Электронные кадровые документы: что обязаны внедрить работодатели с 2026 года

Цифровизация кадрового учета становится все более актуальной, и этот процесс постепенно охватывает российские компании. В этой статье от команды проекта 42Clouds рассмотрим, будет ли переход на электронные кадровые документы (ЭКД) обязательным с 2026 года, в чем заключается их польза, и какие шаги необходимо предпринять работодателям для успешного внедрения цифровых технологий.

Цифровизация кадрового учета: обязательность или право?

Многие источники в интернете утверждают, что с 1 января 2026 года работодатели будут обязаны перейти на электронные кадровые документы. Однако это не совсем так. В соответствии с Трудовым кодексом РФ, конкретно в статье 22.2, работодателю предоставлено право внедрять электронный документооборот, но не обязанность.

Это право компаниям было предоставлено с 2021 года. После того как организация решит перейти на цифровые документы, необходимость дублирования их в бумажном виде отпадает. На данный момент не установлена точная дата, когда переход на ЭКД станет обязательным для всех. Следовательно, изменения с 2026 года не предполагаются.

Тем не менее, переход на ЭКД уже сейчас приносит значительные выгоды для бизнеса, что позволяет сэкономить время и деньги.

Как ЭКД помогает экономить ресурсы

Переход на цифровой документооборот позволяет сэкономить рабочее время сотрудников. Например, сотрудники больше не будут тратить время на визиты в отдел кадров или к руководству для подписания документов. Заявления на отпуск, расчетные листы, справки и другие важные документы можно будет подать или подписать через личный кабинет в цифровом сервисе, что возможно сделать даже с мобильного телефона в любое время суток.

Для отдела кадров это также означает снижение нагрузки и повышение скорости обмена документами. Нет необходимости распечатывать бумаги, их хранить и обеспечивать безопасность. Вследствие этого значительно снижаются расходы на канцелярские товары, бумагу, принтеры и стеллажи для хранения архивов.

Более того, компании, которые внедрят цифровой документооборот заранее, смогут избежать спешки и дополнительных затрат, если переход станет обязательным в будущем.

Электронный документооборот в кадровом учете: пример работы

Рассмотрим, как работает электронный документооборот на примере процесса оформления отпуска.

1. Создание заявления: Сотрудник создает заявление на отпуск в личном кабинете цифрового сервиса и подписывает его.
2. Согласование с руководителем: Заявление поступает к руководителю, который может согласовать или отклонить отпуск. При необходимости можно настроить цепочку согласования с вышестоящими руководителями.
3. Подписание приказа: После согласования приказ об отпуске поступает в отдел кадров, где его подписывает кадровик или руководитель, в зависимости от полномочий.
4. Подписание сотрудником: После подписания приказа руководителем, документ поступает на подпись сотруднику.
5. Архивация: После подписания приказ об отпуске сохраняется в электронном архиве компании. В случае необходимости документ будет доступен для проверки Государственной инспекцией труда.

Все эти шаги происходят в цифровом формате, что позволяет значительно ускорить процесс, уменьшить количество ошибок и повысить эффективность.

Требования к ЭКД в 2026 году: законодательные изменения

Переход на ЭКД осуществляется на добровольной основе, как указано в Трудовом кодексе РФ (статья 22.2). Однако работодателю нужно придерживаться ряда требований при внедрении цифрового документооборота:

1. Согласие сотрудника: ЭКД можно внедрить только с согласия сотрудников. Это согласие оформляется в письменной форме (Письмо Минтруда РФ от 12.02.2025 N 14-6/ООГ-653).
2. Отказ от ЭКД: Если сотрудник не согласен на переход на ЭКД, работодатель обязан продолжать вести документооборот в традиционном бумажном формате для этого сотрудника (ст. 5 и 9 ТК РФ).
3. Невозможность увольнения: Отказ от использования ЭКД или отсутствие электронной подписи не является причиной для увольнения сотрудника (ст. 8 ТК РФ).
4. Автоматическое подключение: Сотрудники, не имеющие трудового стажа до 31 декабря 2021 года, автоматически подключаются к системе ЭКД, однако они могут отказаться от участия в системе, что может стать основанием для увольнения.

Также существует список документов, которые нельзя оформлять в электронном виде:

1. Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности — эти данные передаются в Социальный фонд России.
2. Акты о несчастных случаях на производстве.
3. Приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда.

Подписи для электронных кадровых документов

Для подписания ЭКД используются различные виды электронных подписей в зависимости от значимости документа:

1. Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) — используется для подписания всех документов руководителями.
2. Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) — может быть использована для некоторых распоряжений.
3. Простая электронная подпись (ПЭП) — используется реже, так как для большинства документов все равно требуется УНЭП.

Сотрудники могут использовать как УНЭП, так и УКЭП для подписания важных документов, таких как трудовой договор или заявление об увольнении.

Как внедрить ЭКД в 2026 году: пошаговая инструкция

Для успешного внедрения ЭКД работодатели должны выполнить несколько шагов:

1. Издание приказа о переходе на ЭКД: В приказе указывается выбранный электронный сервис для работы с документами (например, 1С) и список сотрудников, на которых будет распространяться ЭКД.
2. Разработка положения об ЭКД: В этом документе прописывается срок подписания документов и правила работы с системой. Обучение сотрудников по работе с ЭКД также должно быть включено.
3. Уведомление сотрудников: Сотрудников необходимо уведомить о переходе на ЭКД, сообщив о возможности дать согласие или отказаться от участия в системе.
4. Обеспечение сотрудников электронными подписями: Работодатель должен обеспечить сотрудников электронными подписями для подписания документов в системе. Расходы на оформление подписей ложатся на компанию.

Заключение

Переход на электронные кадровые документы — это шаг вперед для бизнеса, который помогает экономить время и деньги, а также повышать эффективность работы. Хотя этот переход не станет обязательным с 2026 года, уже сейчас внедрение ЭКД принесет значительные преимущества. Главное — соблюдать требования Трудового кодекса РФ, обеспечить сотрудников согласиями и электронными подписями, а также внедрить систему для полноценного цифрового документооборота.