Бухгалтер на УСН: от ежемесячного стресса со сверкой к отчетности в один клик

В этой статье от команды проекта 42Clouds расскажем, как Марина, главный бухгалтер компании «Эталон-Пром», смогла автоматизировать подготовку данных для Книги учета доходов и расходов (КУДиР) с помощью сервиса для 1С. Время формирования отчетности сократилось с нескольких дней до 15–20 минут, а работа стала гораздо комфортнее.

Задача

Марина работает главным бухгалтером в производственной компании «Эталон-Пром», которая более 10 лет выпускает металлоконструкции для строительной отрасли. Компания применяет упрощенную систему налогообложения — УСН 15% «Доходы минус расходы».

Каждый месяц Марина сталкивалась с рутинной и трудоемкой задачей:

• сбор документов из отдела закупок, производства и логистики;
• распределение всех данных по папкам и внесение в 1С;
• сверка операций банка с бухгалтерскими данными;
• подготовка сложных отчетов в Excel, распределение расходов по статьям КУДиР.

Особенно сложной задачей была работа с расходами, относящимися к нескольким периодам. Например, закупка крупной партии материалов списывалась по частям на протяжении нескольких месяцев. Услуги по ремонту оборудования также оплачивались частями, несмотря на единый акт.

«Каждая цифра в таблице должна была занять правильное место. Один неверный перенос мог вызвать ошибки при расчете налогов», — рассказывает Марина.

Кроме того, для каждой сложной операции приходилось готовить пояснения, чтобы в будущем легко понять экономический смысл расходов.

Последствия ручного учета

• постоянные задержки при закрытии месячных периодов;
• ошибки в расчете налоговой базы;
• невозможность оперативно отвечать на вопросы руководства;
• ежегодные доначисления налогов после проверок.

Все это занимало время, которое можно было потратить на анализ эффективности расходов и планирование бюджета.

Внедрение сервиса для 1С

Системный администратор Марии предложил использовать готовое расширение для 1С — отчет «Детализация расходов при УСН» из Маркет42.

Настройка заняла всего несколько минут, и с того момента данные о доходах и расходах начали автоматически формироваться в удобный отчет.

«Все операции теперь собираются сами. Мне больше не нужно переключаться между разными программами и терять время», — делится Марина.

Новые возможности анализа данных

После внедрения сервиса Марина получила возможность:

• быстро фильтровать данные по поставщикам и статьям расходов;
• детализировать сложные операции, включая многомесячные списания;
• за несколько кликов находить нужные операции за прошлые месяцы или кварталы;
• автоматически отслеживать недостающие документы или несоответствия.

Система стала внутренним контролером, который помогает избегать ошибок и контролировать все расходы компании.

Результаты через 3 месяца

«Раньше подготовка КУДиР занимала почти три дня, теперь хватает 15–20 минут. Ошибки исчезли. Я могу анализировать расходы и отвечать на вопросы руководства почти мгновенно. Подготовка к налоговой проверке перестала быть многодневным кошмаром», — отмечает Марина.

Практическая работа с отчетом

Каждое утро Марина выполняет простые шаги:

1. Открывает 1С;
2. Выбирает отчет «Детализация расходов при УСН»;
3. Настраивает фильтры по нужным периодам и статьям расходов;
4. Изучает детализацию сложных операций;
5. Переносит готовые данные в КУДиР.

На все это уходит не больше времени, чем на чашку утреннего кофе.

Теперь вместо трех дней стресса Марина тратит 20 минут, а освободившееся время использует для:

• анализа эффективности расходов;
• подготовки предложений по оптимизации бюджета;
• стратегического планирования.

Итоги

Использование расширения для 1С дает ряд преимуществ:

• сокращение времени подготовки КУДиР с нескольких дней до 15–20 минут;
• минимизация ошибок при ручном переносе данных;
• автоматический контроль сложных операций;
• возможность быстро предоставлять аналитику руководству;
• снижение стресса и повышение продуктивности бухгалтера.

«Теперь я не гадаю, а управляю бизнесом на основе точных данных», — резюмирует Марина.

Как начать

Попробуйте сервис «Детализация расходов при УСН» в вашей 1С. Настройка простая, а формирование отчетности занимает всего несколько минут. Напишите «Хочу как Марина» в комментариях — поможем подключить и настроить.