Виды электронной подписи: какие бывают электронные подписи (ЭП)
Существует несколько видов электронных подписей (ЭП). Каждая из них обладает своими особенностями, включая разную юридическую силу. В этой статье Точка Банк рассказывает, какие бывают электронные подписи, чем простая ЭП отличается от усиленной и какую подпись выбрать под конкретную задачу, например для ЭДО.
Коротко
Главные различия между видами электронной подписи — уровень защиты, юридическая сила и допустимое место применения. Чем серьёзнее документ или операция, тем более строгий вид подписи требуется.
Для обычных действий в сервисах хватает простой подписи (ПЭП) в виде СМС или пароля. Для документооборота внутри платформы или по соглашению сторон подходит УНЭП, а для отчётности, госорганов и других важных юридических действий нужна УКЭП.
Что такое электронная подпись
Электронная подпись — это не картинка подписи, а юридический и технический механизм подтверждения волеизъявления. Фактически ЭП — это способ подтвердить, кто именно подписал электронный документ или авторизовал операцию.
В зависимости от типа ЭП может не только идентифицировать подписанта, но и показывать, менялся ли документ после подписания.
Важно не путать электронную подпись и сертификат электронной подписи. Подпись — это сам механизм подписания, а сертификат — электронный документ, который подтверждает, кому принадлежит ключ и в каких условиях используется.
Какие виды электронной подписи существуют
Основные виды электронной подписи определены Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Закон выделяет два вида электронных подписей:
- Простые.
- Усиленные.
Усиленные также подразделяются на два вида — квалифицированные и неквалифицированные.
Отличия электронных подписей
| Критерий | ПЭП | НЭП | КЭП | Полное название | Простая электронная подпись | Неквалифицированная электронная подпись | Квалифицированная электронная подпись | Как используются | Код из СМС или пароль на онлайн-платформах и сервисах | В системах ЭДО, где стороны отдельно договорились о её использовании | Для госорганов, формализованного ЭДО и значимых юридических действий | Получение | Онлайн | Онлайн | Лично в удостоверяющем центре или онлайн по биометрии | Юридическая сила | Только при наличии дополнительного соглашения или в случаях, предусмотренных правилами системы | Только при наличии дополнительного соглашения или в случаях, предусмотренных правилами системы | Равнозначна бумажному документу с собственноручной подписью без дополнительных соглашений | Особенность | Подтверждает, что подпись сформировал определённый человек, с помощью кодов, паролей или иных средств | Позволяет определить подписанта и выявить изменение документа после подписания | Усиленная подпись, которая обладает признаками НЭП и дополнительно основана на квалифицированном сертификате | Уровень защиты | Минимальный | Средний | Максимальный | Преимущества | Просто и быстро | Лучше защищает, чем ПЭП, и при этом не требуется сложных процедур, как с КЭП | Максимальная универсальность и полная юридическая сила | Недостатки | Ограниченная применимость | Не всегда принимается без отдельного соглашения | Сложнее в получении и использовании |
Подходящий вариант подписи выбирают исходя из задачи. Самые распространённые — усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) и усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
Помимо полноценной электронной подписи существует факсимиле — изображение автографа, накладываемое на электронный документ в виде картинки. Факсимиле не является полноценной ЭП с точки зрения закона, но по согласованию сторон иногда может применяться в документообороте.
— Как подписать документы на iPhone
Подписывайте документы онлайн
ЭДО от Точка Банк поможет работать с ЭП без ошибок: подписывайте счета, акты и договоры онлайн — всё юридически значимо в пару кликов
Простая электронная подпись
Простая электронная подпись, или ПЭП, — это самый простой вариант электронной подписи, к которому относятся:
- Коды из смс.
- Логин и пароль.
- Подтверждение действия в приложении.
- Одноразовые пуш-коды.
- И другие способы, с помощью которых система понимает, что действие совершил конкретный пользователь.
Фактически ни одна ПЭП не выглядит как подпись в прямом смысле слова и является подтверждением действия с помощью кодов, паролей или иным способом. Поэтому многие люди не воспринимают её в качестве подписи, просто входя в интернет-банк или подтверждая операцию кодом из смс или иным способом.
