Краткая аннотация

Разница между двумя коммерческими предложениями может составлять 30–40%, но это ещё не означает такую же экономию. Цена договора не учитывает часы менеджеров, дополнительные согласования, переделки, задержку запуска и стоимость исправления ошибок. Разберём на конкретном примере, как подрядчик за 180 тысяч рублей в итоге может обойтись дороже подрядчика за 270 тысяч и какие расходы стоит считать до начала проекта.

Когда приходит несколько коммерческих предложений на одну и ту же работу, первое сравнение обычно самое простое.

Один подрядчик просит 180 тысяч рублей. Второй — 270 тысяч. Разница 90 тысяч, то есть ровно половина стоимости первого предложения.

Если объём работ на бумаге примерно одинаковый, выбор кажется очевидным. Зачем платить больше?

Проблема в том, что бизнес покупает не договор на 180 тысяч. Он покупает результат. А между подписанием договора и этим результатом могут появиться десятки часов собственной команды, повторные согласования, исправление ошибок и несколько недель задержки.

Сам чек подрядчика остаётся прежним. Стоимость проекта — уже нет.

Я специально разложил такой сценарий по составляющим. Получился хороший пример того, почему экономия на входе иногда существует только в Excel до начала работ.

Цена договора — это только первая строка расходов

Возьмём довольно обычную задачу: компании нужно запустить новый корпоративный сайт.

Есть два предложения.

Подрядчик А оценивает работу в 180 тысяч рублей и обещает закончить проект за шесть недель.

Подрядчик Б просит 270 тысяч и закладывает пять недель.

На старте разница выглядит внушительно — 90 тысяч рублей.

Предположим, компания выбирает вариант А.

Первые две недели всё идёт нормально. Потом выясняется, что часть требований подрядчик понял иначе. Макеты приходится обсуждать повторно. После первой сборки обнаруживаются проблемы с мобильной версией. Затем маркетолог замечает, что часть аналитики подключена неправильно. Перед запуском нужно ещё раз пройти страницы вместе с разработчиком.

Ни одна из этих проблем по отдельности не выглядит катастрофой.

Именно поэтому их редко считают.

Но внутри компании проект начинает потреблять время:

1. руководитель проекта дополнительно тратит 18 часов;
2. маркетолог — 12 часов;
3. дизайнер — 9 часов;
4. технический специалист — 14 часов;
5. руководитель отдела подключается ещё на 6 часов.

Итого 59 дополнительных рабочих часов.

Теперь попробуем хотя бы приблизительно перевести их в деньги.

Допустим, реальная стоимость часа сотрудника для бизнеса с учётом зарплаты, налогов и других расходов составляет в среднем 1 500 рублей.

59 × 1 500 = 88 500 рублей.

Это уже почти вся первоначальная экономия между предложениями.

Но проект ещё не запущен.

Если считать честно, стоимость дешёвого подрядчика на этом этапе составляет уже не 180 тысяч, а примерно 268 500 рублей.

И это без единого штрафа, конфликта или серьёзной ошибки.

Подрядчик просто потребовал больше внимания заказчика, чем ожидалось.

Самый дорогой ресурс часто вообще не попадает в бюджет проекта

Сотрудники компании кажутся бесплатными только потому, что им не выставляют отдельный счёт за каждый час участия в проекте.

Маркетолог всё равно получает зарплату.

Руководитель проекта тоже.

Поэтому два дополнительных созвона и несколько часов проверки результата психологически почти не воспринимаются как затраты.

Но у рабочего времени есть альтернативная стоимость.

Если маркетолог шесть часов проверяет работу подрядчика, эти шесть часов он не занимается рекламной кампанией.

Если разработчик исправляет чужую интеграцию, он не работает над продуктом.

Если руководитель проводит третий созвон по одной и той же проблеме, в это время он не занимается другими задачами.

Это особенно заметно в небольших компаниях, где одни и те же люди участвуют сразу в нескольких процессах.

Представим другой пример.

Заказали настройку CRM.

Первый интегратор стоит 300 тысяч рублей.

Второй — 420 тысяч.

Дешёвый вариант позволяет сэкономить 120 тысяч.

После запуска выясняется, что менеджерам приходится вручную исправлять часть данных. В среднем это занимает 12 минут на человека в день.

В отделе 15 менеджеров.

12 минут × 15 человек = 180 минут, то есть три рабочих часа ежедневно.

За 22 рабочих дня получается 66 часов.

Если один час менеджера обходится компании даже в 800 рублей, скрытая стоимость составляет:

66 × 800 = 52 800 рублей в месяц.

