Если ценный сотрудник компании собирается переехать за границу, работодатель может использовать несколько вариантов оформления. У каждого способа свои преимущества и подводные камни. В статье от команды 42Clouds мы рассмотрим 4 основных метода сотрудничества с удаленным сотрудником, а также все ключевые юридические нюансы и возможные риски.

Оформление по трудовому договору: дистанционный режим работы

При удаленном трудовом договоре с сотрудником, находящимся за границей, нужно учитывать ряд особенностей. Для этого потребуется перевести сотрудника на дистанционный режим и заключить дополнительное соглашение, в котором указываются:

1. режим и место работы;
2. методы взаимодействия;
3. условия обеспечения техникой и программами;
4. причины, по которым сотрудник может быть уволен.

Риски

Минтруд не приветствует трудовой договор с сотрудниками, проживающими за пределами РФ. В письме Минтруда от 09.09.2022 № 14-2/ООГ-5755 говорится, что оформление таких сотрудников по трудовому договору противоречит закону и может нести риски для российского рынка труда.

Дело в том, что трудовое законодательство России применяется только на ее территории, если иное не установлено законом или международными соглашениями (ст. 13 ТК РФ).

Нюансы

Хотя Минтруд не одобряет этот подход, он и не запрещает его. Чтобы снизить риски, можно:

1. Ссылаться на ст. 208 НК РФ, по которой доходы дистанционных работников от российской компании считаются доходами от источников в РФ.
2. Оформлять трудовой договор во избежание штрафов за подмену трудовых отношений гражданско-правовыми, так как это нарушение (штраф — до 100 тыс. руб., ст. 5.27 КоАП РФ).

НДФЛ

С 2024 года доходы сотрудников, работающих по трудовому договору за границей, облагаются НДФЛ, независимо от их налогового статуса. Ставка НДФЛ — 13% или 15%. С 2025 года она будет зависеть от дохода и составит от 13% до 22%.

Трудовой договор: зарубежная командировка

Второй вариант — оформить для сотрудника, уезжающего за границу, длительную командировку (ст. 166 ТК РФ). Работодатель оформляет приказ с указанием сроков и цели поездки.

Риски

Отправляя работника в командировку, нужно учитывать:

1. Командировка отличается от дистанционной работы. Если работник выезжает для выполнения своих обычных задач, то командировка не подходит, это дистанционная работа.
2. Срок командировки указывается в приказе, даже если он предварительный.

Нюансы

Длительная командировка может дорого обойтись работодателю: нужно компенсировать расходы на проезд, проживание, питание, страховку и пр., что закреплено ст. 168 ТК РФ. За сотрудником сохраняются его место и зарплата.

Налоги

Работодатель удерживает НДФЛ, поскольку зарплата сотрудника считается доходом от источника в РФ.

Гражданско-правовой договор (ГПД)

ГПД отличается от трудового договора, он не устанавливает обязанностей, графика или гарантий, свойственных трудовым отношениям. Специалист выполняет услуги по договору и получает оплату за них.

Риски

Если сотрудник выполняет ту же работу, что и при трудовом договоре, это может быть признано подменой трудовых отношений, а это нарушение (штраф до 100 тыс. руб., ст. 5.27 КоАП РФ). Это может вызвать вопросы у налоговых органов, так как ГПД позволяет избежать страховых взносов.

Нюансы

ГПД можно обосновать двумя аргументами:

1. Российское трудовое законодательство действует только в России (ст. 13 ТК РФ).
2. Работодатель не может обеспечить безопасность на удаленной работе за границей, а это его обязанность. При ГПД сотрудник отвечает за это сам.

Налоги

С 2025 года доходы по ГПД будут облагаться НДФЛ, если выполняется хотя бы одно из условий: работник — налоговый резидент РФ, доход поступает на российский счет или российская компания выступает источником дохода.

Сотрудничество с российским ИП

Сотрудник может продолжить сотрудничество, зарегистрировавшись как ИП в России. В этом случае компания заключает с ним договор на услуги. Это позволяет сохранить профессиональные отношения, избегая рисков трудового законодательства.

Риски

Риски здесь схожи с гражданско-правовыми отношениями. Важно, чтобы сотрудничество не было подменой трудовых отношений. Сотрудник должен оформить именно ИП, так как статус самозанятого запрещает ему работать с бывшим работодателем в течение 2 лет (ст. 6 Федерального закона № 422-ФЗ).

Нюансы

Соглашение с ИП должно быть составлено грамотно, чтобы избежать переквалификации в трудовой договор. Компания должна следить за соблюдением ИП требований по налогам и страховым взносам.

Налоги

ИП самостоятельно уплачивает налоги и страховые взносы согласно своей системе налогообложения.

Итог

Итак, есть 4 способа оформления сотрудника, переезжающего за границу:

1. перевод на дистанционный режим;
2. командировка;
3. гражданско-правовой договор;
4. сотрудничество с ИП.

Каждый способ требует юридической подготовки и готовности к рискам.