4 ошибки при работе с самозанятыми, за которые ФНС оштрафует бизнес

В последние годы работа с самозанятыми становится популярным способом оптимизировать затраты на персонал. Однако, несмотря на видимые преимущества, такие отношения с самозанятыми могут привести к серьезным штрафам, если они оформлены неправильно. Федеральная налоговая служба (ФНС) активно контролирует ситуацию и легко выявляет схемы, которые маскируют трудовые отношения. В этой статье от команды проекта 42Clouds мы рассмотрим основные ошибки, которые могут обойтись в миллионы рублей штрафов, и дадим рекомендации, как правильно оформить сотрудничество с самозанятыми, чтобы избежать налоговых санкций.

Ошибка № 1: превращаем сотрудников в самозанятых одним росчерком пера

Одной из самых распространенных и дорогостоящих ошибок является попытка перевести штатных сотрудников в статус самозанятых, не меняя сути их работы. В этом случае компания пытается скрыть трудовые отношения, что является нарушением законодательства.

Пример: клининговая компания ООО «Статус» в 2020 году перевела своих сотрудников в статус самозанятых, но по сути они продолжали выполнять те же обязанности по уборке помещений. Работники продолжали работать по старым графикам, выполнять те же задачи и получать ту же оплату. Компания продолжала обеспечивать их инвентарем, моющими средствами и спецодеждой, а также контролировала весь процесс работы, включая заполнение табелей учета рабочего времени.

По результатам проверки ФНС доначислила компании 27,9 миллиона рублей за налоги, взносы, пени и штрафы. Суд признал действия компании незаконными, так как фактически трудовые отношения были замаскированы под договоры с самозанятыми.

Как избежать: Необходимо помнить, что самозанятый — это не тот же сотрудник, который выполняет те же обязанности, что и раньше, только без соцгарантий. Чтобы избежать ошибок, важно тщательно проверять, что самозанятый действительно имеет свободу в организации своей работы и что договорные отношения отражают реальную независимость от компании.

Ошибка № 2: оформляем договоры «для галочки»

Многие предприниматели ошибочно полагают, что достаточно заменить в договоре слово «трудовой» на «договор оказания услуг», и налоговая не заметит подмены. Однако ФНС обращает внимание не на название документа, а на реальные условия сотрудничества.

Типичные ошибки в договорах с самозанятыми:

• Размытые формулировки. Например, «консультирование по вопросам ЖКХ», не уточнив, какие именно консультации и по каким вопросам.
• Фиксированная ежемесячная оплата. Это характерно для трудовых отношений, где зарплата выплачивается за определенное количество рабочего времени.
• Длительные сроки сотрудничества. Для самозанятых характерны краткосрочные отношения, ориентированные на конкретные задачи.

Пример: В Кемеровской области предприниматель заключил договоры с 272 самозанятыми для оказания клининговых услуг. В договорах не было указано, какие конкретно работы должны быть выполнены, а акты выполненных работ не содержали подробностей о выполненных задачах. Работодатель также контролировал процесс работы, а не результат. В результате ФНС доначислила более 400 тысяч рублей.

Как избежать: Важно прописывать в договорах четкие условия: указывайте объем работы, конкретные задачи и результаты. Например, вместо «ведение социальных сетей» напишите «создание 20 постов для ВКонтакте с фото и текстом по техническому заданию». Вместо «консультации по налогам» — «подготовка справки о применяемых налоговых льготах для ООО».

Ошибка № 3: заставляем работать как штатных сотрудников

Когда самозанятый работает по фиксированному графику, на постоянном рабочем месте и подчиняется внутренним правилам компании, это становится явным признаком трудовых отношений. Для самозанятых характерна независимость в организации работы.

Пример: В одном фитнес-центре тренеры, работающие как самозанятые, были обязаны работать строго по расписанию, носить форму с логотипом, использовать оборудование центра и подчиняться внутренним правилам. От штатных сотрудников они отличались только тем, что у них не было записи в трудовой книжке. По результатам проверки ФНС доначислила более 1 миллиона рублей налогов.

Пример 2: В автошколе «Южный» в Курске самозанятые инструкторы работали на автомобилях школы, по утвержденным маршрутам и графикам, получали ГСМ и спецодежду. Однако они не могли легально заниматься образовательной деятельностью без лицензии, которая была только у самой автошколы. В результате ФНС доначислила 421 тысячу рублей штрафов.

Как избежать: Самозанятый должен иметь свободу в организации своей работы. Он должен сам решать, когда и как выполнять задачу. Компания имеет право контролировать только результат, но не процесс работы. Если самозанятый работает по установленному графику, подчиняется внутренним правилам компании и использует её оборудование, это нарушает законодательство.

Ошибка № 4: платим за процесс, а не за результат

Одной из главных ошибок является оплата самозанятым за время, а не за конкретный результат. Это также является признаком трудовых отношений.

Пример: В Забайкалье клининговая компания «Кристалл Клининг» работала с 84 самозанятыми. ФНС выяснила, что работники получали фиксированную оплату за «присутствие» на объектах, а не за качественно выполненную уборку. Компания контролировала процесс работы — время, проведенное на объекте, инвентарь, использованный работниками, но не результат. В итоге доначислили 2,6 миллиона рублей.

Как избежать: Оплачивайте работу самозанятого за результат, а не за время. Например, оплатите уборку конкретной площади или написание определенного количества постов, а не часы, проведенные на объекте. Самозанятый должен получать деньги за результат, а не за присутствие на рабочем месте.

Предотвращаем ошибки при работе с самозанятыми: практические советы

Для предотвращения ошибок важно тщательно оформлять отношения с самозанятыми и соблюдать несколько ключевых принципов:

• Выстраивайте реальные партнерские отношения:
• Привлекайте самозанятых для решения конкретных задач, а не для выполнения работы, аналогичной трудовым обязанностям.
• Не используйте статус самозанятого как способ сэкономить на налогах.
• Заключайте правильные договоры:
• Прописывайте четкие технические задания с конкретными задачами и ожидаемыми результатами.
• Устанавливайте оплату за выполнение задач, а не за отработанное время.
• Обеспечьте организационную независимость:
• Дайте самозанятому свободу в организации своей работы.
• Разрешите использовать собственные инструменты и оборудование.
• Исключите требования соблюдать корпоративный распорядок или офисный режим работы.

Для компаний, которые работают как со штатными сотрудниками, так и с самозанятыми, критически важно вести корректный учет всех видов выплат и правильно оформлять документы. Решение «1С:Зарплата и управление персоналом» поможет автоматизировать эти процессы и избежать ошибок.

Заключение

Работа с самозанятыми может быть выгодным инструментом для бизнеса, но при неправильном оформлении она приведет к штрафам и доначислениям. Чтобы избежать неприятных последствий, необходимо соблюдать законодательство, правильно оформлять договоры, а также учитывать принципы организации работы самозанятых. Бизнес должен понимать, что самозанятые — это не просто способ сэкономить на налогах, а реальные партнеры для решения конкретных задач. Соблюдая правила и подходя к этому процессу с умом, можно избежать серьезных финансовых потерь.