За три месяца — уже 158 400 рублей.

Экономия в 120 тысяч исчезла.

И самое неприятное здесь в том, что CRM формально работает. Проект закрыт. Акты подписаны. Никакой большой аварии не произошло.

Просто новый процесс ежедневно забирает несколько минут у каждого сотрудника.

Такие потери почти незаметны в конкретный день и очень хорошо видны на горизонте нескольких месяцев.

Задержка тоже имеет цену

Ещё одна статья расходов, которую редко включают в сравнение подрядчиков, — срок получения результата.

Допустим, новый лендинг должен приводить дополнительные заявки.

Старый сайт даёт 100 обращений в месяц.

После запуска новой версии компания рассчитывает получать 125.

Средняя валовая прибыль с одного привлечённого клиента — 20 тысяч рублей, а из десяти заявок в сделку превращается одна.

Дополнительные 25 заявок дают примерно 2,5 сделки в месяц.

В денежном выражении это около 50 тысяч рублей дополнительной валовой прибыли ежемесячно.

Теперь подрядчик задерживает запуск на шесть недель.

Трудно утверждать, что компания потеряла ровно 75 тысяч рублей: реальная конверсия могла отличаться, спрос мог измениться, результаты нового сайта тоже неизвестны заранее.

Но у задержки появляется измеримый экономический диапазон.

Это уже не просто неприятные полтора месяца.

Это полтора месяца, в течение которых новый актив бизнеса не работает.

И здесь появляется важная разница между ценой работ и временем до получения ценности.

Подрядчик за 250 тысяч, который запускает проект через месяц, иногда экономически выгоднее подрядчика за 180 тысяч, который доводит его до рабочего состояния три месяца.

Как проект за 180 тысяч превращается в проект за 340 тысяч

Вернёмся к примеру с сайтом.

Первоначальный бюджет — 180 тысяч рублей.

Дополнительное время сотрудников мы уже оценили примерно в 88 500 рублей.

После запуска появляется ещё несколько расходов.

Нужно отдельно исправить аналитику — 18 тысяч.

Несколько страниц приходится переделать — ещё 24 тысячи.

Тестирование мобильной версии занимает дополнительные часы внутреннего специалиста — условно ещё 12 тысяч стоимости рабочего времени.

Запуск задерживается примерно на месяц. Осторожно оценим экономический эффект задержки всего в 20 тысяч рублей.

Итого:

• договор — 180 000;
• дополнительное время команды — 88 500;
• исправление аналитики — 18 000;
• переделка части страниц — 24 000;
• дополнительная внутренняя проверка — 12 000;
• условная стоимость задержки — 20 000.

Фактическая стоимость проекта становится примерно 342 500 рублей.

Теперь вспомним второго подрядчика.

Его предложение составляло 270 тысяч.

Даже если ему тоже потребуется немного времени команды заказчика, например на 30 тысяч рублей, весь проект обойдётся приблизительно в 300 тысяч.

И внезапно дорогой подрядчик оказывается дешевле примерно на 42 тысячи рублей.

Не потому, что высокая цена автоматически означает хорошее качество.

Она ничего такого не гарантирует.

Просто в первом случае компания сравнила цену договора, а во втором нам пришлось посчитать стоимость получения результата.

Это разные величины.

Из чего на самом деле складывается стоимость подрядчика

После нескольких таких расчётов становится понятно, что одного коммерческого предложения недостаточно.

Для себя я бы раскладывал стоимость внешней работы минимум на пять компонентов.

1. Прямая стоимость

То, что написано в договоре.

Здесь всё просто: разработка, дизайн, настройка, внедрение, обслуживание.

2. Стоимость участия собственной команды

Созвоны, подготовка материалов, проверки, исправления, постановка задач, повторные согласования.

Это один из самых недооценённых пунктов.

3. Стоимость переделок

Если после сдачи придётся нанимать другого специалиста или оплачивать дополнительные работы, первоначальная цена проекта быстро теряет смысл.

4. Стоимость задержки

Особенно важна для проектов, которые должны приносить деньги или снижать текущие расходы.

Месяц задержки сайта и месяц задержки автоматизации склада имеют совершенно разную экономическую цену.

5. Стоимость эксплуатации результата

Иногда продукт дешёвый в создании, но дорогой в дальнейшей работе.

Сложная CMS требует разработчика для каждого изменения.

Автоматизация регулярно ломается.

Отчёт приходится вручную корректировать.

Интеграция требует постоянного контроля.

Через год именно эта часть может оказаться самой крупной.

