200 клиентов на менеджера вместо 10. Как платформа КБ изменила экобизнес
Спойлер: За время работы на CRM-конструкторе «КБ» компания «ЭкоДок 2000» не просто увеличила число пользователей, а кратно повысила эффективность каждого сотрудника. Сегодня 25 человек в CRM обрабатывают объёмы, которые раньше потребовали бы в разы большего штата.
О клиенте
С 2017 года ООО «ЭкоДок 2000» занимается сопровождением организаций в области экологии, охраны окружающей среды и охраны труда, выполняет лабораторные исследования, разрабатывает природоохранную документацию. Есть собственная аккредитованная испытательная лаборатория, широкий парк измерительного оборудования, аттестованные методики для проведения измерений и расчетов в разных областях охраны труда и охраны окружающей среды. Работают только на лицензированном специализированном ПО.
Штат: 25 сотрудников. Общее число пользователей системы: 25. Экологические расчёты — это жёсткое регулирование и колоссальный массив постоянно меняющейся нормативной документации. Поэтому вопрос автоматизации начали решать с первых дней деятельности. Почему low-code, а не готовая коробка — CRM искали очень активно, — говорит исполнительный директор компании Георгий Фёдоров. — На тестирование разных демо-версий ушло порядка трёх месяцев! В какой-то момент остановились на AmoCRM, в итоге отказались — недостаточно адаптивна. Пытались переписать под себя другую систему, нанимали программиста. Но он назвал астрономический ценник, пришлось отказаться. В экологическом бизнесе много нюансов, они не укладываются в логику типовых CRM. Сложные расчеты, нестандартные сметы, несколько юрлиц и счетов — все это требует гибкости, которой у коробочных решений просто нет. В «ЭкоДоке» это поняли сразу. Учёт первых сделок вели в Excel — просто чтобы зафиксировать входящий поток и не потерять заявки на старте. Но было очевидно: если продолжать в том же духе, таблицы разрастутся до нечитаемых простыней. — Попробуй проконтролировать глазами полторы тысячи строк — это нереально, — говорит Георгий. Искать систему «потом, когда припрёт» означало гарантированно столкнуться с неразберихой в самый неподходящий момент. В «ЭкоДоке» решили не лечить последствия, а сразу строить фундамент под масштабирование. Готовые CRM-коробки не подходили: в них либо вообще не было нужных интеграций, либо доработки стоили как второй такой же софт. А вот low-code платформа КБ — подошла: «КБ» дала достаточно свободы, чтобы не переплачивать за ненужный функционал. Дальше оставалось только скорректировать всё под реалии экологического бизнеса. От воронки до банковской интеграции Первым делом в конструкторе "КБ’ настроили стандартные для любой CRM вещи, но с поправкой на нишевую специфику: "Ещё один важный момент — самостоятельная адаптация системы под изменения законодательства. Когда вводятся новые требования (например, по формату УПД), Георгий и его команда вносят необходимые настройки в CRM, не привлекая внешних разработчиков и не теряя времени. Бизнес остаётся мобильным даже при резких регуляторных поворотах. Этот этап закрыл базовые потребности. Но настоящая проверка на гибкость была впереди. У заказчика есть особенность, с которой типовые CRM не справляются: несколько юрлиц и расчетных счетов в одном банке («Точка»), причем все — в едином аккаунте. Стандартный модуль банковских выписок в «КБ» на тот момент позволял комфортно работать только с одной организацией. Этого было мало. — Довольно редкий случай, когда клиент ведет сразу несколько организаций в одном банке и в одном аккаунте, — разъясняет конфигуратор «КБ» Тимур Тазетдинов. — Когда заказчик обратился с запросом на работу по двум организациям, я начал с анализа возможностей API банка «Точка». Фокус в том, что при поступлениях банк не указывает получателя в выписках, а при исходящих платежах — плательщика. Логично: если ты в кабинете «ЭкоДока», то понятно, кому пришли деньги. Но когда выписки собираются в стороннюю систему, определить, какая именно компания-владелец совершила операцию, было невозможно. Задача со звёздочкой — выяснить, к какой из организаций относится конкретный платеж. И разбирать её приходилось вручную, рискуя ошибиться. Команда «КБ» переработала модуль, добавив возможность идентификации компании-владельца по идентификатору аккаунта из банка. Теперь система сама «понимает», от кого пришел платеж и на какой счет. Собственно доработка заняла около месяца в рамках депозитного формата работы (клиент не торопил, и это было комфортно обеим сторонам). Дальше шла настройка уже внутри КБ. Георгий уточняет: «Модуль банка создали программисты „КБ“, потом докручивал его под себя. Я был первопроходцем: изначально модуль работал только на один расчётный счёт, а мы сделали поддержку нескольких организаций». Важный момент: решение не стало «личным костылем» для одного клиента. — После переработки любой заказчик может использовать эти данные для идентификации организаций, — подчёркивает Тимур. — Там несложные вычисления на конструкторе без кода, документация в открытом доступе — справится практически любой пользователь. То есть следующий клиент с похожим запросом получит этот функционал практически «из коробки». Это и есть отличие