«Скан-Архив» : от персональной потребности до сотен клиентов
История создания программы
Продукт не имел внешних заказчиков — делали для себя. Потребность и первые идеи разработки появились в середине 2012 года, когда документооборот ГЭНДАЛЬФ составлял около 50000 документов в месяц. На начальных этапах рассматривались готовые продукты, представленные на рынке, но каждый раз возникали вопросы функционала, скорости работы и т.д. Окончательное решение о разработке собственного продукта было принято в конце 2012 года.
В первоначальную рабочую группу входили два программиста: один специалист со знаниями в области С# (для работы программной компоненты для Windows) и 1С разработчик. Постепенно штат увеличивался, были образованы группы, которые тесно взаимодействую друг с другом.
За год «Скан-Архив» прошел этапы
проектирования, разработки, тестирования и был успешно внедрен для внутреннего
использования. В 2014 программисты приступили к разработке тиражного решения. В
тестовую фокус-группу внедрения входили компании Ростова-на-Дону, которые уже
являлись клиентами ГЭНДАЛЬФ. Тиражная версии
«Скан-Архив» 1.0 просуществовала до 2017 года, когда на его смену пришел
«Скан-Архив» 2.0. Активность доработок второй версии продукта была настолько
высокой, что новые релизы выходили практически каждый месяц. В 2018 году
появилась третья версия программы, в которой была обновлена одна из ключевых
библиотек для распознавания, увеличена скорость работы, а также добавлено еще
несколько приятных фич. «Скан-Архив» — идеальный инструмент
для внедрения в любой бизнес-процесс. Открытый код делает его гибким к
доработкам. Версией «из коробки» пользуется менее 50% пользователей. Чаще доработке
подлежат различные отчеты, либо функционал, позволяющий удобнее прикреплять скан-образы.
Но есть и те заказчики, которые полностью меняют логику «Скан-Архива» и
подгоняют ее под свои процессы. В последнее время наиболее популярны доработки,
связанные с объединением хранения файлов бумажного документооборота и
документов ЭДО. «Аппетит приходит во время еды» — после обкатки типового
функционала на минимальном количестве документов, постепенно добавляются новые
«хотелки», соответствующие специфике предприятия или компании. «Скан-Архив» подойдет пользователям с
документооборотом более 1000 документов в месяц, а также тем, кто хочет иметь
доступ к электронным скан-образам своих документов в два клика 24/7. Программный продукт работает только
на Windows,
поэтому рабочее место обязательно должно быть оборудовано ОС Windows и
клиентом «1С». Основное требование, предъявляемое к
сканерам — наличие драйвера Twain
2.0, но если у текущего сканера данный параметр ниже, либо драйвер не
поддерживается вовсе, это не повод расстраиваться. Помимо загрузки со сканера у
«Скан-Архива» есть режим загрузки из папки, в которую сканы могут попасть с
помощью абсолютно любого сканера. ·800
мб ОЗУ должны оставаться свободными на рабочем месте оператора при всех
запущенных программах. ·4
Гб оперативной памяти — минимальные требования для комфортной скорости
обработки. Чем выше данное число, тем быстрее будет происходить распознавание
сканов. ·"1С:Предприятие
8.2″ (релиз 8.2.16 и выше) или «1С:Предприятие 8.3» (8.3.4, для расширения
8.3.13) — минимальная платформа, на которой возможно установить «Скан-Архив». ·11
конфигураций «1С» + конфигурации на их основе — количество типовых
конфигураций, для которых описана методика интеграции. Возможности
Скорость распознавания по штрихкодам,
размещенным на бумажном носителе, для прикрепления ссылок на скан-образы в базе
оставляет 2-3 секунды для одного документа. Интеллектуальное распознавание по
ключевым реквизитам занимает в среднем 20-40 секунд на скан. При этом в одном
сеансе программа может обработать неограниченное количество скан-образов. При формировании электронного архива
документов объем требуемого хранилища регламентируется размером
документооборота. Для того, чтобы понять, какой объем места на диске требуется
для хранения скан-образов мы рекомендуем отсканировать документ с желаемыми
настройками (не ниже минимальных 300 dpi с режимом оттенки серого или цвет) и это значение
умножить на планируемый объем документооборота. После покупки «Скан-Архива»
пользователь получает коробочное решение, которое может быть внедрено в базу
как силами заказчика, так и нашими специалистами. Все возможные вопросы,
касающиеся внедрения и настройки, отражены в 130 страницах руководства, которое
идет в комплекте с программным продуктом. Уже более 7 лет работать со «Скан-Архивом» всем пользователям помогает техническая поддержка. Работа с обращениями производится по почте sa@gendalf.ru. В данном формате поддержка является бесплатной. Специалисты поддержки рассматривают типовые вопросы и предоставляют консультации по работе, не касающиеся доработок, также допускается анализ проблемы в рамках удаленного подключения до 30 минут. Итогом удаленного подключения будет являться перечень рекомендаций по решению вопроса. Каждый пользователь хотя бы однажды обращался в техническую поддержку, так как именно здесь формируются лицензии для работы с продуктом. Для обращения достаточно указать наименование и ИНН организации, а также регистрационный номер и/или пин-код продукта, который выдается каждому пользователю при покупке ПО. В арсенале специалистов технической поддержки более 100 выделенных инструкций, более 50 заготовок для быстрых ответов, а также ряд видеороликов, которые специалисты ТП записали для наглядности процессов настройки и работы с ПО. За
восемь лет на рынке программных продуктов «Скан-Архив» купили, установили и
успешно использовали сотни компании. География клиентов представлена 139
населенными пунктами от Хабаровска до Калининграда. В разрезе отрасли, чаще
всего за программой обращаются представители производственного сегмента, машино-
и приборостроения, а также агропромышленного комплекса.
Эволюция
программы
Кому
подходит «Скан-Архив» и что потребует?
Технические
требования Скан-Архива
