С 2026 года — новый формат ЭСФ: что такое универсальные сообщения и как перейти без ошибок
С 2026 года вступают в силу изменения, касающиеся оформления электронных счетов-фактур (ЭСФ) и других документов в рамках электронного документооборота (ЭДО). В статье от команды проекта 42Clouds рассмотрены новые правила для формирования ЭСФ, что такое универсальные сообщения и как правильно переходить на новый формат без ошибок.
Изменения в оформлении счета-фактуры
С 1 января 2026 года вступают в силу важные изменения в статье 169 Налогового кодекса РФ, касающиеся оформления счета-фактуры. Основные изменения:
- Дополнение данных при предоплате. Если товар, работы или услуги оплачены заранее частично или полностью, то с 2026 года в счете-фактуре будут указываться:
- номер и дата платежного поручения;
- номер и дата счета-фактуры, который был выставлен поставщиком на предоплату. В 2025 году поставщик указывал только реквизиты платежного документа.
- Изменение в реквизитах ИП. ИП, подписывающий счет-фактуру, должен указать свой ОГРН (основной государственный регистрационный номер). Ранее ИП указывали реквизиты свидетельства о государственной регистрации, которое с 2026 года упраздняется.
Подтверждение статуса ИП
С 2026 года единственным документом, подтверждающим статус ИП, является выписка из Единого государственного реестра налогоплательщиков (ЕГРН). Ранее выданные свидетельства остаются действительными, но с 2026 года они уже не будут выдаваться. Аналогичные изменения касаются юридических лиц.
Изменения в электронном документообороте с 1 января 2026 года
С 2026 года ожидается значительное упрощение ЭДО. Система электронных актов об оказанных услугах и товарных накладных отменяется. Вместо этого используется универсальный передаточный документ (УПД), который объединяет и акт, и счет-фактуру в один документ. Это сокращает объем документооборота.
Какие изменения ждут ЭДО:
- Переход на УПД. Все поставщики и исполнители, работающие в системе ЭДО, будут обязаны использовать только УПД для отправки документов клиентам.
- Простой документооборот. Вместо отдельных счетов-фактур и накладных, отправляется единый документ. Это упрощает процесс и ускоряет обмен информацией.
Кроме того, возможность отправки товарных накладных и актов по ЭДО сохраняется, но они становятся неформализованными. Их можно отправлять в виде обычных документов, подписанных обеими сторонами.
Для компаний, работающих с маркированными товарами, изменений не будет — они продолжат использовать УПД.
Кого затронут изменения в ЭДО
С 2026 года изменения затронут организации, которые обмениваются только электронными документами. До 31 декабря 2025 года организации могли выбрать, какие документы отправлять: товарные накладные и счет-фактуру или УПД. С 1 января 2026 года выбор будет однозначным — только УПД.
Компании с смешанным документооборотом, которые используют и бумажные накладные, и электронные счета-фактуры, смогут продолжить работать по прежним правилам. Все изменения касаются исключительно тех, кто полностью переходит на ЭДО.
Проверка документации
Поскольку многие организации заранее прописывают порядок документооборота в контрактах, руководителям следует проверить эти разделы в договорах и, при необходимости, заключить дополнительное соглашение. Также важно информировать партнеров об изменениях в ЭДО, лучше сделать это письменно.
Оформление электронных счетов-фактур
Электронный счет-фактура (ЭСФ) может быть как с 11, так и с 14 графами. Для компаний, работающих с маркированными товарами, необходимо заполнять графы 12–14. Остальные плательщики НДС используют форму с 11 графами.
Рекомендуется автоматизировать процесс формирования ЭСФ, чтобы избежать ошибок, особенно с учетом того, что изменения в законодательстве всегда оперативно отражаются в программных решениях, таких как 1С.
Универсальное сообщение
С 1 октября 2025 года вступает в силу новый порядок обмена ЭСФ, который предусматривает замену извещений и уведомлений об уточнениях на универсальное сообщение (УМС). Эти изменения начнут действовать с 2026 года.
Особенности оформления УПД для плательщиков УСН
Для плательщиков УСН в 2026 году существует два статуса УПД:
- Статус 1 — счет-фактура и первичный документ.
- Статус 2 — только первичный (передаточный) документ.
Если налогоплательщик на УСН без НДС по ошибке выставит УПД со статусом 1, ему придется подать декларацию по НДС и уплатить налог. В случае ошибки, необходимо подать корректировочный УПД до конца квартала.
Сроки оформления УПД
УПД как первичный документ должен быть выставлен в день совершения хозяйственной операции. Это правило аналогично срокам для товарных накладных и актов.
Новый формат ЭСФ и УПД в 2026 году
Формат УПД и счета-фактуры остается неизменным. ФНС России разъяснила особенности заполнения этих документов с 1 августа 2025 года, и эти правила продолжают действовать в 2026 году. Плательщики НДС также должны учитывать изменения, касающиеся критериев освобождения от НДС для плательщиков УСН, которые вступают в силу с 1 января 2026 года.
Итоги
С 2026 года формат ЭСФ и УПД претерпевает значительные изменения. Формализованные формы товарных накладных и актов исключаются из ЭДО, а УПД становится обязательным для всех поставщиков, работающих в системе электронного документооборота. Эти изменения облегчают документооборот, но требуют внимательного подхода к подготовке и отправке документов.
