Автоматизировали управление проектами и ресурсами для НИИ
К нам обратился научно-исследовательский институт электроэнергетики с филиалами в нескольких городах. Специалисты НИИ разрабатывают инновационные технологии и оборудование, направленные на повышение эффективности энергосистем, снижение потерь при передаче тока и улучшение экологичности производства.
Использование MS Project и YouGile одновременно замедляло проектную работу
Для управления задачами в НИИ использовали YouGile, для букинга сотрудников — Microsoft Project, для коммуникаций с заказчиками — почту и мессенджеры. Сотрудникам приходилось дублировать информацию, а руководители не могли, когда нужно, отследить общую картину по активным проектам и их стадиям.
«Вишенкой на торте» стал уход иностранного вендора. Осенью 2023 года Microsoft прекратил обслуживание российских компаний, поэтому в НИИ были вынуждены отказаться от MS Project и оперативно искать замену из Реестра российского ПО. Приоритет отдавали решению, где было бы и управление проектами, и ЭДО, и CRM.
В системе настроили конструктор проектных работ и кастомный канбан
В НИИ каждый проект состоит из 60+ задач. Для всех видов проектных работ в систему загружен свой шаблон. Сотрудникам не нужно вручную создавать и описывать задачи. «Первая Форма» автоматически создаст их и проставит очередность. В карточку проекта сотрудник вносит дату начала работы, указывает количество дней и отмечает, учитывать ли выходные и праздники. На основе этой информации система сама рассчитывает дату сдачи работы. Сотрудники визуально отслеживают прогресс работы на кастомной канбан-доске или в карточке проекта, в разделе «Дополнительный статус». НИИ выполняет одновременно несколько заказов, каждый из которых требует участия специалистов из разных отделов и может длиться до нескольких лет. Мы настроили ресурсное планирование, чтобы менеджеры могли видеть загрузку каждого сотрудника на недели вперёд и находить свободных специалистов с нужными компетенциями. Цвет проекта задаётся в его карточке. Это помогает быстро находить нужные проекты в системе планирования, что удобно при работе над несколькими задачами сразу. Отпуска сотрудников включают в ресурсное планирование. После согласования графика на год руководитель вносит в систему даты отдыха своей команды и распределяет задачи с учётом реального присутствия людей на рабочем мест Каждый заказ проходит внутреннее согласование перед презентацией результатов клиенту. Чтобы ускорить этот процесс, мы настроили матрицу согласования для каждого типа работ. Если всё в порядке, сотрудники готовят закрывающие документы. По условию договора НИИ должен со своей стороны подготовить заказ-наряд. Это документ, в котором указываются права и обязанности обеих сторон, техзадание и расчёт стоимости. Сотрудник готовит заказ-наряд прямо в «Первой Форме». Он фиксирует этапы проекта и вносит информацию по каждому из них. Часть полей заполняются автоматически, данные подтягиваются из карточки проекта и договора. Также система сама указывает подписантов в зависимости от того, какие отделы выполняли работу. В конце сотрудник одним кликом выгружает печатную форму документа. Он может просмотреть её во встроенном редакторе. Завершив работу, сотрудник отправляет письмо с документами и отчётом через встроенный почтовый клиент. Он связывает это письмо с задачей «Сдача работ». После отправки статус задачи автоматически меняется на «Выполнено». Коммуникации с клиентом происходят через встроенный почтовый клиент. За счёт этого вся переписка хранится в одном месте Проектные команды теперь работают в едином цифровом пространстве. Это позволило: А как у вас построено проектное управление?
Заменили Microsoft Project для управления загрузкой команды
Автоматизировали сдачу работ заказчику
Итого в системе автоматизировано