Лучшие таск-трекеры для растущей команды: личный опыт и итоги 2-х месячного тест-драйва

Сейчас в моей команде есть проектные менеджеры, разработчики, дизайнеры, маркетологи и копирайтеры. Каждый месяц мы одновременно ведем от 15 до 20 проектов разной сложности — от лендингов и интернет-магазинов до комплексных цифровых стратегий для федеральных сетей. И именно этот рост стал одновременно нашим достижением и нашей главной болью последнего года.

Этот топ таск-трекеров я составляю не для того, чтобы похвалить какой-то конкретный инструмент, а чтобы поделиться своей болью и вместе с тем сэкономить вам несколько недель жизни. Мы только что прошли путь выбора нового решения для команды после того, как наши старые процессы посыпались. На это ушло несколько месяцев активного тестирования, 47 часов демо-звонков с вендорами и 4 попытки внедрения, прежде чем мы нашли решение, которое действительно работает. Надеюсь, наш опыт поможет вам избежать наших ошибок и сделать правильный выбор. Но обо всем по порядку!

Как мы дошли до жизни такой: Notion, Telegram, Google Docs и крах системы

Раньше всё было просто и даже работало. Рабочие процессы во всей команде были построены на связке:

• Notion — для фиксации ключевых стадий проектов;
• Telegram — для коммуникации и с клиентами, и с подрядчиками, и внутри команд;
• Google Docs — для хранения и совместной работы над документами.

Эта система формировалась органически — мы начинали с маленькой команды, где все были на одной волне и могли держать все задачи в голове.

Уверен, система знакомая многим небольшим агентствам, и какое-то время она вполне неплохо работала — пока штат был маленьким, и проектов в работе было тоже не так много. Но с ростом команды и количества клиентов мы все чаще стали замечать «трещины»: задачи начали теряться, непонятно было, кто за что отвечает, а обсуждения по одному проекту могли вестись в пяти разных чатах.

Финалом истории с таск-менеджерами для нас стал уход Notion с российского рынка. Мы какое-то время метались, пробовали разные таск-менеджеры, а потом и вовсе стали работать без единого трекера задач, каждая команда начала вести работу по-своему, используя наиболее близкие для них инструменты. Наступила полнейшая неразбериха. Коммуникация окончательно переехала в 20+ Telegram-чатов, где сообщения о разных проектах перемешались в одном потоке.

Как итог, всё посыпалось окончательно: сроки горели, задачи терялись, клиенты были недовольны. Мы несколько раз серьезно подводили заказчиков из-за сбоев в коммуникациях и в итоге кого-то даже умудрились потерять. Самым болезненным был случай, когда из-за потерянной задачи мы пропустили запуск рекламной кампании для крупного клиента в черную пятницу — этот провал стоил нам не только денег, но и репутации.

Полгода такого хаоса показали: нам срочно нужен единый, централизованный инструмент, который поможет с автоматизацией процессов и будет масштабироваться вместе с нами. И он обязательно должен быть на российских серверах, иначе ситуация могла повториться.

Так начался наш долгий выбор лучшего варианта и череда тестирований популярных таск-трекеров.

Немного о требованиях: каким должен быть лучший таск-трекер для нашей команды

Мы несколько раз пробовали разные отечественные таск-трекеры, но по итогу они не приживались в команде. В итоге мы пришли к тому, что без этого этапа можно бесконечно перебирать инструменты, так и не поняв, что нам в итоге нужно. Поэтому следующим шагом стало решение сформулировать ключевые требования к списку таск-трекеров, которые решили изучить.

Вот на что мы решили ориентироваться:

• Масштабируемость — решение должно расти вместе с нами. Нам не хотелось бы через год-два снова мигрировать и ломать устоявшиеся процессы.
• Единое пространство для управления задачами и проектами, а также коммуникаций — наша главная боль. Обсуждение задачи должно вестись прямо в ней, а не в чате, который потом невозможно найти.
• Гибкость методологий. Наши команды работают по-разному. Разработка живет по Scrum, маркетинг — по Kanban, а продажники мыслят воронками. Инструмент должен позволять распределённым командам работать в удобном формате, но в рамках одной системы.
• Соотношение цены и качества. Мы смотрели не на ежемесячный платеж за сам трекер, а на общий TCO. Платить за 5 разных сервисов (трекер, CRM, документы, чаты) в итоге выходит дороже, чем за один комплексный, даже если его тариф кажется выше.
• Надежность сервиса. Российские серверы — гарантия того, что инструмент никуда не денется и останется работать на рынке.

