Как сократить недостачи: оптимизация товарного учета в 3 шага

Правильный товарный учет — ключ к стабильной работе любой торговой компании. Если процессы учета организованы плохо, недостачи становятся обычным явлением. В этой статье от команды проекта 42Clouds разберем, как оптимизировать учет товаров и снизить потери на складе.

Для сокращения недостач важно сосредоточиться на трех направлениях:

• организация бизнес-процессов;
• автоматизация учета;
• контроль и проверка.

Прежде чем переходить к практическим шагам, стоит понять, что такое недостачи и почему они появляются.

Какие бывают недостачи

Недостача возникает, когда количество товаров на складе отличается от данных учета. Основные виды:

• Естественная убыль. Некоторые товары теряют массу или объем при хранении. Такие потери закон разрешает учитывать в расходах для налогообложения (подп. 7 п. 2 ст. 254 НК РФ). Конкретные нормы устанавливают профильные организации.
• Недопоставка. Происходит, если фактическое количество товара не совпадает с указанным в накладной или УПД. Проблема может касаться как поставок, так и выдачи товаров клиентам.
• Некомплектность. Отсутствие частей товара или элементов комплектов при приемке или пересчете.
• Кражи. Недостача считается кражей, если полиция приняла заявление и провела проверку. Если виновный установлен, он возмещает ущерб; если нет, стоимость списывается на расходы (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Особое внимание уделяется кражам из магазинов самообслуживания.
• Отпуск без учета или потеря документов. Ошибки в документации могут привести к спорам с покупателями. Электронный документооборот сокращает такие риски.
• Ошибки учета. Двойной ввод документа или неверная цена товара приводят к расхождениям.
• Форс-мажор. Пожары, наводнения, забастовки и другие события могут вывести товар из оборота.

Почему возникают недостачи

Основные причины можно разделить на три группы:

1. Человеческий фактор — невнимательность, ошибки сотрудников.
2. Слабая организация процессов — недоработки в приемке, хранении и отпуске товара.
3. Умышленные действия — мошенничество, кражи.

Согласно концепции «бриллиант мошенничества» Дэвида Вульфа и Даны Хермансон, для мошенничества необходимы:

• Мотив — желание или необходимость совершить кражу;
• Возможность — слабое место в системе учета;
• Оправдание — внутреннее убеждение, что риск оправдан;
• Способность — личные навыки и возможности совершить действие.

Цель компании — выстроить учет так, чтобы исключить ошибки и лишить сотрудников возможности злоупотреблений.

Автоматизация учета

При приемке товаров важно всегда пересчитывать каждую позицию. Если количество отличается от накладной, составляют акт по форме ТОРГ-2. Если пересчет невозможен, условия фиксируют в договоре. Для фиксации спорных ситуаций используют видеонаблюдение.

Автоматизация помогает ускорить учет:

• накладные можно импортировать в систему учета через сервис FASTA или выгружать из ЭДО;
• товары заводят в 1С с помощью штрихкодирования, сотрудники используют терминалы сбора данных (ТСД) или сканеры;
• мобильное приложение DataMobile для Android упрощает работу с маркированными товарами.

Приложение позволяет:

• принимать товары и автоматически сверять их по штрихкодам;
• отгружать товары по заказам с точным учетом;
• проводить инвентаризацию с ТСД.

Также можно использовать RFID-метки, которые считываются без прямой видимости, но стоят дороже.

Обязательны поддержка и контроль программного обеспечения, резервное копирование и защита данных.

Организация бизнес-процессов

Для работы склада важно:

• описать все процессы в инструкциях;
• разделить полномочия сотрудников, чтобы снизить риски краж;
• разграничить зоны доступа на складе;
• установить видеонаблюдение, сигнализацию и систему оповещения;
• расположить товары удобно, особенно часто продаваемые позиции.

Основные этапы работы с товаром:

• приемка;
• хранение;
• внутренний отпуск;
• отгрузка клиентам;
• перемещение между складами;
• списание неликвидов.

Внедрение новых процессов

Даже автоматизация и инструкции не всегда сокращают недостачи. Сотрудники могут сопротивляться нововведениям.

Для успешного внедрения изменения нужно вводить постепенно. Повысить дисциплину помогают бонусы за соблюдение процедур и внезапные проверки, чтобы выявлять нарушения.

Контроль

Главная проверка — инвентаризация. Проводят:

• при составлении годовой отчетности;
• при передаче или возврате имущества;
• при смене материально ответственных;
• при смене руководства или массовом увольнении;
• при порче или утрате имущества;
• при форс-мажоре;
• при реорганизации (кроме преобразования);
• при ликвидации организации (п. 15 ФСБУ 28/2023).

Инвентаризацию делают также частично или по отдельным товарным группам. После выявления причин недостач процессы корректируют.

Видеонаблюдение

После установки камер проверяют:

• отсутствие слепых зон;
• качество изображения;
• сохранение записей на диске или в облаке.

Ошибки при установке могут привести к потере имущества. Примеры:

• деньги из кассы пропали, так как пересчет не попадал в обзор камеры;
• кассир сообщил о краже с применением оружия, но запись оказалась неполной, полиция отказалась принять заявление.

Регулярная проверка оборудования обязательна.

Кражи в торговых залах самообслуживания

Предотвратить их полностью невозможно. Закон разрешает учитывать такие расходы для целей налогообложения при подтверждении экономической целесообразности.

ФНС подтверждает возможность учета, но конкретные документы не указаны. Налогоплательщик берет на себя риск и должен быть готов к проверкам.

Рекомендации:

• документировать списания по любой причине;
• разделять списания из-за недостач и порчи;
• оценивать финансовые и налоговые риски.

Сокращение недостач увеличивает прибыльность компании, поэтому к этому вопросу нужно относиться серьезно.