Российская система управления проектами. Кейс «Первой Формы» — альтернатива Jira и MS Project
«Первая Форма» — российская продуктовая ИТ-компания. Разрабатывает, внедряет и поддерживает одноименную BPM-систему.
Автоматизирует проектное управление, СЭД, CRM, деловые коммуникации, HRM, Service Desk, корпоративный портал, работу с задачами.
Среди клиентов — ДРТ, Фонд «Сколково», «ВкусВилл», «Лэтуаль», «Спортмастер» и другие крупные компании.
«Первая Форма» объединяет все этапы работы с клиентом — от первого касания до техподдержки
В нашем проектном управлении можно выделить два направления, клиентское и внутреннее. Основное для нас — разработка решений для клиентов, поэтому сегодня поговорим именно о них.
Управление проектами связано с CRM, где мы заводим договор и прописываем стоимость услуг своих специалистов.
Сначала мы добавляем данные по договору, а затем одной кнопкой создаём паспорт проекта. В нём система автоматически делит стоимость на ставки вовлечённых специалистов и рассчитывает плановые часы на каждого.
В паспорте можно выставить атрибуты: метод ведения, сроки, сложность и так далее. Здесь же можно создать задачи, привязать их к проекту и добавить в исполнители коллег. Чтобы забронировать сотрудника на проект, есть два метода: У каждой проектной задачи есть свой маршрут жизненного цикла, который вписывается в общий проект, и атрибуты: исполнитель, даты выполнения, привязка к проекту и отдельному клиенту, спецификация. По ним мы ищем задачи в системе и фильтруем их — вам такое должно быть привычно по работе в Jira. Также задачи можно представить в виде Kanban-доски. Количество столбиков и переходы между ними тоже редактируются. В нём хранятся ставки, отработанные часы, себестоимость, маржинальность проекта. Из паспорта мы можем перейти в карточки задач и посмотреть, сколько времени на них потратили коллеги. Мы фиксируем трудозатраты в индивидуальных табелях, чтобы система корректно считала фактическую стоимость проекта и наш запас ресурсов. Сроки и переходы между этапами контролируем в диаграмме Ганта, на которую выводятся и подзадачи тоже. Управлять проектом можно прямо с неё: перемещать сроки с автоматическим перерасчётом дат для других этапов, добавлять задачи и даже отслеживать актирование и сроки получения средств на расчётный счёт. В «Первой Форме», как в Jira, есть визуальный редактор процессов, где указываются переходы между этапами, вовлечение специалистов, согласования и условия. Достаточно один раз настроить процесс, и система сама проконтролирует весь путь движения проекта и уведомит всех заинтересованных лиц. В «Первой Форме» также есть комментарии к задачам. С их помощью мы точечно управляем командой проекта, обсуждаем детали, привлекаем коллег и даже делегируем всю задачу — новые участники увидят все комментарии, за это можно не переживать. Сюда же мы прикрепляем и сопутствующие файлы, которые можно редактировать прямо в системе благодаря P7, российскому редактору. Версии тоже можно просмотреть и сравнить между собой. Обсудить проект и уточнить детали и сроки мы можем как в комментариях, так и через встроенную ВКС. В ВКС можно пригласить внешних пользователей со стороны клиента. Регистрироваться нигде не нужно — достаточно открыть ссылку. Звонок можно записать и прикрепить к задаче, чтобы затем разобрать. Нужен протокол встреч или скринкаст решения — все знают, что надо идти в раздел «Работа по проекту». Отдельно мы выносим Устав, техзадание и календарный план-график — они отображаются в самом начале карточки. Проектные документы и акты сдачи-приёмки мы подписываем нажатием одной кнопки с помощью интегрированной ЭЦП. Действовать вслепую не приходится, так как в системе сразу отображается название акта, статус и размер выплат по нему. У наших клиентов тоже есть доступ в систему. Они могут сформировать задачу прямо в системе, выставить оценку и следить за выполнением. Они принимают активное участие в жизни проекта и всегда в курсе статуса задачи, маршрута и оставшегося объёма работы. Когда мы завершаем определённый этап, клиент должен это подтвердить своим акцептом — так процессы становятся прозрачнее. Из бэклога мы привязываем задачу к клиентскому проекту, чтобы она отобразилась на диаграмме Ганта. Для каждой проектной команды настраиваем в задаче свои атрибуты: запланированные трудочасы, исполнителя, метод работы над задачей. Что ещё мы хотим сказать о проектном управлении в «Первой Форме»: Остались вопросы? Пишите их в комментариях :)
В рамках проектного управления можно ставить подзадачи для смежных подразделений
Отслеживаем прогресс и управляем бюджетом с помощью паспорта проекта
Автоматизация проектного управления
Коммуникации в команде в рамках проектного управления
Операционный директор может подписать документы прямо в системе
Бэклог в «Первой Форме» доступен и сотрудникам, и заказчикам проекта
Мы знаем, что полная замена Jira невозможна, поэтому мы оставили возможность интеграции с ней по API