С этим чек-листом мы и отправились дальше на рынок. Мы не просто смотрели демо, мы запускали пилотные проекты в каждом инструменте. И вот к каким выводам мы пришли.

Личный опыт и тест-драйв разных сервисов

Здесь я хочу подробнее остановиться на каждом из рассмотренных российских таск-трекерах. Наш анализ был не поверхностным: мы запрашивали демо-доступ, проводили пилотные внедрения в тестовых группах и считали итоговую стоимость владения.

Мы протестировали около шести популярных решений. Расскажу про впечатления от каждого из них. Ниже — список таск-трекеров, которые мы рассмотрели, с краткими характеристиками.

YouGile и WEEEK — легкие и быстрые, но хватит ли нам мощности?

Начинали мы с легких и современных решений — YouGile и WEEEK.

YouGile нам понравился сразу — низкий порог входа, интуитивный интерфейс, поэтому команда легко освоилась в нем. Основа — это мультиканбан-доски, которые можно связывать между собой. Есть базовые элементы для Scrum (бэклог, спринты), таймлайн для визуализации сроков и достаточно неплохая аналитика для своего класса (диаграммы потока, контроль узких мест). Коммуникация ведется прямо в задачах.

Бесплатный тариф на первых 10 пользователей — огромный плюс для старта. Но очень быстро мы уперлись в его потолок. Для маркетинга и продаж его встроенный CRM показался нам слишком простым, а для сложной проектной аналитики не хватило глубины.

Главное — не было интеграции (почта, календари, мессенджеры). Мы поняли, что это шаг вбок, а не вперед. Отличный выбор для малого бизнеса до 15-20 человек, но для растущего агентства с амбициями ему не хватает прочности, функциональности и масштабируемости.

WEEEK подкупил идеей «всё в одном». База знаний, CRM и таск-трекер в одном интерфейсе — выглядело как идеальное решение. Интерфейс современный и очень простой. Низкий порог входа, даже ниже, чем у YouGile. Отлично подходит для управления контентом, креативными проектами и лидами.

Цены — одни из самых демократичных на рынке. Но при более глубоком погружении стало ясно, что это инструмент для более простых, линейных процессов, для нас он также не подходил. Его возможности для кастомизации и сложной автоматизации показались нам ограниченными. Для масштабной проектной деятельности с множеством зависимостей он может не вытянуть, и через год-два нам снова придется искать новое решение.

Сравнивая оба варианта, мы увидели их общую сильную сторону — низкий порог входа и визуальную простоту. Однако для нас, с нашим разнообразием процессов в командной работе, критически не хватало глубины. YouGile предлагает облачный тариф за 495 ₽/мес за пользователя при оплате за год и даже коробочную версию, что также дает гибкость. В нем есть зачатки AI — ассистент, встроенный прямо в карточки задач, который может помогать с текстами и комментариями. WEEEK же предлагает тариф «Pro» всего за 399 ₽/мес за пользователя с неограниченным числом участников и своим AI-ассистентом. Но оба сервиса остаются именно таск-трекерами, а не платформами для управления бизнесом. Их аналитика хороша для малого бизнеса, но для глубокой кастомизации и сложной BI-аналитики возможностей уже не хватает. Мы сделали вывод, что это идеальные решения для стартапов и малых команд до 20 человек, где важна скорость и простота, а не глубокая настройка и автоматизация процессов.

Kaiten и ПланФикс — более серьезные и гибкие инструменты

Kaiten — это уже более серьезный инструмент для более зрелых команд. Здесь не просто доски, а целый «конструктор процессов» с широкими возможностями настройки. Мощная аналитика, диаграммы Кумбера, циклограммы, CFD — всё для глубокого анализа эффективности процессов. Есть возможность запуска он-прем (на своих серверах), а также бесплатный тариф до 5 пользователей — хорошая возможность протестировать инструмент. Да и общая стоимость оправдана функционалом.

Но вместе с тем мы столкнулись и с высоким порогом входа, долгой и сложной настройкой. Мои проектные менеджеры и без того перегружены, а заставлять их разбираться в сложных интерфейсах и настройках воркфлоу — значит обречь проект на провал. Он показался избыточным для наших нужд.

Если Kaiten — это конструктор процессов для команд, то ПланФикс вполне можно назвать конструктором бизнес-логики для всей компании. Мощная no-code автоматизация, можно смоделировать практически любой процесс, от согласования отпусков до сложного документооборота по проекту. Такое решение для нас подходило именно как единая среда для задач, проектов, CRM и документов.

