Клиент просит ещё одну отгрузку при просрочке: что должно быть в решении собственника

Будущий платёж не уменьшает долг, пока деньги не поступили на счёт компании.

Новая отгрузка при просрочке фактически увеличивает кредит клиенту за счёт оборотных средств поставщика. Такое исключение можно согласовать, если известны сумма риска, срок, ответственный и действие на случай срыва платежа.

Что собрать в одной карточке

Я прошу финансового руководителя и руководителя продаж свести решение на одной странице. В ней должны быть:

— общий долг клиента сейчас;

— просроченная часть;

— утверждённый кредитный лимит;

— срок отсрочки по договору;

— сумма новой отгрузки;

— платёж, который уже поступил до отгрузки;

— долг после новой отгрузки;

— превышение лимита;

— подтверждённая дата ближайшего платежа;

— действие компании, если клиент не заплатит в эту дату;

— ответственный за контроль;

— дата повторного рассмотрения.

Долг после отгрузки считается так:

текущий общий долг + новая отгрузка − платёж, фактически полученный до отгрузки.

Обещание клиента остаётся условием решения, но не становится деньгами в расчёте. Иначе карточка покажет риск ниже фактического.

Превышение лимита — разница между долгом после отгрузки и утверждённым лимитом. Если лимита в компании нет, собственник может временно задать предел для конкретной поставки и отдельно поручить оформить правила. Ссылаться на «обычный лимит», которого нет в документах, бессмысленно.

Почему одной просрочки недостаточно

Строка в реестре не всегда отражает реальную ситуацию. Перед ограничением поставки финансовому руководителю стоит проверить несколько версий:

— платёж пришёл, но его отнесли на другой договор или юридическое лицо;

— клиент оспаривает часть долга из-за качества, количества или документов;

— возврат товара ещё не отражён в учёте;

— срок оплаты изменён дополнительным соглашением;

— письмо с графиком платежей подписал сотрудник клиента без подтверждённых полномочий.

Эта проверка не оправдывает просрочку. Она защищает компанию от решения по ошибочной записи и не позволяет заменить фактический платёж обещанием менеджера.

Три возможных решения

Первое — отгрузить полностью. Такой вариант можно рассматривать, когда документы сверены, сумма укладывается в согласованный предел, а дата следующего контроля зафиксирована.

Второе — отгрузить частично или после поступления согласованной суммы. В карточке указываются разрешённая часть поставки, минимальный платёж и крайняя дата.

Третье — поставить поставку на паузу. Это уместно, если не подтверждены договор, сверка расчётов, кредитный лимит или фактический платёж. Возврат к решению привязывается к конкретному документу или поступлению денег.

Фраза «подождём оплаты» оставляет слишком много вопросов. Рабочая запись выглядит точнее: «пауза до поступления согласованной суммы на расчётный счёт; после поступления финансовый руководитель пересчитывает долг и превышение лимита».

Поручение финансовому руководителю и руководителю продаж

«По спорной отгрузке подготовьте одну карточку решения. Укажите общий долг клиента, просроченную часть, кредитный лимит и срок отсрочки, сумму новой отгрузки, фактический платёж до отгрузки, долг после отгрузки и превышение лимита. Добавьте подтверждённую дату ближайшего платежа, действие компании при срыве срока, ответственного и дату повторной проверки. Приложите договор, сверку расчётов, банковское подтверждение полученного платежа и письмо клиента. Предложите один вариант: отгрузить, отгрузить частично или поставить на паузу. Если отсутствуют договор, сверка, утверждённый лимит или подтверждение фактического платежа, отгрузку сверх действующих условий не проводите до моего решения».

Владелец поручения — финансовый руководитель. Руководитель продаж подтверждает сумму заказа, коммерческие последствия частичной поставки и договорённости с клиентом. Срок задаёт собственник с учётом даты отгрузки.

Как принять карточку

Собственнику достаточно четырёх вопросов:

1. Какой станет общая задолженность сразу после отгрузки?
2. На сколько она превысит утверждённый лимит?
3. Какой платёж уже получен, а какой пока обещан?
4. Что сделает компания и кто отвечает, если клиент не заплатит в согласованную дату?

Что сделает компания и кто отвечает, если клиент не заплатит в согласованную дату?

Если в ответе нет суммы, документа, роли или даты, карточка не готова. Это не доказывает ошибку сотрудника или недобросовестность клиента. Компания просто не расширяет риск до получения конкретного ответа.

Когда исключение повторяется

Если запросы по одному клиенту приходят снова, отдельная карточка уже не решает управленческую причину. Компании нужны письменные правила: кто устанавливает лимит, при какой просрочке включается стоп-отгрузка, кто вправе согласовать превышение и на какую сумму.

Полезно вести журнал исключений. В нём остаются дата, клиент, сумма превышения, согласовавший руководитель, обещанный платёж и фактический результат. Такой журнал показывает, где исключение стало постоянной схемой финансирования клиента.

Для лимита можно учитывать оборот клиента, срок работы, платёжную дисциплину и качество подтверждающих документов. Эти признаки не дают автоматического ответа. Они помогают объяснить, почему одному клиенту компания готова предоставить отсрочку, а по другому ждёт оплату до поставки.

Если предыдущий платёж не поступил в согласованный срок, следующая карточка должна начинаться с этого факта. Компания либо останавливает новые поставки, либо собственник отдельно принимает дополнительный риск и записывает новую границу.

Карточка помогает принять управленческое решение по одной поставке. Она не заменяет бухгалтерский аудит и не доказывает злоупотребление. Для таких выводов нужна отдельная документальная проверка.

Я подготовил пустой XLSX-шаблон с формулами и учебным примером. Напишите в комментариях слово «карточка» — отправлю файл, который можно передать финансовому руководителю и руководителю продаж.

Артём Высоцкий