Цена одной строки: почему компании проигрывают тендеры до начала торгов

Есть управленческая ошибка, которая стоит бизнесу больше, чем кажется, и почти никогда не попадает в разборы. Шесть лет я работал по другую сторону: руководил контрактной службой муниципального заказчика и подписывал протоколы, которыми такие заявки снимали. Сейчас я веду заявки поставщиков и вижу ту же ошибку с обратной стороны. Она системная, и лечится она не юристом, а процессом.

Что именно происходит

Заказчик описывает объект закупки диапазонами: «толщина от 10 до 20 мм». Это рамка требования. Участник в своей заявке должен указать конкретное значение — что именно он поставит. Самый частый способ вылететь из торгов выглядит как добросовестность: менеджер копирует требование заказчика слово в слово. Комиссия из такой заявки не может установить характеристики товара — и отклоняет.

Рядом стоят ещё три причины того же класса.

• Своя, «более понятная» редакция характеристик там, где закупка описана по позиции каталога КТРУ. Каталог введён статьёй 23 44-ФЗ и постановлением Правительства РФ от 08.02.2017 № 145; у каждой позиции есть дата начала обязательного применения, указанная в её карточке в ЕИС, и с этой даты формулировки каталога обязательны для заказчика.
• Эквивалент без цифр. По статье 33 44-ФЗ заказчик, указывая товарный знак, обязан написать «или эквивалент» — кроме случаев совместимости с уже используемым оборудованием и закупки запчастей к нему. Но показатели эквивалентности задаёт он, и попасть нужно в каждый, конкретным значением, а не фразой «соответствует».
• Несовпадение единиц измерения и характеристики, оставленные только в приложенном файле, когда площадка требует заполнить структурированные поля.

Почему это стоит дороже, чем «не выиграли»

Отклонение — не нулевой результат, а минусовой. К моменту протокола компания уже потратила рабочие часы на подготовку и заморозила деньги: если начальная цена контракта выше 1 млн рублей, заказчик обязан установить обеспечение заявки. Размер считается от НМЦК: до 20 млн рублей — от 0,5 до 1 %, свыше — от 0,5 до 5 %. Эти деньги вернутся, но они лежали заблокированными, пока шла процедура.

Дальше начинается второй убыток, который не видно в отчётах: коммерческий отдел делает вывод, что «в госзакупках всё решено заранее», и компания уходит с рынка, на котором ей просто не поставили процесс подготовки заявки.

Что с этим делает нормальный процесс

Три вещи, ни одна из которых не требует юриста в штате.

Первое — разделить роли. Тот, кто считает цену, и тот, кто заполняет характеристики, не должны быть одним уставшим человеком в последний день подачи. Заполнение характеристик — не оформление, а отдельная работа с ценой ошибки, равной стоимости всей заявки.

Второе — чек-лист вместо памяти. Конкретные значения вместо диапазонов. Единицы измерения буквально как в извещении. Позиция КТРУ открыта и сверена. Структурированные поля площадки заполнены, а не только приложен файл. Четыре пункта закрывают большинство отклонений, которые я видел за 13 лет в закупках.

Третье — правило пяти дней. Если заявку всё же сняли, решение спорить или нет принимается сразу: по статье 105 44-ФЗ на обжалование действий комиссии после подведения итогов даётся пять дней с даты размещения итогового протокола в ЕИС. Обжаловать положения самого извещения можно только до окончания срока подачи заявок. Через неделю обсуждать уже нечего.

И критерий, по которому это решение стоит принимать. Спорить имеет смысл, когда ошиблась комиссия или заказчик: применена не та позиция каталога, не указано «или эквивалент» без законных исключений, отклонение по основанию, которого нет в извещении. Когда ошиблись вы, те же пять дней выгоднее потратить на разбор заявки.

Тендер выигрывают не на торгах. Его проигрывают в описании характеристик — задолго до того, как кто-то назовёт цену.

Как заполнять характеристики и эквиваленты, чтобы заявку не сняли: tenderopora.ru — эквивалент в заявке

Михаил Кремнёв, эксперт по тендерному сопровождению, ТендерОпора. 13 лет в закупках, из них 6 лет руководил контрактной службой муниципального заказчика.

Вопрос к предпринимателям, которые уже пробовали госзакупки: у вас заявку готовит отдельный человек — или это делает менеджер по продажам между звонками?