Получается условная формула:

Полная стоимость проекта = цена договора + внутренняя работа + исправления + стоимость задержки + последующая эксплуатация

Она не даст идеальной цифры до начала работ.

Но даже приблизительная оценка намного полезнее простого сравнения двух цен в коммерческих предложениях.

Дешёвый подрядчик не обязательно плохой

Здесь легко прийти к противоположной крайности и решить, что выбирать нужно просто самое дорогое предложение.

Это такая же ошибка.

Высокая цена сама по себе не гарантирует ни сроков, ни качества, ни нормальной коммуникации.

Небольшая команда может стоить дешевле крупного агентства просто потому, что у неё меньше административных расходов.

Специалист может отлично знать конкретную нишу и решить задачу быстрее дорогой универсальной команды.

У нового подрядчика могут быть низкие цены, потому что он набирает портфолио.

Поэтому вопрос не в том, дешёвый подрядчик или дорогой.

Полезнее выяснять, за счёт чего одно предложение дешевле другого.

Если разница возникла благодаря более компактной команде и понятному процессу — отлично.

Если более низкая цена получилась потому, что из предложения исчезли тестирование, аналитика, миграция данных, обучение сотрудников и поддержка после запуска — это уже совсем другая экономия.

Иногда два коммерческих предложения просто описывают разные объёмы работы, хотя внешне выглядят одинаковыми.

Что стоит выяснить до выбора

Самый полезный способ уменьшить неопределённость — обсуждать не только итоговый результат, но и сам процесс получения этого результата.

Перед подписанием договора я бы проверял несколько вещей:

• что конкретно считается готовым результатом;
• сколько итераций правок входит в стоимость;
• какие работы не входят в предложение;
• сколько времени потребуется от сотрудников заказчика;
• кто со стороны подрядчика принимает решения;
• что происходит после обнаружения ошибки;
• как выглядит приёмка;
• кто отвечает за перенос данных, тестирование и запуск;
• есть ли период поддержки после сдачи;
• что произойдёт, если срок сдвинется.

Особенно полезен вопрос о времени команды заказчика.

Можно прямо спросить: сколько часов в неделю потребуется от наших сотрудников?

Хороший подрядчик обычно способен хотя бы приблизительно это оценить.

Если для проекта за 200 тысяч нужно два часа участия заказчика в неделю, это один продукт.

Если требуется ежедневная постановка задач и постоянная проверка результата, фактически компания покупает совсем другой формат работы.

Ещё одна проблема — стоимость плохого результата растёт со временем

Есть ошибки, которые дешёво исправить сразу и очень дорого через год.

Представим интернет-магазин.

Подрядчик быстро сделал интеграцию между сайтом и системой учёта.

Внутри оказалось несколько архитектурных костылей, но на запуск они не повлияли.

Через полгода ассортимент увеличился.

Ещё через несколько месяцев появился второй склад.

Потом понадобилась интеграция с новой службой доставки.

И внезапно выяснилось, что каждое изменение требует обходить ограничения старого решения.

Первоначальная экономия, допустим, составляла 150 тысяч рублей.

За два года компания могла потратить:

70 тысяч на первую доработку;

90 тысяч на вторую;

40 тысяч на ручное исправление данных;

ещё 120 тысяч на частичный рефакторинг.

Суммарно — 320 тысяч дополнительных расходов.

В такой ситуации дешёвое решение не стало плохим задним числом.

Проблема была в том, что сравнивалась стоимость запуска, хотя бизнесу следовало сравнивать стоимость владения системой хотя бы в течение ближайших двух-трёх лет.

Именно поэтому для долгоживущих проектов я бы особенно внимательно смотрел не на разницу в цене запуска, а на будущую стоимость изменений.

Итог

Самая опасная формулировка при выборе подрядчика звучит очень безобидно: здесь то же самое, только дешевле.

Очень часто это не то же самое.

Может отличаться объём тестирования, глубина проработки, количество людей со стороны заказчика, скорость коммуникации, архитектура решения, поддержка после запуска или просто вероятность того, что работу придётся переделывать.

Цена в договоре видна сразу.

Остальные расходы распределены по сотрудникам, неделям и разным статьям бюджета, поэтому психологически почти не воспринимаются как часть проекта.

Но бизнес всё равно за них платит.

Подрядчик за 180 тысяч действительно может быть выгоднее подрядчика за 270 тысяч. А может превратиться в проект за 340 тысяч после учёта времени команды и исправлений.

Поэтому сравнивать я бы стал не стоимость двух предложений.

Сравнивать нужно стоимость получения рабочего результата и его дальнейшего использования.

И вот там победитель иногда меняется.