Но интерфейс сложный, перегруженный и, откровенно говоря, устаревший. Я сразу понимал, что команде будет долго не хватать простых и наглядных досок, а значит она может саботировать его внедрение. Так что мы сделали вывод, что он идеален для процессов, но проигрывает в части юзабилити и единого рабочего места. В целом он подойдет для средних и крупных компаний с уникальными процессами, где есть технарь для первичной настройки.

В этом же случае мы отметили другую крайность — здесь нам бы потребовались дополнительные ресурсы для внедрения. Kaiten заточен под Agile/Lean, предлагает продвинутую аналитику процессов и коробочную установку. Его искуственный интеллект скорее помогает с онбордингом и базовыми подсказками, а для сложных сценариев предлагается интеграция с внешними сервисами вроде ChatGPT. В свою очередь, в ПланФикс AI-ассистенты уже умеют извлекать данные из переписки, заполнять поля и даже генерировать черновики ответов. Оба инструмента — мощные, но требуют времени и экспертизы. Kaiten идеален для IT и продуктовых команд, а ПланФикс — для операционного управления и компаний с уникальной бизнес-логикой. Нам же нужен был баланс между мощностью и простотой внедрения.

Полноценные экосистемы для бизнеса — Яндекс Трекер и Битрикс24

Яндекс Трекер — это мощное и современное решение. Глубокая интеграция с экосистемой Яндекса выглядела для нас намного интереснее, чем все прошлые варианты. Глубокая интеграция (почта, календари, мессенджеры) — это его главный козырь. По функционалу это мощный гибридный инструмент: есть и классическое проектное управление с Гантом, и полноценные Agile-доски для разработки, и даже свой конструктор процессов. Аналитика через DataLens также открывает много возможностей. Трекер подключается только в составе пакета Yandex 360, так что в эту цену входит не только трекер, но и 1 ТБ на Диске, видеоконференции и все остальные сервисы экосистемы.

Выглядит как идеальный выбор для IT-компании или крупного корпоративного отдела разработки. Но для нас, с нашими распределёнными командами (дизайн, маркетинг, копирайтинг), он показался слишком сфокусированным только на технической части. Отсутствие встроенной CRM как таковой (учет клиентов и сделок) стало ключевым стоп-фактором, почему от этого решения все-таки решили отказаться. Показалось, что мы будем платить за многое, но использовать не всё, и снова будем вынуждены держать CRM в другом месте.

И тогда мы пристальнее посмотрели на Битрикс24. Ключевой момент, который зацепил: разные команды могут работать по-разному в рамках одной системы. Его можно по праву назвать единой операционной систеой для бизнеса. Здесь есть абсолютно всё: задачи (в т.ч. Kanban, Scrum, Agile, Waterfall), полноценная CRM с воронками и сквозной аналитикой, чаты, видеозвонки, документооборот, сайты и даже HR-модуль. Все эти модули не просто собраны в одном месте, а глубоко связаны между собой. Задача может быть создана из письма, из сделки в CRM, а ее выполнение — автоматически менять стадию этой сделки. При этом коммуникация ведется прямо в задачах и карточках клиентов. Вместе с тем доступны облачная и коробочная версия продукта.

Сервис постоянно улучшается, и после недавнего обновления интерфейс стал значительно удобнее в сравнении с прошлым вариантом. Лишние элементы можно отключить, это значительно упрощает работу, так что наша команда начала комфортно работать в системе практически сразу, без длительного обучения. Битрикс24 дал именно ту целостность, которой нам так не хватало в других сервисах. Разные команды работают в привычных им методологиях в рамках одной системы, не нужно переключаться между десятком сервисов. CRM и таск-трекер связаны накрепко.

При сравнении двух экосистем выбор стал очевиден. Яндекс Трекер (доступен только в составе Yandex 360 за 779 ₽/мес за пользователя) — это безупречный выбор для технических команд. Его сила — в интеграции с остальными сервисами Яндекса: сквозная аналитика в DataLens, умные конспекты встреч в Телемосте с YandexGPT. Однако он остается именно трекером задач, а не CRM или платформой для коммуникаций. Для нас это был бы снова компромисс. Битрикс24 же лицензируется иначе — помесячная оплата за весь проект. Ключевой для нас тариф «Профессиональный» (5 990 ₽/мес за 100 пользователей) включает в себя не только задачи и CRM, но и сквозную аналитику, BI, отчеты, мощную автоматизацию процессов, HR-модуль и AI-ассистента CoPilot, который помогает с текстами и документами. Его искусственный интеллект в управленческих задачах пока слабоват, но в целом платформа предлагает ту самую комплексность, которая перекрывает эти недостатки. Мы платим не за пользователя, а за доступ к целой платформе, и при расчете на 30+ человек TCO оказывается более чем оправданным, ведь мы получаем всё в одном месте без необходимости докупать и интегрировать кучу сторонних сервисов.