Пример простой электронной подписи при входе в интернет-банк: ПЭП удобна тем, что не требует отдельного носителя или сложной настройки. Но у простоты есть недостаток — ПЭП подтверждает действие, но не даёт такого уровня защиты и универсальности, как усиленные подписи. Для полноценного документооборота между организациями ПЭП обычно недостаточно. Исключение — если стороны заранее согласовали порядок использования такой подписи. Но даже при согласовании сторон у ПЭП остаётся главный недостаток — в большинстве случаев невозможно удостовериться, что подписанный документ впоследствии не изменялся. ПЭП подходит для повседневных действий в электронном формате: ПЭП может использоваться для подписания документов, где такой формат прямо предусмотрен правилами работы и соглашением сторон. Этот вид электронной подписи выбирают, когда удобство и скорость подписания важнее, чем универсальная юридическая сила. Усиленная неквалифицированная электронная подпись, или УНЭП, — это не просто код подтверждения, а криптографическая подпись. УНЭП создаётся с использованием ключа электронной подписи и позволяет установить подписанта, а также выявить изменения в документе после подписания. Именно этим УНЭП принципиально отличается от ПЭП. Усиленная неквалифицированная электронная подпись надёжнее ПЭП, но при этом не всегда универсальна с точки зрения юридической силы. Чаще всего такая подпись работает в рамках конкретной информационной системы, платформы или сервиса, где стороны заранее приняли правила электронного взаимодействия. Без дополнительного согласования УНЭП не всегда обладает полной юридической силой. УНЭП для вашего бизнеса Выпустите усиленную неквалифицированную электронную подпись и подписывайте документы онлайн в ЭДО от Точка Банк. Без бумажной волокиты — быстро, удобно и безопасно. УНЭП удобна, когда необходимо быстро подписать документы , но при этом требуется более серьёзная защита, чем код из СМС. Например, УНЭП часто используют в следующих ситуациях: Это распространённый вариант для документооборота внутри одной системы или в отношениях, где порядок подписания заранее урегулирован соглашением сторон. Например, в ЭДО от Точка Банк можно использовать УНЭП для подписания счетов, актов и других документов с контрагентами. Для работы с УНЭП не требуется специальный софт или USB-токен, достаточно подключения к Интернету. Поэтому подпись также часто используется на выездных работах для подписания документов с телефона или планшета. УНЭП проигрывает УКЭП, так как не всегда является юридически значимой. Если речь идёт о госорганах, универсальном внешнем документообороте, отчётности или участии в регулируемых процедурах, чаще всего нужна именно квалифицированная подпись. Важно: УНЭП нельзя подписать формализованные документы — УПД и счета-фактуры. Помимо этого, УНЭП не подходит для документов, где законом или регламентом прямо установлена УКЭП, например для трудовых договоров. Усиленная квалифицированная электронная подпись, или УКЭП, — самый надёжный вид подписи с максимальной защитой и полной юридической силой. УКЭП можно выпустить по биометрии или лично посетив удостоверяющий центр, например ФНС. Главное преимущество УКЭП — максимальная юридическая сила в электронном документообороте. Именно эта подпись используется там, где нельзя опираться только на внутренние правила платформы или соглашение сторон. Но есть и недостаток — для работы чаще всего нужен специализированный софт и USB-токен с сертификатом. УКЭП — универсальный вариант для бизнеса, так как подпись подходит одновременно для внутренних задач, документооборота с контрагентами и взаимодействия с государственными органами, а также для участия в торгах. Например, УКЭП применяется в следующих случаях: УКЭП можно использовать внутри ЭДО от Точка Банк для подписания документов с контрагентами. УКЭП — базовый инструмент ИП и юрлиц для юридически значимого документооборота и взаимодействия с государственными органами. Её возможно оформить не только на владельца или директора, но и на сотрудников. Подписывайте документы КЭП в ЭДО от Точка Банк ЭДО от Точка Банк — это документооборот прямо в вашем интернет‑банке. Выставляйте счета, подписывайте документы и сразу увидите их оплату — без переключения между сервисами. Не существует универсального варианта, так как для разных процессов нужны разные подписи. На практике бизнес часто использует сразу все три вида подписи: Выбор подходящего вида электронной подписи напрямую зависит от задачи. Иногда предприниматель или организация вправе самостоятельно выбрать формат, но в некоторых случаях он продиктован законом. Важно: для сотрудников одной подписи недостаточно, дополнительно оформляется машиночитаемая доверенность (МЧД), которая подтверждает полномочия сотрудника действовать от имени организации или ИП. Простая ЭП подтверждает, что действие совершило определённое лицо с помощью кодов, паролей или иных средств. Усиленная ЭП связывает действие с конкретным человеком и контролирует целостность документа. Порядок получения УКЭП зависит от статуса владельца. Руководители компаний и индивидуальные предприниматели получают квалифицированные подписи через ФНС или онлайн с помощью биометрии. Физические лица и сотрудники организаций обычно оформляют квалифицированную подпись через аккредитованные удостоверяющие центры. Не каждая ЭП требует классического USB-токена. Всё зависит от её вида и сценария применения: Важно учитывать не только техническую возможность выпуска подписи без USB-токена, но и то, принимает ли конкретная система такой формат подписания. УКЭП — самая сильная подпись с юридической точки зрения, но выбирать необходимо исходя из сценария использования: Как правило, чем выше цена ошибки, чем больше внешних участников, и чем важнее документ или процедура, тем более высокий уровень требуется. Но при этом УКЭП не является универсальным решением, так как во многих ситуациях требуются ПЭП или УНЭП.
Где используется ПЭП
Усиленная неквалифицированная электронная подпись
Где используется УНЭП
Усиленная квалифицированная электронная подпись
Где используется УКЭП
Какую электронную подпись выбрать для бизнеса
Вид Подпись Документооборот с контрагентами Допускается УНЭП и УКЭП. В первом случае требуется соглашение сторон о признании юридической силы, во втором — юридическая сила полная по умолчанию Налоговая отчётность Только УКЭП Кадровые документы Работодателю для трудовых договоров и других документов, согласно ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ, в большинстве случаев обязательна УКЭП. Для сотрудников допускается УНЭП Частые вопросы
В чём отличие простой и усиленной ЭП?
Кто и где получает квалифицированную подпись?
Можно ли получить подпись без USB-токена?
Как выбрать подходящий вид электронной подписи?