От Excel до собственной YMS: как фармлогистический оператор«Сантэнс» разработал и внедрил it-решение

Группа Компаний «Сантэнс», крупнейший национальный информационно-логистический фармоператор, представила собственную разработку — Yard Management System (YMS) для управления транспортными потоками на складах. Система, созданная внутренней командой разработчиков, обошлась компании в 2,5 −3 раза дешевле зарубежных аналогов и позволила сократить время оформления одного рейса с 5 минут до 30 секунд.

«Внедрение YMS на 7 складских площадках группы (более 120 000 кв. м) решило проблему очередей фур и оптимизировало распределение нагрузки на складской персонал» — прокомментировал Федор Константинов, руководитель департамента финансового аудита и контроля ГК «Сантэнс».

Идея создания и внедрения собственной Yard Management System (YMS) возникла три года назад, на одном из наших складов по утрам возникала пробка: фуры стояли в одну узкую дорогу, и машины ожидали по полчаса, чтобы заехать на территорию. Это создавало авральную работу до полудня и мешало эффективной операционной деятельности. Тогда мы собрались с руководством и решили: почему бы не организовать управление транспортными потоками через бронирование временных слотов? Так возникла идея собственной YMS -системы управления двором.

Почему не покупная система

Мы изучали сторонние решения: звали вендоров смотрели предложения и внедренные решения логистических компаний. Готовые решения оценивались в 2-3 раза дороже разработки собственной системы, плюс постоянная поддержка в будущем. Взвесив все «за» и «против», приняли решение делать систему под себя — с нуля, своей командой разработчиков. Техническое задание писали совместно с Операционной Дирекцией и Департаментом транспорта.

От Excel к единой базе

Ранее на складах использовались «электронные журналы» таблицы Google: охрана заносила время въезда/выезда вручную, а сотрудники складов всю операционную информацию. Мы собрали все эти Excel-файлы в одну базу и оцифровали ключевые временные вехи: создание рейса, прибытие АТС, время заезда, постановки на док, окончания загрузки/выгрузки и выезда с территории склада. Для каждого рейса, включая мультирейсы, прописали статусную модель — статусы ожидания, резервирования, пересечения шлагбаумов, нахождения на доке и т.д.

Мультирейсы и права доступа

Одной из сложностей с которой мы столкнулись — мультирейсы: когда машина заезжает на выгрузку, затем встаёт на погрузку, обслуживает нескольких клиентов подряд и может перемещаться между доками/участками склада. Мы проработали более 30 вариантов мультирейсов и реализовали логику автоматического перехода статусов при смене цели прибытия (выгрузка/погрузка), дока или клиента для минимизации ручных трудозатрат. Также в системе предусмотрены два уровня доступа: для охраны (ограниченный функционал) и для пользователей складов (широкий доступ). Т.к. система имеет автоматическую интеграцию с WMS, то все сотрудники, имеющие доступ в одну систему, получают аналогичные доступы и права в системе YMS.

Внедрение и масштабы

Работа над системой длилась порядка года: полгода — подготовка Требований и Технического задания, затем разработка, тестирование и поэтапное внедрение. В середине 2024 года система была внедрена на первой площадке, на которой возникала утренняя пробка, весной этого года мы полностью подключили все складские площадки ГК Сантэнс, все 7 складов, включая розничный склад Валищево. За 2 года работы в системе YMS обработано 97 265 рейсов.

Эффект от внедрения

Устранение очередей. Теперь транспорт прибывает по заранее запланированным слотам, что снимает пиковую нагрузку и устраняет столпотворения. Средние значения по времени оформления одной АТС на пункте пропуска сократилось с 5 минут до 30 секунд.

Планирование персонала. Зная распределение машин по временным слотам, мы оптимально выводим складских сотрудников: больше людей в пиковые часы, меньше — в тихие.

Бронь на неделю. Система позволяет резервировать слоты не только на завтра, но и на всю неделю по предварительным заявкам клиентов.

Автоматизация оформления рейсов. Профили водителей и машин хранятся в единой базе: охране достаточно ввести первые буквы фамилии, номер машины или телефон — карточка рейса подтягивается автоматически. Это сократило время оформления рейса на ~40%; для постоянных водителей оформление занимает не более 10 секунд вместо нескольких минут.

Дашборд и аналитика. Онлайн-дашборд показывает количество машин и их статусы в реальном времени: кто на доке, кто на территории, какие клиенты обслуживаются и с каким объёмом. Аналитика по времени обработки различных типов АТС (пятитонник загружается за 15-20 минут, фура 20-30 минут) позволяет нам провести тонкие настройки длительности временных слотов для бронирования Клиентами.

Интеграция и масштабируемость

Ключевой момент при внедрении Сантэнс YMS — интеграция с действующими корпоративными системами (WMS, ERP и проч.). Мы реализовали автоматический обмен статусами с WMS: подтверждение статуса в WMS автоматически меняет статус в YMS. Это позволило масштабировать систему на все склады без потерь данных и согласованности процессов.

Система создавалась силами наших внутренних разработчиков (никаких внешних подрядчиков). По приблизительной оценке, собственная система оказалась в 3 раза дешевле внешних предложений, которые оценивались в 6-8 млн. руб и выше с учётом поддержки. Техническая поддержка и управление справочниками полностью лежат на нашем IT-отделе: все изменения проходят через стандартные запросы.

Дальнейшие планы

Следующим этапом — открыть клиентам доступ к бронированию слотов через веб-интерфейс, чтобы они могли автоматически резервировать время под планируемые рейсы онлайн. Это повысит удобство для клиентов и снизит нагрузку на операторов на складах. Также планируем продолжать собирать аналитику и оптимизировать слоты в зависимости от типа транспорта и времени обработки.

YMS помогла нам системно организовать складские процессы и решить проблемы с пробками в период пиковых отгрузок, сократить время оформления рейсов и получить прозрачную аналитику по обработке АТС. Собственная разработка оказалась экономически выгодной и позволила адаптировать систему под специфичные операционные сценарии, включая мультирейсы, и интеграцию с WMS.