редакции
Digital-агентство потеряло 1,5 млн на нерентабельном отделе. Рассказываем, как это было
Trafficmall — рекламное digital-агентство. Занимаются настройкой контекстной рекламы, оказывают услуги комплексного маркетинга и помогают клиентам выходить на маркетплейсы.
Денис, соучредитель агентства, всегда тяготел к цифрам, поэтому учет финансов начали вести сразу. В качестве инструмента ожидаемо выбрали таблицы: во-первых, большого выбора софта тогда не было, во-вторых, таблички — это бесплатно.
Мы просто фиксировали, сколько потратили, сколько получили — деньги приходят и уходят, а значит все окей. Про ДДС, ОПиУ и другие управленческие отчеты мы тогда не знали.
Периодически у нас случались кассовые разрывы и мы были уверены, что это нормальная история и один из этапов становления бизнеса. В моменты, когда денег не хватало, например, на уплату налогов — доставали из своих и вкладывали в бизнес. Этого можно было избежать с платежным календарем, но тогда у нас его не было.
В 2021 году Денис еще больше погрузился в тему финансов и понял, что оставлять учет в таком виде — преступление. Наводить порядок начали с финансового шаблона — это такая заранее собранная табличка, в которую нужно просто внести свои цифры и она сама все посчитает (спойлер: нет).
Оказалось, что просто взять чей-то готовый шаблон и начать вести учет нельзя — таблицу нужно адаптировать под себя, а значит разбираться с устройством Экселя все равно придется. Хорошо, если у вас очень простая финансовая структура, один счет и пара операций в неделю — в этом случае с таблицами действительно может быть нормально. Но если у вас, как у Trafficmall, несколько счетов, разные кошельки и наличные — готовьтесь выделять много времени и на первичную настройку шаблона, и на последующий учет.
У Дениса и его партнера этого времени не было, поэтому они начали искать специальный сервис, где можно будет вести учет.
Обратите внимание, что мы до сих пор ни слова не сказали про потерянные 1,5 миллиона. Может показаться, что мы забыли, но нет — на этом этапе основатели агентства не догадывались, что пока они бьются с таблицам, один из отделов их компании «съедает» деньги, а не приносит их.
Мы начали искать сервис, который будет соответствовать нашим требованиям: со всеми нужными отчетами, автоматизацией, адекватной поддержкой и дружелюбным интерфейсом.
Выбирали из двух сервисов и остановились на Adesk.
И тут началось самое интересное
Сразу после первичных настроек Денис и его партнер начали считать рентабельность направлений.
В то время мы очень раздули список услуг, потому что были уверены — это и есть рост бизнеса. Казалось, что если в общем мы в плюсе, значит все работает, как надо, но не догадывались, что один из отделов в прямом смысле съедает наши деньги.
Оказалось, что Денис и его партнер потеряли не меньше 1,5 млн рублей, потому что не вели учет по направлениям и не знали, что один из отделов не приносит денег.
Так происходит, когда убыточность одного направления прикрывается рентабельностью другого. Собственники видят общий плюс на счетах и делают ошибочный вывод о прибыльности всех отделов.
Отдел закрыли, список услуг пересмотрели, порядок в финансах навели — теперь в агентстве нет нерентабельных направлений, зато есть свободное время, которое можно потратить на развитие бизнеса, а не на таблички.
***
Если не хотите сталкиваться с такими ситуациями, внедряйте системный финансовый учет! Начать можно в таблицах — если времени много, а операций пока что мало. Тем, у кого раньше не было опыта работы с финансами, рекомендуем начать с построения отчета ДДС — он довольно простой, но очень полезный. У нас есть бесплатный гайд по составлению такого отчета — можете ориентироваться на него.
А если компания уже успела разрастись, лучше использовать специальный сервис, например Adesk. Такие сервисы помогают автоматизировать многие повторяющиеся действия + там уже есть все отчеты, то есть вручную их собирать не нужно.
P. S. Неважно, где вы будете вести финансовый учет. Главное — делайте это.