low-code платформы от жёстких коробочных CRM: доработки не остаются в столе у разрабов, а расширяют возможности системы для всех. Что исчезло вместе с ручным разбором выписок Самый высокий риск раньше сидел в моменте, когда менеджер или бухгалтер вручную сопоставлял банковскую выписку с конкретным заказом и организацией. Опечатка в номере счета, путаница между юрлицами, потеря назначения платежа — всё это приводило к переделкам документов и лишней переписке с банком. Теперь модуль передает данные из выписки напрямую в «КБ». Клиент сам настраивает, какие поля забирать, а дальше система позволяет выгружать информацию в любом удобном формате: Word, PDF, Excel, XML для ЭДО. Как говорит Тимур: — Наш инструментарий автоматизации позволяет максимально интегрировать Клиентскую базу в свой бизнес, а не наоборот. В этом главное отличие от аналогов. Система просто делает свое дело: подтягивает выписки, распознаёт юрлица, подставляет реквизиты в шаблоны. Менеджеры занимаются продажами, а не перебиванием цифр; руководство же смотрит в отчеты, а не в потолок в ожидании, пока кто-то вручную сведет табличку. Многократное ускорение и спокойствие в операционке Возможен ли рост без перестройки всего и вся? Ещё восемь лет назад, когда в компании запускали КБ, никто не ставил KPI вроде «увеличить количество клиентов на менеджера в 20 раз». Это случилось само, когда люди перестали заниматься не своей работой. Раньше один сотрудник мог вести от силы десяток клиентов. Не потому что ленивый, а потому что на каждого клиента приходилось по часу ручного труда: создать счет, проверить реквизиты, сверить оплату, найти потерявшееся письмо, перепечатать акт. Но когда всё это делает система, он спокойно ведет 200 клиентов — и у него еще остается время «на подумать», а не просто перекладывать бумажки. Рост в 20 раз по пропускной способности — неплохо для софта, который даже не требует отдельного сервера. Вот лишь один из многочисленных кейсов «ЭкоДока», и он очень показательный. Крупному заводу срочно потребовалось проведение лабораторных исследований атмосферного воздуха. До КБ инженер минимум три дня: В КБ нужные шаблоны и методики уже были под рукой — всё сделали за сутки. Клиент оплатил счёт, система сама распознала платёж и подсветила статус заказа зелёным. Менеджер даже не открывал банковскую выписку. Что изменилось в ощущениях Вот что говорит Георгий (и это покруче любых ROI): — Мы выросли, а порядка стало больше. Раньше я заходил в офис и слышал, как народ возмущается из-за зависших таблиц или потерянных файлов. Сейчас тихо и спокойно. Неудивительно: Несмотря на масштабирование, операционка осталась под контролем. Менеджеры не выгорают от рутины, бухгалтерия не перегружена сверками, а директор может позволить себе думать о развитии, а не о том, почему опять потерялся счет. Платформа «КБ» стала здесь накопителем экспертизы, она не только про воронки и счета. Идеальное место, чтобы хранить всё, что знает компания о своём деле. Не в головах сотрудников, не в разрозненных папках, а в единой системе, где информация не теряется, даже если кто-то уходит в отпуск или навсегда. «Новый сотрудник открывает базу и через пару дней уже в контексте, а не задаёт одни и те же вопросы», — комментирует клиент. Бонус для технарей: самописный PHP-отчёт для лаборатории «Мы сами написали на PHP классный функциональный отчёт для нашей лаборатории с цветовой индикацией статусов и сроков, — говорит Георгий. — Сотрудники его открывают и сразу видят, где поджимают сроки — цветами выделяется». Этот отчёт автоматически рассылается нужным адресатам и стал незаменимым инструментом контроля. Роль персонального менеджера и тарифа PRO По мере роста компании функционала базового тарифа стало не хватать. «ЭкоДок 2000» перешёл на линейку PRO, которая открыла доступ к работе с кодом, сложным фильтрам и мультитабличным отчётам. Вместе с тарифом клиент приобрёл бессрочный пакет обновлений и техподдержки, включающий персональное сопровождение. Юлия Старкова, менеджер «Клиентской базы»: — Клиент очень многое делает сам, я лишь подсказываю в ходе настройки или уточнения логики. Вместе дорабатывали отчёт для формирования акта сверки, переделывали модуль с банком — расширяли поля с допданными в таблице. Что дальше: намёк на ИИ Пока база знаний «живёт» в КБ в виде структурированных глав и инструкций, Георгий планирует передать всю эту экспертизу ИИ-ассистенту. Чтобы он не просто искал по ключевым словам, а отвечал на вопросы сотрудников человеческим языком, подсказывал методику под конкретный случай, предлагал готовый расчёт. В КБ такие эксперименты вполне возможны — платформа открыта для интеграций. Так что скоро в этом кейсе может появиться апдейт: «Теперь в компании есть свой GPT-консультант». Заключение Компания сразу выбрала гибкий фундамент и теперь масштабируется без боли. 200 клиентов на менеджера, бесшовная интеграция с банком, автоматизация документов и собственная база знаний — всё это на одной low-code платформе. Кейс получился не про героическое спасение, а про спокойный рост — без интриг, фанфар и драм. И это, пожалуй, лучшая характеристика успешной работы CRM. Хотите так же? Вам сюда.
Банковский модуль для нескольких юрлиц
