Бизнес онлайн: 5 шагов, как компаниям перейти на «удаленку»

Удаленная работа уже стала нормой для многих компаний. Примерно 60% работодателей по всему миру внедрили этот формат работы, так как он открывает новые горизонты для привлечения талантливых специалистов не только внутри страны, но и за рубежом. Однако есть и те, кто считает, что удаленная работа снижает эффективность из-за невозможности контролировать сотрудников и потери коммуникации. В этой статье мы расскажем, как правильно организовать переход на удаленную работу, чтобы сохранить продуктивность.

Шаг 1. Создание плана перехода

Перед тем как переводить сотрудников на удаленную работу, необходимо подготовить четкий план. В нем нужно указать:

• Готовность бизнеса. Оцените, какие задачи и процессы можно перевести в удаленный формат, а какие требуют физического присутствия.
• Тип работы. Решите, будет ли вся команда работать удаленно или только некоторые сотрудники.
• Этапы перехода. Определите, начнется ли удаленная работа с конкретных отделов или сразу охватит всю компанию.
• Кто будет контролировать процесс. Назначьте команду, которая будет отвечать за организацию перехода и решение возникающих вопросов.
• Приоритетность задач. Распределите задачи по степени важности и срочности, чтобы избежать потери ключевых процессов в переходный период.
• Меры для экстренных ситуаций. Определите, как будут организованы коммуникации, как поддерживать отношения с клиентами, как отслеживать результативность работы.

Разработанный план обеспечит слаженность действий и минимизирует риски.

Шаг 2. Оформление документов

Переход на удаленную работу должен быть зафиксирован в соответствии с Трудовым кодексом. Для этого необходимо:

1. Получить согласие сотрудников. Каждый сотрудник должен дать письменное согласие на удаленную работу, если это инициирует работодатель.
2. Документы при инициативе сотрудника. Если сотрудник сам попросил перевести его на удаленный формат работы, он подает заявление, а работодатель издает приказ.
3. Условия в дополнительном соглашении:

• Указать график работы и место, где сотрудник будет выполнять свои обязанности.
• Описать способы взаимодействия с коллегами и отчетности.
• Обеспечить сотрудника необходимыми средствами для работы (например, техникой).

Эти шаги помогут вам оформить процесс перехода юридически правильно.

Шаг 3. Обеспечение технической подготовки

Для эффективной удаленной работы сотрудники должны иметь доступ к необходимому оборудованию и программам. Важно:

• Обеспечить сотрудников ноутбуками, гарнитурами, камерами.
• Проверить все программы, которые будут использоваться для работы.
• Обеспечить доступ к корпоративной электронной почте и другим нужным сервисам.
• Перевести все документооборот на электронный формат, чтобы сотрудники могли работать с документами удаленно.

Готовность технической инфраструктуры — залог успешной удаленной работы.

Шаг 4. Переход на удаленную работу

После того как подготовка завершена, можно начинать переход к удаленной работе. Чтобы это было комфортно для сотрудников, необходимо:

• Провести обучение для сотрудников по работе с нужными сервисами и программами.
• Четко ставить задачи и контролировать их выполнение.
• Регулярно проводить видеоконференции, чтобы поддерживать общение.
• Вести ежедневную отчетность для оценки результатов работы.

Эти шаги помогут обеспечить плавный переход и сохранить высокий уровень эффективности.

Шаг 5. Эффективное управление удаленной командой

Удаленная работа требует особенного подхода к управлению командой. Чтобы не потерять связь с сотрудниками, нужно:

• Объяснить сотрудникам, почему компания переходит на удаленную работу, и как это повлияет на их обязанности.
• Проводить групповые онлайн-встречи, чтобы поддерживать командный дух.
• Регулярно информировать сотрудников о результатах работы компании.
• Уважать доверие сотрудников и не вводить излишний контроль.

Эти действия помогут сохранить мотивацию команды и повысить результативность.