Как превратить рутинные задачи product менеджера в рок-н-ролл?

7 советов тем, кто не знает, как «оживить» рабочие процессы

Рассмотрим варианты оптимизации рабочих процессов, представив себе product менеджера в стартапе, занимающемся разработкой ПО и всю команду, которая вовлечена в процессы. Итак, с чего же начать горемычному продуктовику, если что-то пошло не так?

Пересмотреть приоритеты

Не стоит лишний раз напоминать о важности приоритезации задач. Все и так знают, что это упрощает процессы и увеличивает эффективность. Однако иногда стоит задуматься об используемом методе приоритезации и, возможно, научиться чему-то новому. Может, то, что вы полгода ставите на первое место в список приоритетов, гроша ломанного не стоит?

Разобраться с приоритетами помогают известные и не очень способы приоритезации задач и требований.

Попробуйте сделать анализ с помощью закона Парето, который поможет в выявлении важных и легко реализуемых задач. Согласно принципу, 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий - это лишь 20% результата. Этот закон позволяет принимать решения на основе фильтрации задач по разным критериям.

Можно обратиться к диаграммам “анализа корневых причин”. Их еще называют диаграммами “рыбьей кости” или диаграммами Исикавы. Технология помогает определять причины возникновения проблем и наиболее явные связи между задачами.

Сперва следует выписать проблемы, которые надо избегать. Потом определяются причины, группируются по специальным критериям и определяется корень проблемы.

Изучив эти и другие техники приоритезации, вам также наверняка интересно будет открыть для себя полезные инструменты, которые придумали специально для выявления потребностей приоритезации.

Пример такого инструмента визуализации приоритетов предлагает универсальная платформа для product менеджеров – Hygger.io. Инструмент Backlog Priority Chart отражает все ваши идеи, используя удобные шкалы Value и Efforts и 4 квадранта:

• Quick Wins – для идей с высоким Value и низким Efforts. Такие задачи обычно первоочередные.
• Big Bets – для идей с высоким Value и Efforts. Это второочередные задачи, делать их придется дольше чем Quick Wins, но зато польза от них будет такая же большая.
• Maybes – для идей с низким Value и Efforts. Эти задачи не дадут особой пользы, поэтому к ним можно вернуться по мере выполнения более важных.
• Time Sinks – для идей с низкой полезностью, но с высокими трудозатратами. О таких задачах лучше вообще забыть.

Очень часто случается так, что один инструмент может полностью поменять расстановку дел. Если это не помогло - возможно, пора подумать о глобальном - о смене методологии управления.

Освоить новую методологию

Пересмотреть метод управления проектом или продуктом – задача, которая многим кажется нереальной. Но иногда стоит рискнуть и попробовать что-то новое. Попробуйте обсудить это вместе с project менеджером и разработчиками.

Универсального совета не может быть, ведь каждый проект уникален. Есть методологии, которые подойдут всем типам проектов в разных областях, а есть узкоспециализированные. Логистам подойдет одно, разработчикам софта совсем другое.

Есть основные методологии управления проектами. Если вы давно «зациклены» на одной из них, все-таки постарайтесь «примерить» что-нибудь новое. Вдруг это то, чего не хватало.

Здесь не нужно “открывать континенты”, можно рассмотреть 4 самые популярные методологии:

• Гибкая методология управления проектом – Agile с популярными Scrum и Kanban.
• Традиционная (Каскадная) методология
• Методология PRINCE2
• Метод быстрой разработки приложений RAD (Rapid Application Development)

Попробовать новые инструменты

И снова об инструментах. Хорошие инструменты и сервисы для управления придуманы для того, чтобы делать работу менеджеров продуктов, разработчиков, дизайнеров и других специалистов легче и интереснее. Может быть, самое время подумать об альтернативных вариантах? Ведь очень часто мы хватаем «что попало», просто смотрим на опыт конкурентов или обращаемся к самых «заезженным» вариантам, не зная, как много полезного таят в себе другие ресурсы.

Вот несколько платформ, которые помогут превратить унылые таски в увлекательные рабочие процессы:

Aha.io – продукт, который обеспечивает структуру управления и стратегии продукта, управления требованиями, управление релизами и идеями. Пользователям доступны удобные дорожные карты, которые удачно соединяют большие стратегии с работой команды. В ассортименте компании - роадмапы для продуктовых менеджеров, разработчиков, маркетологов и производственников.

