Электронная цифровая подпись (ЭЦП) стала важным инструментом для бухгалтеров и руководителей. В этой статье команда 42Clouds расскажет, что такое электронная подпись и как с ней работать.

Переход на электронные документы привел к необходимости нового способа заверения. Для того чтобы не тратить время на распечатывание и подпись бумаг, придумали электронную подпись. Она является цифровым аналогом обычной подписи и широко применяется:

1. при подписании накладных, актов и других документов;
2. при сдаче отчетности;
3. для регистрации онлайн-касс;
4. при участии в торгах;
5. на государственных порталах и в других ситуациях.

С помощью электронной подписи можно легко установить, кто заверил документ. Если после подписания в него внесли изменения, не составит труда выяснить, кто и на каком основании это сделал.

Как выглядит электронная подпись

Электронная подпись — это уникальная последовательность букв и цифр. Она может быть встроена в документ в формате .sig, и тогда ее можно просмотреть. В другом случае это файл с расширениями .sig, .sign или .p7s, прикрепленный к документу. Для создания подписи используется закрытый ключ, а проверяется она с помощью открытого ключа, указанного в сертификате.

Преимущества электронных подписей

Главное достоинство ЭЦП — это ее юридическая сила. Документы с электронной подписью можно смело учитывать в работе и использовать при проведении различных операций. Среди других преимуществ:

1. высокий уровень защиты, снижающий риск подделки;
2. отсутствие ограничений при участии в торгах и работе на государственных порталах;
3. удобная обработка любых видов документов, включая отчетность для ФНС и СФР.

Электронная подпись повышает безопасность документооборота и защищает от мошенничества.

Виды ЭЦП и их особенности

ЭЦП бывают нескольких видов, различающихся степенью защиты:

1. Простая электронная подпись — используется для входа на сайты и сервисы. Это логин с паролем или код. Уровень защиты минимальный.
2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись — подходит для заверения документов и юридически значимых действий. Ее можно использовать только при наличии соглашения между сторонами.
3. Усиленная квалифицированная электронная подпись — имеет самую высокую степень защиты. Она принимается без ограничений. Для получения такой подписи нужно обратиться в удостоверяющий центр.

Применение электронной подписи

ЭЦП широко применяется для входа в личные кабинеты на сайтах и на госпорталах. Она позволяет отказаться от посещения государственных учреждений для подачи документов. Для юридических лиц наличие ЭЦП открывает доступ к следующим возможностям:

1. участие в государственных закупках;
2. работа с госпорталами;
3. отправка отчетности через 1С;
4. регистрация онлайн-кассы;
5. ведение электронного документооборота.

Как внедрить ЭЦП

Для начала использования электронной подписи нужно:

1. Обратиться в удостоверяющий центр.
2. Получить сертификат ЭЦП.
3. Установить на компьютер необходимое программное обеспечение.

Подписание pdf-документов

Для подписания pdf-документов требуется программа «КриптоПро PDF», которую можно приобрести у поставщиков программных решений. Также нужно настроить программы Adobe Reader и Adobe Acrobat для работы с pdf-документами. Порядок подписания:

1. Откройте pdf-документ в Adobe.
2. Нажмите «Заполнить и подписать».
3. Выберите сертификат.
4. Укажите область для подписи и подтвердите действие.

Другие программы для подписания

Кроме «КриптоПро PDF», существуют другие программы, которые также позволяют подписывать электронные документы. Они поддерживают подписание любых форматов, возможность пакетного подписания нескольких документов и проверку статуса сертификата.

Онлайн-сервисы для подписи

Онлайн-сервисы для ЭЦП — это удобное решение, когда нужно срочно заверить документ. Они работают круглосуточно, и подписать документ можно с любого устройства. Процесс подписания:

1. Загрузите документ в онлайн-сервис.
2. Активируйте сертификат.
3. Скачайте готовый документ.

Заключение

ЭЦП — это удобный и надежный способ подтверждения подлинности электронных документов. Регулярно проверяйте срок действия сертификата и обновляйте необходимое программное обеспечение, чтобы всегда иметь возможность заверить нужные документы.