Скрытые функции 1С: 6 полезных лайфхаков для ускорения работы бухгалтера
Многие функции 1С остаются незамеченными, хотя они могут значительно сэкономить время и ускорить выполнение рутинных задач. В этой статье от команды проекта 42Clouds мы собрали пять полезных инструментов, которые помогут бухгалтерам ускорить работу, автоматизировать исправления и сократить количество лишних действий.
На первый взгляд, 1С может показаться сложной и громоздкой системой, но если немного углубиться в её функционал, можно обнаружить несколько инструментов, которые помогают экономить время и усилия. Рассмотрим пять полезных функций 1С, которые помогут сократить рутинную работу и ускорить выполнение задач.
1. Групповая обработка справочников и документов
Большинство бухгалтеров ежедневно выполняют однотипные операции: изменяют ставку НДС, обновляют реквизиты контрагентов или переименовывают счета. Эти действия могут занять много времени, но в 1С есть функция, которая позволяет выполнить их быстро и эффективно — Групповое изменение реквизитов.
Как это работает: нужно выбрать документы или справочники, которые хотите обработать, задать нужный фильтр и нажать кнопку «Выполнить». Программа автоматически обновит указанные данные во всех выбранных объектах.
Например, если компания меняет банк, вместо того чтобы вручную редактировать каждый документ, достаточно использовать эту функцию, чтобы обновить реквизиты во всех документах за несколько минут.
Где найти: раздел «Администрирование» — «Обслуживание» — «Групповое изменение реквизитов». Если обработка не видна, проверьте, открыт ли к ней доступ в правах пользователя.
2. Быстрый поиск по всем документам
Когда необходимо найти определённый документ, бухгалтер часто помнит лишь часть информации: сумму, дату или контрагента. Листать журналы вручную — это долго, но 1С имеет удобную функцию Поиск по строкам.
Эта функция работает как обычный поисковик. Например, если вбить «ИП Иванов 45 000», программа покажет все документы, где упоминаются эти данные, будь то счёт, акт, поступление или платёжка.
Поиск можно делать даже по частичному совпадению. Это особенно полезно, если данные введены с ошибками или в свободной форме. Поиск найдёт информацию даже в комментариях или дополнительных полях.
Где найти: в верхнем меню есть кнопка с изображением лупы, либо используйте комбинацию клавиш Ctrl + Shift + F.
3. Автозаполнение шаблонов документов
Бухгалтерам часто приходится создавать новые документы, копируя старые. В этом случае нужно перепроверить все данные — даты, суммы, статьи затрат. Чтобы избежать ошибок и лишней работы, в 1С есть функция автозаполнения шаблонов.
Можно настроить, какие поля обнуляются, а какие сохраняются. Например, при копировании документа можно оставить поставщика, но изменить дату и сумму.
Для настройки автозаполнения нужно зайти в Настройка и администрирование — Настройки программы — Работа с файлами — Использовать автозаполнение шаблонов файлов.
После настройки на вкладке Реквизиты укажите, какие данные должны быть включены в файл. Затем на вкладке Скрипты добавьте необходимые скрипты. Чтобы проверить настройки, используйте кнопку «Проверить настройку автозаполнения».
4. Закладки внутри 1С
Если каждый день приходится открывать десятки документов, отчетов и справочников, закладки станут отличным решением. Это аналог раздела «Избранное» в браузере, но внутри самой программы.
Любой документ или отчет можно добавить в закладки и открывать их в два клика. Это особенно удобно, если часто приходится работать с одним и тем же отчетом или контрагентом. Закладки сэкономят время, не заставляя искать нужные разделы каждый раз.
Как добавить: откройте нужную форму и нажмите на иконку в виде звезды рядом с документом. Все закладки можно найти в правом верхнем углу панели инструментов (иконка звезды).
5. «Мои отчеты»: один шаблон вместо десяти
Если бухгалтер каждую неделю создает один и тот же отчет (с отбором по подразделению, счёту или периоду), можно упростить задачу, создав шаблон. В разделе Мои отчеты можно сохранить параметры фильтров, сортировок и колонок.
После сохранения настроек достаточно открыть шаблон, и отчет будет готов. Это помогает значительно сэкономить время на настройку отчётов, которые используются часто.
Как настроить: откройте нужный отчет, задайте параметры, затем нажмите Сохранить настройки и укажите название шаблона. Теперь этот отчет будет доступен в вашем списке и будет формироваться за несколько секунд.
6. Горячие клавиши для ускорения работы
В 1С есть множество сочетаний клавиш, которые значительно упрощают работу. Бухгалтеру достаточно освоить несколько самых полезных, чтобы сэкономить до получаса в день. Вот некоторые из них:
- Ctrl + Enter — провести и закрыть документ.
- Ctrl + Shift + F — глобальный поиск по базе.
- Ctrl + F — поиск внутри таблицы.
- Alt + Enter — открыть карточку элемента из списка.
- Ctrl + Tab — переключение между открытыми вкладками.
- Ctrl + W — закрыть текущую вкладку.
Попробуйте использовать эти сочетания хотя бы один день, и вы заметите, как значительно ускорится ваша работа.
Как ускорить свою работу в два раза
Все эти функции не требуют специальных знаний или административного доступа. Они достаточно просты в использовании, и если вы начнете их применять, работа с 1С станет значительно быстрее. Чтобы ускорить свою работу, начните использовать:
- Групповое изменение реквизитов для быстрого обновления данных.
- Поиск по строкам для мгновенного нахождения документов.
- Автозаполнение шаблонов для ускорения создания документов.
- Закладки для быстрого доступа к часто используемым разделам.
- Мои отчеты для сохранения настроек отчетов.
- Горячие клавиши для ускорения навигации.
Меньше времени на рутину — больше времени для важных задач: анализов, сверок и контроля. С помощью этих простых функций 1С можно работать быстрее и точнее. Главное — знать, какие возможности скрыты в системе, и использовать их на полную мощность.