Asana также предлагает визуализировать продуктовые процессы с помощью ярких Kanban досок. Здесь можно удобно отслеживать время и использовать календарь событий. Благодаря широким интеграционным возможностям, платформа позволяет собирать письма, файлы, тикеты, проекты и многое другое в одном месте. Также пользователи отмечают удобные репорты и систему отслеживания прогресса задач.

Hygger.io – единственная платформа для управления одновременно для product менеджеров и команд разработчиков. Это универсальный сервис, который предлагает удобную систему планирования, приоритезацию идей и функций, использование роудмапа для product менеджеров, а также полноценный Scrum и Kanban для разработчиков. Также в Hygger есть удобные функции time tracking, work in progress limits, swimlanes, burndown charts и многие другие. Все это делает его функциональнее и полезнее, чем Jira или Trello. Hygger может быть смело использован сразу всеми членами команды: от разработчиков до hr.

Пересмотреть митинги

От концепции до частоты проведения. Безусловно, ни одна переписка или звонок не заменит живого обсуждения внутри команды.

Помните, что любое совещание с командой должно соответствовать важным принципам:

• Принцип синергии, который простыми словами можно описать так: одна голова хорошо, а две лучше. Собрания нужны, поскольку групповое мышление дает больше эффекта, участники дополняют друг друга и в процессе дискуссии рождаются новые идеи.
• Принцип сплоченности. Любой митинг является отличным инструментом сплочения и формирования командного духа.
• Принцип понятности. Это про то, что совместное собрание для многих – это шанс узнать про глобальную стратегию, планы и курс компании, понять ценности и ближайшие перспективы. Принцип понятности помогает избежать неизвестности.

Подумайте о том, в тот ли день проводится ваше собрание, в тот ли час. Может, его стоит организовывать чаще или наоборот реже. Соберите обратную связь от коллег.

Поменять тайминги

Никто не требует отодвигать дедлайны или сокращать нагрузки. Проработав вопросы приоритезации, вы сможете понять какие варианты могут быть для проработки тех или иных задач, для сокращения или увеличения митингов и так далее. Время - один из самых важных ресурсов и с ним нужно научиться обходиться правильно.

Добавить больше неформального общения

Возможно, ваша даже самая скучная и затяжная задача получит новое дыхание уже в ближайший понедельник, если в пятницу вы соберете команду на небольшой тим-билдинг в новый бар или квест-рум. Такое предложение лучше сделать в середине недели, чтобы все смогли спланировать свое время (это также к вопросу о распределении времени).

Хороший тимбилдинг - повод отвлечься и в неформальной обстановке выявить возможные причины торможения рабочих процессов.

Найти хорошую книгу

Если все перечисленное не помогло “оживить” ваши рабочие процессы - следует обратиться к экспертам. Хорошая книга точно не станет лишней. Вот некоторые примеры литературы, которая будет полезна:

• Тимоти Феррис «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе „от звонка до звонка“, жить где угодно и богатеть».

Этой книге недавно исполнилось 10 лет, но она до сих пор не потеряла актуальность, и в ней каждый управленец найдет для себя что-то важное. На страницах своей работы Тимоти Феррисс настаивает: лучше предлагать решения, чем спрашивать чужого мнения.

• Рори Ваден «Прокрастинируйте сознательно: 5 условий, увеличивающих количество времени».

Автор предлагает не относиться к времени как к ограниченному ресурсу, а воспользоваться уникальными приемами, которые позволят увеличить ваши временные отрезки в разы.

• Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».

Едва ли можно прожить рабочий день без стресса, но автор этой книги, признанный классик бизнес-литературы, вызывает доверие. Книга учит разбираться с рутинными задачами, приводить дела в порядок и находить «свежее дыхание».

• Стивен Прессфилд «Делай дело».

Отличный вариант книги «выходного дня» для менеджеров продуктов и всех, кому примерил на себя роль управленца. Автор учит правильно расставлять приоритеты и не откладывать на потом важное.

• Майкл Флокер. «Сладкая жизнь. Настольная книга гедониста»

Эта книга не имеет отношения к темам продуктивности или улучшения рабочих процессов. Она учит вовремя останавливаться тогда, когда совсем тяжело и пересматривать свою жизнь. Это сатирическое произведение, которое поможет одолеть рутину в работе и быту.

Надеюсь, перечисленные советы помогут, если не добиться полного рок-н-ролла в работе, то хотя бы точно избежать рутины и открыть что-то новое в себе, рабочих процессах и окружающем мире.

А как вы справляетесь с рутиной и оптимизируете работу? Какими полезными методологиями и инструментами пользуетесь? Делитесь в комментариях!