Что делать если коллектив не хочет внедрять программу для автоматизации

С чего начать

Сначала нужно определиться с программой, которую вы хотите использовать. Даже сейчас на рынке программных решений таких систем не много, а уж профессиональных, «заточенных» под ваш бизнес – по пальцам одной руки пересчитать. Есть много CRM-систем, которые позволяют автоматизировать и выстраивать отношения с клиентом. Есть 1С – мощнейшая бухгалтерская программа, есть зарубежные ERP-системы, способные закрыть любые вопросы (вопрос в цене приобретения и настройки под ваши нужды). В последнее время начали появляться и отечественные профильные программы, специализирующиеся на различных областях бизнеса.

Перерыв весь Интернет, изучив массу сайтов, собственник определился с выбором и нашел нужное ему программное решение. Дальше его нужно внедрять на всем предприятии. Чтобы программа приносила пользу, ее должны начать использовать все отделы и все сотрудники. И тут начинается самое интересное… Как правило, первая реакция у сотрудников – это отторжение и неприятие. Первый вопрос – «Зачем нам это надо, мы же и так хорошо работаем?». Что делать в такой ситуации, как объяснить пользу от внедрения такой программы – это я и попытаюсь объяснить на примере внедрения программы по учету заказов АС Принт 2.5 в одном рекламном агентстве.

Четкие цели и задачи

Во первых, руководитель должен сам четко понимать для чего он хочет внедрить программный продукт у себя на предприятии. Какую основную цель он преследует. Для этого неплохо подойдут следующие варианты:

• Уменьшить количество ручной рутинной работы (заполнение бумажных бланков заявок, расчет стоимости заказа на калькуляторе, занесение заказа в таблицу, составление ежемесячных отчетов и т.д.)
• Уменьшение влияние человеческого фактора (неправильно рассчитал стоимость заказа, не увидел, не услышал подробности заказа, забыл позвонить клиенту и т.д.)
• Наведение порядка на складе, прозрачное движение расходных материалов, пресечение воровства и «левых заказов» (когда нет учета, у работника всегда есть соблазн, ну и опять же человеческий фактор – материал уже закончился, а новый не купили, кто-то забыл про это сказать)
• Увеличение прозрачности бизнеса, мониторинг бизнес-процессов в режиме он-лайн (особенно актуально если собственник не занимается оперативным управлением предприятием)

У вас могут быть и другие, отличные от предложенных цели, но суть одна, вы должны четко и ясно ее формулировать как для себя, так и для ваших сотрудников.

Когда цель сформирована, необходимо разработать под нее список задач, которые необходимо решить для ее достижения. Например, вам нужно посчитать и измерить количество времени, которое тратит один менеджер на заполнение бумажной заявки, или замерьте время расчета стоимости заказа. Узнав эти временные затраты и перемножив их на среднее количество заказов, которые обрабатывает ваш менеджер за один рабочий день – вы узнаете ваши потери (ведь при внедрении программы автоматизации эти процессы будут происходить в автоматическом режиме). Если вы уменьшаете влияние человеческого фактора, вам нужно вспомнить и найти информацию о браке, неправильно сделанных заказах, недовольных клиентах которым забыли позвонить. И попробовать посчитать прямую или упущенную выгоду от действия таких факторов. Так же и со складом, посчитайте вашу недостачу за несколько последних месяцев и вам все станет очевидно. Про увеличение прозрачности бизнеса можно и не говорить, все хотят ездить на машине с чистым лобовым стеклом и работающими приборами – спидометром и датчиком топлива в баке. Очень неприятно встать без бензина где-нибудь на трассе ночью…

Совместный тест-драйв

Когда цели и задачи сформулированы, можно приступать к самому главному – убеждению всей команды, что им (вам всем) это необходимо. Во первых нужно каждому сотруднику объяснить и показать лично его выгоду. Можно конечно насильственно волевым решением заставить всех «жить по новому», но так может произойти отторжение и процесс внедрения может затянуться. Во вторых нужно устроить совместный тест-драйв, показать сотруднику все возможности программы, объяснить основной функционал. В третьих обозначьте «пряник» для тех сотрудников, которые быстрее остальных освоятся в программе. Пряником может быть все что угодно, совсем не обязательно материальная премия (хотя и это не помешает) – звание «лучшего сотрудника месяца» или «стахановца автоматизации» с публичным вручением вполне подойдет.

Каждый сотрудник должен попробовать и оценить для себя все «прелести» работы в программе. После нескольких дней использования обязательно нужно поговорить со всеми работниками, выслушать их мнение, а возможно и пожелания по функционалу или дизайну программы автоматизации. Некоторые программы (например наша АС Принт 2.5) имеют встроенный раздел «Пожелания разработчикам», где каждый пользователь может высказать свое пожелание об улучшении программы или проголосовать за чужое. Сотрудник должен видеть, что его мнение важно и к нему прислушиваются.

Счастливый финал

Обычно, если все сделано правильно, уже через 2-3 месяца работы программы по автоматизации бизнес-процессов на предприятии заметны улучшения. Теперь уже никто не сомневается в пользе, от использования такого сервиса. Обычно довольны все, начиная от производственников кончая собственниками. Одни получили прозрачный инструмент контроля, другие полезный инструмент для повседневной работы. Мы это наблюдаем постоянно, каждый пользователь, который подключается к системе АС Принт уже не хочет от нее отказываться. За все время работы у нас не было ни одного отказа от использования нашей программы.

Какую программу выбрать для вашего бизнеса решать конечно вам, мы лишь хотим помочь вам с выбором и можем дать совет, как правильно и быстро внедрить выбранную программу у себя на предприятии.