Как малому бизнесу построить эффективные процессы: опыт digital-агентства на 6 человек

Руководители небольших команд часто считают, что системы управления нужны только крупному бизнесу. Разбираемся на примере маркетингового агентства, как правильная автоматизация помогает малому бизнесу выйти на новый уровень качества и увеличить прибыльность.

Нравится

Send

Мнение автора может не совпадать с мнением редакции

Многие предприниматели убеждены: внедрение систем управления — прерогатива больших компаний. Частично это справедливо. Крупным организациям с множественными масштабными проектами действительно труднее контролировать все процессы без специализированного программного обеспечения.

Однако гораздо разумнее выстроить эффективные бизнес-процессы на этапе, когда коллектив еще компактный. Это позволяет быстрее достичь высокого качества работ и избежать убыточности. Плюс новички сразу осваивают отлаженную систему работы — не придется переучивать персонал.

Маркетинговое агентство «Бамбл» наглядно демонстрирует такой подход. Компания стартовала в 2018-м, а решение об автоматизации приняла в 2022 году при штате всего 6 специалистов. Генеральный директор Дарья поделилась опытом выбора и освоения системы управления.

Почему небольшой команде понадобилась CRM

Выход на рынок в условиях жесткой конкуренции — серьезный вызов для любого агентства. Достаточно подсчитать количество маркетинговых компаний в вашем регионе, чтобы понять масштаб задачи. Завоевание доверия заказчиков требует времени и безупречной репутации.

Четыре года работы без специализированного ПО принесли множество трудностей:

Участники команды теряли важную информацию по задачам
Превышали бюджеты проектов
Нарушали временные рамки
Организация слаженной работы даже в небольшом коллективе оказалась непростой

Такой подход показал свою полную неэффективность — о лояльности клиентов приходилось только мечтать

Команда не намеревалась сдаваться. Требовалось кардинально пересмотреть рабочие процессы, чтобы конкурировать не только опытом, но и безупречным качеством при строгом соблюдении договоренностей.

Решение нашлось во внедрении комплексной системы управления, способной оптимизировать все бизнес-процессы. Требованиям компании соответствовала платформа Аспро.Cloud.

Этапы внедрения системы

Руководство записалось на демонстрацию вместе с директором по развитию, чтобы оценить соответствие системы специфике бизнеса. Несмотря на изучение кейсов из похожих сфер, оставались вопросы по организации процессов в агентстве полного цикла. За полчаса эксперт детально ответил на все вопросы и продемонстрировал функциональные возможности.

Следующим шагом стал выбор между самостоятельным освоением платформы и заказом профессионального внедрения. Первый путь требовал значительных временных затрат: изъятие даже одного сотрудника из рабочего процесса могло остановить выполнение проектов.

Для ускорения настройки и освоения сервиса мы обратились к специалистам Аспро.Cloud

После внедрения возникла ожидаемая сложность: сопротивление сотрудников новым принципам работы. Творческие люди не желали ограничивать свое самовыражение жесткими рамками и отказывались следовать установленным правилам.

Ситуацию разрешили эксперты Аспро.Cloud через обучающие сессии. Они показали практическое применение функционала и объяснили преимущества системы для каждого участника команды.

Решенные проблемы и результаты

Систематизация выполнения работ

Прежняя ситуация: Комплексные услуги включают 3-4 этапа и до 30 шагов. За каждое направление отвечает отдельный специалист. Запомнить степень готовности всех задач по множественным проектам практически невозможно.

Принятые меры: Использование модуля «Проекты» с созданием шаблонов для каждой услуги. Теперь исполнители видят текущий статус проекта и перечень выполненных задач. Запуск нового проекта происходит одним нажатием.