Внедрили HRM-систему для управления сотрудниками на объектах сервисной компании
Решение подойдёт для курьерских служб, доставки еды, управляющих компании ЖКХ и других сервисных организаций.
HR-процессы не были автоматизированы: вручную выполняли всё — от найма до планирования работ
Увеличивая присутствие в разных регионах России, компания столкнулась со следующими проблемами в работе с персоналом.
Хаотичный процесс найма
При создании заявки на подбор каждый менеджер сам описывал требования к должности; шаблонов не было, поэтому вакансии были составлены по-разному и требования отличались.
Рекрутеры работали на платформах для поиска сотрудников через свои личные кабинеты; вручную размещали вакансии, проверяли отклики и переносили данные из разных систем в Excel.
Неэффективная координация на объектах
В компании один координатор курирует несколько объектов, за каждым из которых закреплена команда выездных специалистов — клинеров, грузчиков, электриков. Их табели работ координаторы составляли вручную. Это отнимало много времени и не исключало ошибки.
Специфика работы координаторов не позволяла им эффективно следить за трудовой дисциплиной. Они редко находились за компьютером, постоянно перемещаясь по объектам, и не могли регулярно проверять отчёты со СКУД.
Отсутствие системы для контроля внеплановых поручений
Помимо указанных в договоре работ у клиентов часто возникали дополнительные задачи. Например, заменить лампочки или срочно подготовить помещение к мероприятию. Так как поручения давали по телефону или в мессенджере, запросы часто путали и теряли.
Процессы подбора, найма и увольнения стандартизировали и перевели в одну систему
Шаблонизировали создание вакансий
Теперь координатор указывает основные требования, HR-специалист добавляет информацию о зарплате, а все остальные параметры (адрес объекта, должность, график, требования) подтягиваются из справочников системы. Благодаря интеграции с платформами по поиску работы через API, рекрутер одним кликом размещает объявление сразу на HeadHunter, Авито и других джоббордах. Больше не нужно тратить время на переключение между разными аккаунтами — все действия выполняются в одном интерфейсе. Система подсказывает, какие данные нужны для каждой площадки. Отклики со всех площадок по поиску работы также собираются внутри системы. По каждому соискателю формируется задача с полной историей взаимодействия: звонки, сообщения, итоги собеседований. При положительном решении кандидат направляется к координатору объекта для финального собеседования. После собеседования кандидат может сразу заключить договор — он создает электронную подпись через Госуслуги, а координатор загружает его документы в систему. Договор подписывается с помощью ЭП Контур.Сайн. Информация автоматически передается в 1С: ЗУП для корректного учета и расчетов. Система самостоятельно распределяет задачи на онбординг между подразделениями: служба безопасности оформляет пропуск, АХГ готовит рабочую форму — без напоминаний. По такому же принципу происходит и увольнение: координатор только инициирует процесс, а система сама уведомляет ответственных за документы, аннулирование доступов и финальные расчеты. На объектах, обслуживаемых компанией внедрена СКУД BioTime с распознаванием лица. Благодаря интеграции со СКУД система фиксирует опоздания и прогулы работников, оповещая координатора. Обычно он находится на объекте или в пути, поэтому просмотреть уведомления и быстро найти сотрудника на замену может в мобильном приложении. В конце месяца данные о фактически отработанном времени загружаются из системы в 1С: ЗУП. На основе этих данных бухгалтер начисляет оплату. Координатор вносит отгул или больничный сотрудника в систему, где сразу видит лимит доступных ему выходных дней. Документирование всех отсутствий гарантирует корректное начисление оплаты и исключает риск ошибочных штрафов. Актуальный календарь отсутствий помогает руководителям заблаговременно планировать рабочую нагрузку и эффективно перераспределять задачи между доступными сотрудниками. Теперь все поручения клиенты компании оставляют прямо в системе. К задаче они могут прикрепить фотографии, схемы или инструкции. Такой подход обеспечивает полную сохранность истории поручений, исключает потерю информации и позволяет контролировать статус в реальном времени. Вся коммуникация ведётся в одном месте, что упрощает контроль качества и планирование работ. Подробнее о том, как автоматизировать полный цикл кадровых и HR-процессов в BPM-системе →
Настроили работу со всеми джоббордами в едином интерфейсе
Автоматизировали приём на работу, онбординг и увольнение
Автоматизировали контроль смен, управление больничными и отгулами
Контроль смен с помощью интеграции со СКУД
Управление отсутствиями выездных специалистов
Перевели в единую систему коммуникации с клиентами и контроль поручений
Результаты внедрения единой HRM-системы для управления сотрудниками на объектах