Итоговый выбор и советы тем, кто только начинает выбор таск-трекера

Мы остановились на Битрикс24. Не потому, что он совершенен во всём. Например, его AI-ассистент пока далек от идеала, однако именно этот сервис дал нам масштаб, целостность и полноценные возможности для командной работы. Мы закрыли им задачи, проекты, CRM и часть коммуникаций в одном месте. Мы платим за один инструмент, а не за пять, и в пересчете на TCO это оказалось выгоднее и, главное, эффективнее для наших процессов.

После первого месяца использования и переноса всех коммуникаций в систему мы даже смогли зафиксировать некоторые результаты на сравнении с прошлой системой работы:

• Время на согласование задач и результатов сократилось, т.к. теперь все обсуждения более прозрачны и ведутся непосредственно в карточках задач;
• Перестали дублироваться задачи за счет единого пространства и большей прозрачности процессов;
• Ежедневные планерки стали занимать меньше времени (в среднем, их длительность с часа сократилась до 35-45 минут), потому что вся информация и так уже доступна в системе;
• Теперь клиенты значительно реже жалуются на срывы сроков и чаще дают позитивную обратную связь по качеству работ.

Вместе с тем разные отделы наконец-то начали говорить на одном языке. Разработчики видят задачи маркетологов, а менеджеры понимают загрузку дизайнеров. Это избавило нас от бесконечного информационного шума в общих чатах в духе: «кто делает эту задачу?» и «когда будет готово?».

В завершении, вот несколько советов, которые я сформулировал для команд, которые сейчас тоже стоят перед выбором идеального инструмента для своих задач:

1. Самый важный шаг — четко сформулировать свои боли и процессы еще ДО того, как начать смотреть демо. Мы на этом обожглись. Потратьте неделю на документирование всех рабочих процессов: как задачи поступают в работу, как они согласуются, кто за что отвечает, какие отчеты нужны разным отделам. Это поможет составить чек-лист требований, который станет вашим главным ориентиром при выборе.
2. Считайте TCO, а не ежемесячный платёж. Дешевый таск-трекер + отдельная CRM + отдельный документооборот почти всегда в итоге дороже, чем комплексное решение. Не забывайте включать в расчеты стоимость времени на внедрение, обучение сотрудников и интеграции. Наша ошибка была в том, что мы первоначально, перед тем как мы решили подойти к выбору более комплексно, мы смотрели только на цену подписки, а не на общие затраты компании.
3. Определите свои приоритеты: вам нужен лучший в мире таск-трекер или единая среда для всей компании. Технически продвинутые инструменты вроде Яндекс Трекера могут быть идеальны для IT-отдела, но совершенно непонятны для маркетинга и дизайна. Найдите баланс между проработанными технологиями и простотой использования.
4. Обязательно проводите пилотные внедрения. То, что нравится вам как руководителю, может быть совершенно неудобным для ваших разработчиков или маркетологов. Мы тестировали каждый сервис в течение 1-2 недель на одной проектной команде, после чего собирали фидбек по четкой форме: что понравилось, что раздражало, чего не хватило, сколько времени ушло на освоение.
5. Не недооценивайте важность обучения и поддержки со стороны самого сервиса. Выберите инструмент для внедрения в каждой команде, определите ответственных, которые будут разбираться в системе глубже других и помогать коллегам. При необходимости договоритесь с поставщиком решения о полноценном обучении, а не просто демо-показе.
6. Начните с малого, но думайте о масштабе. Внедряйте систему поэтапно: сначала основные задачи и проекты, затем CRM, потом документооборот. Не пытайтесь перенести все процессы за один день — это может не только вызвать сопротивление команды, но и запутать вас самих.

Выбор таск-трекера — это стратегическое решение, которое влияет на вашу командную работу, как сотрудники общаются между собой, работают и достигают результатов. Уделите ему время, чтобы потом не тушить пожары и не терять клиентов, как это пришлось делать нам. Удачи!

P.S. Если у вас есть вопросы по нашему опыту внедрения или по конкретным функциям описанных систем — спрашивайте в комментариях, с радостью поделюсь деталями!