Как я перестала бояться работать с таблицами: мои 10 лайфхаков
За несколько месяцев я научилась быстро создавать, редактировать и работать с огромным количеством данных в таблицах, а, главное, перестала их бояться. Сначала с таблицами работала в Excel, сейчас — в редакторе таблиц Р7-Офис.
Гуглите
Вроде бы самый очевидный лайфхак, но тем не менее, важный, потому что раньше я не думала, что по редакторам таблиц в сети можно найти просто лавину разной информации. Так что если не можете найти в редакторе таблиц где находится та или иная функция, то ответ почти всегда можно найти в интернете. Сеть уже давно знает все о возможностях различных редакторов таблиц, тонкостях формул и какие функции помогут в том или ином случае. Спрашивайте ответы у поисковиков.
Изучайте интерфейс самостоятельно
Исследуя разные вкладки и кнопки в программе, вы ничего не сломаете. Зато сможете узнать о возможностях программы. Не знаете где найти в редакторе таблиц найти ту или иную формулу? Зайдите во вкладку «Формула» и посмотрите, какие формулы там есть в принципе. После выбора формулы в открывшемся окне будет краткое описание, как она работает. Чтобы детально разобраться, можно нажать на ссылку «Справка по этой функции». Если все равно непонятно —смотрите пункт № 1.
Если вам приходится часто создавать однотипные таблицы: планы, отчеты, ведомости, то я рекомендую пользоваться шаблонами документов. Это незаменимая вещь, которая очень экономит время. Создать шаблон просто. Надо лишь готовую таблицу очистить и сделать шаблоном. Теперь у вас всегда будет шаблон с необходимыми функциями, формулами или диаграммами, в котором надо будет только менять исходные данные в ячейках. Когда таблица длинная, по количеству строк или столбцов, трудно запомнить в каком столбце что. Чтобы не ошибаться с внесением данных, закрепляйте верхнюю строку с заголовками столбцов, если у вас в таблице много строк. Если таблица горизонтальная, с большим количеством столбцов — закрепляйте первый столбец, в котором содержатся заголовки строк. Например, вот как это можно сделать в редакторе таблиц Р7-Офис. Например, мне часто помогает автозаполнение ячеек таблицы данными. Функция автозаполнения позволяет заполнять ячейки данными на основе данных в других ячейках. Например, если необходимо задать последовательность 1, 2, 3, 4, 5..., ввожу в первые две ячейки значения 1 и 2. Выделяю ячейку, которую необходимо использовать в качестве основы для заполнения других ячеек. Ставлю курсор на правый нижний угол ячейки. Зажимаю на клавиатуре кнопку CTRL и левую кнопку мыши. Тяну маркер заполнения вниз. Удобный сервис для случаев, когда в огромной таблице нужно менять данные и следить за ячейкой «Итого». Чтобы не перелистывать таблицу до конца всякий раз, используйте окно контрольного значения. В окошке поверх основного листа документа будет отображаться часть таблицы, которая не вмещается в экран монитора. Это может быть не только одна ячейка, а целая область документа. Запустить вспомогательное окно можно во вкладке «Формула» основной панели инструментов. Горячие клавиши нужны, чтобы сэкономить время при выполнении рутинных задач. Погуглите, какие горячие клавиши вы можете использовать в своем редакторе таблиц, потому что в разных редакторах таблиц комбинации горячих клавиш различаются. Чтобы в таблице отмечать важные данные используйте условное форматирование ячеек. Например, чтобы отметить положительные данные, можно менять цвет их ячеек в один цвет, а отрицательные — в другой. Выделение ячеек цветом помогает при анализе данных в таблице, сразу видны доходы и расходы, например. Можно использовать как готовые наборы форматирования, так и назначать свои. Когда не могу найти информацию в других источниках, обращаюсь в техподдержку. Рекомендую. У отечественных разработчиков, в отличие от зарубежных, в службе поддержки отвечают гораздо оперативнее. Тут можете поверить на слово, сравнивала и ту и другую. Много полезных лайфхаков по редакторе с таблицами можно узнать из соцсетей. Ищите группы пользователей табличных редакторов в Телеграме, ВК и в Ютубе. Подписывайтесь, там много лайфхаков и полезных сведений, открывающих новые для вас возможности редактирования таблиц. Такие каналы помогут прокачать ваш уровень владения редактором таблиц от нулевого до виртуозного.
Используйте шаблоны
Закрепляйте заголовки столбцов или первый столбец
Ищите способы автоматизировать задачи
Подглядывайте в окно контрольного значения
Используйте горячие клавиши
Используйте условное форматирование ячеек
Не бойтесь обращаться в техподдержку за помощью
Подпишитесь на каналы с лайфхаками по работе с таблицами