Как составить должностную инструкцию которая помогает бизнесу
Чтобы решить задачу, обычно пробуют делегировать часть ответственности, нанимать руководителей, и создавать систему мотивации.
Без должного фундамента, о котором мы сейчас поговорим, выходит что затраты увеличиваются, сотрудники не понимают что от них хотят, поэтому продуктивность растёт по принципу «бег не месте с препядствиями». Руководитель зашивается еще больше, думаю что все вокруг лентяи и недостаточно компетентны.
В чём проблема?
Дело в том, что в 90% случаев, ни один сотрудник, кроме бухгалтера, не до конца понимает, что должен делать, где его зона ответсвтенности и какой продукт должности он должен приносить в компанию.
За это должна отвечает должностная инструкция. (В конце я покажу свой пример ДИ)
Может скачать готовую инстуркцию?
На что чаще всего жалуются владельцы компаний даже с опытом? Конечно же, о возникшем хаосе, и причиной его становится именно отсутствие правильной должностной инструкции.
Как так?
Любой шаг в пределах предприятия должен приносить пользу. А что делают стандартные должностные инструкции? Абсолютно ничего, ими не пользуются даже при возникновении спорных моментов.
Основная задача должна состоять в распределении обязанностей. Согласно такой инструкции сотрудники знают, в чем состоит их зона ответственности.
Скажу проще. В детстве все мы играли во дворе в «земли». Где нужно бросать ножик в песок и очерчивать свою территорию. Заходить за границы которой было категорически запрещено.
Важное правило игры в бизнес: Сотрудник не имеет права лезть в чужие функции, без согласования с руководителем. Это противоречит принципам разделения функций и обесценивает смысл ДИ.
Какие проблемы возникают из-за отсутствия разделения функций
- Все стараются делать все подряд, из-за чего и возникает тот самый хаос, снижается общая эффективность деятельности.
- При отсутствии ответственных лиц никто не виноват, не с кого спросить.
- Не распределенные функции(задачи) попросту не выполняются и притормаживают деятельность компании.
И что самое главное, когда нет разделения по функциям, очень сильно страдает мотивация у работников. Их деятельность замедляется, они постоянно перерабатывают, либо спорят о том, кто что сделал, и это приводит к психологической усталости, и как следствие к выгоранию.
Наверняка кажется из вас слышал фразы от своих сотрудников «Почему это должен делать я?», «Это не моя обязанность», «Я не успел сделать работу, потому что делал что-то другое!».
Чего он, собственно говоря, и не должен был делать. Вам знакомы все эти истории? А ведь это как раз признаки того, что в компании отсутствует разделение функций.
Как должна выглядеть стоящая должностная инструкция?
В тексте ДИ обязательно должен присутствовать перечень функций, за которые несет ответственность конкретный сотрудник. Это и есть та самая зона ответственности, в которой он должен находиться.
Рамки своих должностных обязанностей переходить он не должен. Именно в этой зоне работник принимает решение и несет за него ответственность.
При возникновении проблем он обязан самостоятельно искать выходы и решения, которые помогут исправить ситуацию. А к руководителю он должен прийти уже с готовым результатом, а не с кучей вопросов.
Когда отсутствует решение задачи самостоятельно в рамках своей должности — это ровносильно отсутствия работы, а значит и не будет выплаты сотруднику.
Ценный конечный продукт
Важно также описать ценный конечный продукт для каждого сотрудника. Вы сможете сравнить полученный результат с теми ожиданиями, которые возлагали на работника. Поймете, справляется работник или нет.
Я в своей компании прописал в ДИ такой конечный продукт, пояснив, за что я буду оплачивать деньги.
Если это менеджер по продажам, он не будет получать деньги только за консультацию или за оформление сделки, даже с предоплатой. Его конечный продукт — сделка в закрытом виде с подписанными договорами, документами, без каких-либо задолженностей и выполненная по всем правилам, установленным в политике компании.
Для монтажника кондиционера конечным продуктом будет считаться полноценно введенной в работу прибор за требуемый период времени.
Пример должностной инструкции
Кому интересно как выглядит ДИ на бумаге и на Онлайн платформе — можете скачать мой пример инструкции.
А я желаю вам порядка в бизнесе, высокой рентабельности)