Древний, как Интернет, совет - храните свою личную и профессиональную виртуальную жизнь раздельно. Но не все хотят ему следовать, то ли из-за халатности, то ли из-за незнания. И очень даже зря.

Чем опасна личная переписка на работе?

Достаточно вспомнить недавний скандал, в котором замешана Хиллари Клинтон, кандидат в президенты США от республиканцев, и ее личный сервер электронной почты, через который она вела служебную переписку. К слову, ее почтовый сервер был изъят, а этот случай получил широкую огласку в прессе и это в преддверии выборов на пост президента страны. И ведь такую халатность допустил важный государственный чиновник, что уж говорить о простых пользователях, чья сознательность и бдительность засыпает, как только включается компьютер.

Такое встречается слишком часто, чтобы не начать беспокоиться. В России чиновники грешат тем, что используют личную почту для работы. Как показывает статистика, 70% электронных адресов, которые оставляют для связи российские чиновники на сайте госзакупок, расположены в доменах, принадлежащих Mail.ru и «Яндекс». Еще около 2% чиновников оставляет в качестве контактных данных почту GMail или Microsoft. Вот такие дела.

Конечно, вы можете использовать рабочую почту для личной переписки, но только если вы готовы к тому, что ваш начальник будет иметь возможность следить за каждым напечатанным вами словом или просто на просто заберет жесткий диск рабочего компьютера для дальнейшего изучения. Хотите сказать, что он не имеет на это право? Отчасти вы правы, но только отчасти.

Закон есть закон

Каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, тайны переписки и переговоров. Это закреплено статьей 138 Уголовного кодекса РФ. Но насколько точно срабатывает закон? Единого мнения по этой проблеме не существует.

С одной стороны стоит Работник, который с пеной у рта и с УК в руке доказывает, что его жизнь неприкосновенна, а его личная переписка является тайной.

С другой – Работодатель, у которого должны быть хоть какие-то средства, чтобы контролировать трудовой процесс, пресекать возможность утечки корпоративной информации, коммерческой тайны и других важных данных. Закон защищает Работодателя в такой же степени, как и вас. Внимательно перечитайте свою копию трудового договора, который вы подписывали при приеме на работу. Там вы сможете найти пункт о неразглашении коммерческой тайны.

Если в правилах внутреннего трудового распорядка указаны такие пункты, как запрет на использование в рабочее время личной электронной почты или использование рабочей почты в личных целях, то проверка вашей рабочей почты, да и компьютера в целом, не будет являться нарушением, как таковым. Установление такие рамок никак не противоречит закону, что делает ваши «тайны» не такими уж и тайнами.

Даже если работодатель не собирается следить за вашей почтой, то ваша личная переписка все равно останется у него в руках. Время от времени создается резервная копия всей вашей переписки, а потом эта копия архивируется. В будущем вы можете уже и не работать в этой компании, но все данные, в том числе и личные, отправленные вами по электронной почте, останутся, и вы никак не сможете проконтролировать, попадут ли они куда-то еще, кроме как канут в историю и забудутся.

Использование личной почты на работе также имеет большие негативные последствия. Представим ситуацию, что у компании была слита важная информация или коммерческая тайна. В данной ситуации будут проверены все сотрудники, в особенности те, кто использовал рабочий компьютер в личных целях. Угадайте, кто попадет в особый список для проверки?

Несмотря на большое количество аргументов против, значительное количество людей все равно продолжают мешать коктейль из личной и корпоративной электронной почты.

Не бойтесь обратиться к начальству

В 2011 году международная компания Mimecast (Англия), которая занимается управлением облачными решениями для электронной почты, провела исследование безопасности электронной почты, где обнаружилось, что 79% опрошенных людей используют свои личные учетные записи электронной почты для работы. И с каждым годом эта цифра растет. Респонденты оправдывали себя тем, что им нужно было передать файлы большего размера в одном письме, чем могли себе позволить корпоративные электронные ящики.

Оказывается, что пользователи в большинстве своем начинают обращаться к сторонним сервисам только для того, чтобы выполнить свою работу. Но даже с самыми лучшими намерениями, вы должны по-прежнему быть осторожны в использовании несанкционированных на работе учетных записей электронной почты.

Лучше поговорите с начальством о том, что вам необходимы инструменты получше для обработки рабочих задач. Не так это и страшно, поверьте. Не бойтесь обращаться за помощью по важным вопросам вместо того, чтобы самостоятельно пытаться решить их.

Конфиденциальность превыше всего

Существуют также моменты, когда у работника нет доступа к корпоративной почте. В данном случае необходимо согласовать с руководством, какие данные можно пересылать по личной почте, а какие нет, чтобы в дальнейшем избежать возможных проблем, касающихся нарушения конфиденциальности. Если задача выполнена и рабочие письма в вашей личной электронной почте больше не нужны, лучше всего их стереть.

Достаточно провести аналогию с бумажными документами. Какие-то из них могут спокойно лежать на вашем рабочем столе, а какие-то хранятся в сейфе под кодовым замком. И пусть вас не путает разница в формате передачи информации между бумагой и цифрой – ответственность в обоих случаях вы несете одинаковую.

Итог

Каждой сферой мы вращаемся в среде огромного потока информации, поэтому, пожалуйста, просто будьте внимательны, бдительны и не беспечны, тогда вам не придется встречаться лицом к лицу с неприятными на работе ситуациями. Просто ведите личную переписку в личной почте, а рабочую в корпоративной. Начните прямо сейчас!