Правила этикета в деловой переписке

Совсем недавно мы выпустили новый тарифный план «Бизнес», который позволяет пользователям использовать собственный домен в адресе электронной почты SFLetter.com. Поэтому сегодня хочется дать вам несколько советов относительно того, как правильно должна выглядеть бизнес-переписка, чтобы вас не посчитали легкомысленным и несерьезным человеком.

Правильная тема письма

Тема письма должна быть четкой, ясной и краткой, например, «дата проведения собрания», «быстрый вопрос о презентации» или «предложения по изменению».

Люди часто решают открывать ли письмо, судя только лишь по его теме. Лучше всего указывать в теме то, что позволит получателю письма знать, что вы конкретно намереваетесь донести до него.

Используйте рабочей адрес электронной почты или почту с собственным доменом

Если вы сотрудник компании, ни в коем не используйте для работы личный адрес электронной почты, обязательно ведите деловую переписку только с рабочего адреса. Если же вы работаете по найму или вообще представляете собой индивидуального предпринимателя, то рекомендуем вам завести электронную почту с собственным доменом.

В крайнем случае, если вы пользуетесь бесплатными сервисами электронной почты, то ваш адрес должен или передавать ваше имя, или название вашей компании, или специфику деятельности. Никогда не используйте для деловой переписки адреса, которые не подходят для этого, например, «krolik30972509724@...» или «makaronylover@...» независимо от того, насколько сильно вы любите макароны.

Не забывайте нажимать «Ответить всем»

Бывают ситуации, когда одно письмо предназначается для нескольких адресатов. Более того, ответ каждого из них нужен и важен. Поэтому не забывайте выбирать «Ответить всем», чтобы ваше сообщение прочли все участники переписки.

Но все же подумайте дважды

Никто не хочет читать письма от 20 человек, которые не имеют к нему никакого отношения. А иногда это бывает даже неуместно. Воздержитесь от «ответа всем», если вы не уверены, что всем в этом списке необходимо получить ваше письмо. Это касается внутренних рассылок компании, например, о том, какой вид отдыха вы предпочитаете для проведения корпоративного праздника. Достаточно отправить ответ только автору письма.

Вставляйте блок подписи

Предоставьте получателю информацию о вас. Как правило, это полное имя, должность, название компании и контактная информация, включая номер телефона. Кроме того, можно добавить какие-нибудь регалии или ссылки на профессиональные социальные сети, только не переусердствуйте с этим. Используйте одинаковый шрифт, его размер и цвет для всего письма.

Соблюдайте корпоративный стиль для блока подписи. Если отдел маркетинга не предоставил его сам – запросите у них, чтобы вид всех писем всех сотрудников был приведен к единообразию.

Деловое приветствие

Не используйте вальяжные, разговорные выражения, такие как "Эй, ребята" или "Привет, народ".

Расслабленный характер самого письма не должен влиять на приветствие. Такие фразы вообще не следует употреблять для ведения бизнес-переписки. Лучше лаконичных «Привет», «Здравствуйте» или «Добрый день» ничего еще не придумали.

Также не надо забывать в принципе про приветствие, если ведете переписку с людьми, которые старше вас по возрасту или статусу. Особенно это касается общения по электронной почте с преподавателями институтов.

Экономьте количество восклицательных знаков

Если вы решили передать свои эмоции в электронном письме, то используйте только один восклицательный знак. Люди иногда увлекаются и ставят ряд восклицательных знаков в конце предложения. Письмо может показаться собеседнику слишком эмоциональным или некомпетентным.

Будьте осторожны с юмором

Юмор может легко потеряться без правильной интонации или мимики. В деловой переписке лучше отказаться от шуток, если вы не очень хорошо знаете получателя как человека. Кроме того, смешное для вас может быть не смешным для другого.

Люди разных культур говорят и пишут по-разному

Непонимание может легко произойти из-за культурных различий, особенно в письме, когда мы не можем видеть друг друга. Формируйте текст сообщения с учетом национальной культуры собеседника или того, что вы лично о нем знаете.

Имейте в виду, что ведение бизнеса в разных странах разнится. Например, в Японии, Китае и арабских странах люди сначала предпочитают знакомиться с собеседником поближе, прежде чем вести дела. Поэтому и электронные письма должны быть более личными. С другой стороны, есть Германия, США и страны Скандинавии, в которых важнее оперативно совершить сделку и решить все вопросы.

Отвечайте на все письма, даже если они не для вас

Временами сложно отвечать на каждое сообщение электронной почты, которое приходит на ящик, из-за высокой занятости или простой лени, но это необходимо делать. В том числе, когда письмо пришло на ваш адрес по ошибке, а отправитель ожидает ответа. Собственно говоря, вы можете и не отвечать, но обратное письмо в таком случае – это признак хорошего тона, особенно если этот человек ваш коллега или работает в той же отрасли, что и вы.

Пример ответа: «Я знаю, что Вы очень заняты и поэтому отправили мне по ошибке. Пожалуйста, отправьте его еще раз нужному человеку».

Проверяйте на ошибки каждое сообщение

Ошибки, допущенные в тексте письма, не останутся незамеченными получателем. Это один из критериев, по которым вас будут судить, как профессионала.

Не полагайтесь на автоматическую проверку орфографии. Перечитывайте текст письма, желательно вслух, перед отправкой.

Добавляйте адрес электронной почты получателя в последнюю очередь

Это необходимо делать во избежание случайной отправки электронного письма раньше времени. Даже если вы отвечаете на сообщение, было бы неплохо удалить адрес получателя и вставить его только тогда, когда вы будете уверены, что сообщение готово к отправке.

Дважды проверьте адрес получателя

Будьте очень внимательны при вводе имени адресата, которое автоматически подтягивается из адресной книги. Очень просто выбрать неправильное имя и соответственно неверный адрес электронной почты и отправить письмо, что может создать некоторую неловкость и для вас, и для человека, который получит такое сообщение по ошибке.

Используйте классические шрифты

Текст фиолетового цвета с шрифтом Comic Sans имеет место быть, но для деловой переписки лучше всего соблюдать классический стиль шрифтов, цветов и размеров текста.

Главное правило – электронные письма должны быть легко читаемыми для других людей.

Как правило, лучше всего использовать шрифт 10 или 12 размера, он также должен быть легким для чтения: Arial, Calibri или Times New Roman. Что касается цвета, то черный является самым безопасным вариантом – не надо экспериментов.

Следите за тоном

Точно также, как и в случае с шутками, тон без интонаций в голосе и эмоций на лице может быть легко принят в неверном контексте. Таким образом, собеседник может воспринять ваше «крутое» настроение, как злое или даже грубое.

Во избежание недоразумений, рекомендуем вам прочитать ваше сообщение вслух перед отправкой. Если оно звучит неприятно для вас, то точно также будет звучать и для получателя.

Работайте над текстом

Постарайтесь предугадать, какие уточняющие вопросы придется задать вашему собеседнику, чтобы получить полную картину ситуации. Дайте ответы на них сразу в первом письме.