого уровня стоит масштабировать полученную систему.

Следование этим пунктам помогает создать системное решение в одном сообщение. Именно это произошло в осенью 2023 года, когда открылся коворкинг REC’s Pace. Задача команде была поставлена одним сообщением и спустя полтора месяца пространство было запущено.

Оно находится в центре Москвы, в нем работает 30 резидентов и партнеров, в студию подкаста приходят звездные гости, а по пятницам там проходит Бизнес-Тиндер на 50-100 человек с террасой и видом на Садовое кольцо. Сегодня мы в REC’s Group адепты системного подхода не только в работе с информацией, но и во всем остальном: от переговоров, до выдачи KPI и ключевых фокусов в команде.

Внедрение «системы» в бизнес

Быстро перейти к системному подходу в предпринимательстве не получится, но есть ряд действий, который поможет ускорить этот процесс.

1. Оцифруйте все, что делаете в общее пространство (общий диск, папка, CRM-система и пр.)

Это позволит другому человеку в любой момент продолжить вашу работу, если это потребуется. Вся информация для него будет храниться в едином месте.

1. Работайте не на время, а на качество, и учите этому свою команду

Для высокой эффективности бизнеса необходимо не «отсиживать время», а давать результаты, поэтому делайте ставку на это. 100% продуктивности не бывает, работники будут отвлекаться, это неизбежно и необходимо, чтобы предотвратить выгорание. Создайте для них такой рабочий процесс, чтобы он позволял достигать поставленных целей с учетом work-life-balance. Отслеживать эффективность команды помогает трекеринг — приложения или ПО для фиксации проделанной работы. Он должен быть доступен каждому члену команды. У нас для этого используется TRAKERS Bot, который ежедневно публикует в чат команды всю проделанную работу отдельного сотрудника — это позволяет видеть работу друг друга и обеспечивать полную прозрачность рабочих процессов.

1. Внедрите эффективную систему онбординга

Каждый член рабочей группы должен понимать ценности компании, ее цель и осознавать свою роль в ее достижении. У нас в REC’s Group есть мастер-класс по менеджменту, который сейчас используется в командах. Когда к нам попадает новый человек, мы даем ему это видео с историей компании, ценностями. На подготовку этого системного решения ушло порядка 5 часов и 30 000 рублей на съемку и монтаж. В результате оно дало 100+ часов обучения по количеству просмотров.

Благодаря цифровым технологиям также возникают новые возможности. Делюсь списком инструментов, которые упростят внедрение системного подхода в предпринимательство:

1. Google Диск. Это база для хранения рабочих таблиц и файлов. Мы используем его как архив
2. Notion. Наше внутреннее масштабное исследование с экспертами по интеграции СРМ показало, что Notion — это лучшее пространство для ведения задач и записей на рынке. Мы используем его для управления информацией в командах и выставления задач.
3. Loom. В REC’s Group этот инструмент используется для записи регламентов и снижения количество рабочих созвонов. Он формирует ссылку сразу же после завершения записи.
4. TRAKER Bot. Это система учета рабочих часов в команде, которую мы разработали, чтобы снять издержки и нагрузку на бухгалтерию. Она позволяет нам видеть каждую задачу, выполненную сотрудником, и знать, сколько он должен заработать с точностью до минуты. С его помощью мы оцениваем и эмоциональное состояние членов команд, чтобы не давать людям выгорать.

Системный подход и его инструменты позволяют решить целый ряд операционных проблем для основателя бизнеса. Причем он имеет накопительный эффект: чем больше вы будете оцифровать со старта, тем меньше придется создавать заново и повторять на дистанции.