Команда Аспро.Cloud
Кейс Аспро: Как «ГеоКорп» навела порядок в 100+ проектах с Аспро.Cloud
Стремительный рост бизнеса часто становится серьезным испытанием для управленческих процессов. Когда количество заказов превышает возможности команды по их координации, компания сталкивается с серьезными проблемами: срываются сроки, страдает качество, растет недовольство заказчиков.
Именно в такой ситуации оказалась компания «ГеоКорп», когда поток новых заказов превратился в источник постоянных трудностей. Команда быстро осознала: управлять множеством проектов без специализированной системы — все равно что пытаться удержать воду в решете.
Расскажем, как специалисты «ГеоКорп» решили эту проблему и какие инструменты помогли им восстановить контроль над рабочими процессами.
О компании «ГеоКорп»
Основная специализация «ГеоКорп» — разработка проектов и проведение инженерных изысканий. Специалисты компании анализируют природные особенности территорий и влияние техногенных факторов. Такой подход позволяет создавать экологически безопасные решения для строительной отрасли, энергетики и транспортной инфраструктуры.
В настоящее время «ГеоКорп» сосредоточена на проектировании линейных сооружений: электрических сетей, линий связи, а также системах газоснабжения.
За 12 лет существования компания значительно расширилась и теперь выполняет как подрядные, так и проектные работы. Среди постоянных заказчиков — крупные корпорации: «Газпром», «Газпром межрегионгаз» и «Газпром газораспределение».
Штат составляет 70 сотрудников, распределенных по четырем профильным подразделениям:
- Подразделение сбора первичной информации — обработка корреспонденции, запросов, кадастровые работы
- Конструкторское бюро — техническое проектирование, создание чертежей и документации
- Изыскательская служба — геодезические, экологические, геологические исследования
- Группа ведущих инженеров — координация взаимодействия с заказчиками и сопровождение на всех стадиях
Кризисная точка в развитии
Решение о внедрении системы управления бизнес-процессами созрело, когда объем заказов кратно увеличился, а все новые проекты требовалось выполнять одновременно. Отсутствие структурированного подхода делало эффективную работу практически невозможной.
«У нас царил настоящий беспорядок. Часть ведущих инженеров фиксировала всю проектную и финансовую информацию в обычных блокнотах. До электронных таблиц дело даже не доходило», — вспоминает Ксения Голубева, главный инженер проектов «ГеоКорп».
Параллельно компания активно расширяла команду. Поэтому создание единой проектной среды стало критически важным для быстрой адаптации новичков.
Поиск решения
Первоначально команда выбрала один из популярных сервисов для координации проектов и постановки задач. Однако через четыре месяца стало очевидно, что решение не подходит.
«Интерфейс оказался крайне неудобным, можно сказать, враждебным пользователю. А ведь важно, чтобы при открытии программы она располагала к работе. Кроме того, мы не могли получить общую картину по всем проектам», — объясняет Ксения Голубева.
При выборе новой платформы команда определила ключевые требования:
- Интуитивно понятный интерфейс
- Функциональность планирования и реализации проектов
- Интеграция проектного и финансового учета
- Бесперебойная коммуникация между всеми подразделениями
Этим критериям соответствовала система Аспро.Cloud.
Внедрение системы Аспро.Cloud
Переход на Аспро.Cloud стартовал в июле 2023 года. Главный инженер проекта самостоятельно осваивала возможности платформы и настраивала инструменты под специфику бизнеса.
«О возможностях Аспро.Cloud впервые рассказал заместитель генерального директора. Сначала с сервисом начал работать управленческий состав. Затем мы подключили исполнителей и организовали для них обучение», — рассказывает Ксения Голубева.
Для ускорения процесса компания воспользовалась поддержкой экспертов Аспро.Cloud, которые провели два обучающих сессии: вводную демонстрацию и углубленное изучение финансового модуля.
Полная миграция заняла около месяца, после чего весь коллектив «ГеоКорп» начал работать в новой среде.
«Спустя полгода использования системы могу утверждать, что мы стали опытными пользователями. Все функции доступны и понятны. Особенно ценю документацию по работе в Аспро.Cloud. Не требуется знания специальной терминологии для освоения системы. Если в команду приходит новый сотрудник, достаточно отправить ему ссылку на инструкцию», — отмечает Ксения Голубева.
Инструменты для результативной работы
Типовые проекты и задачи
Ключевой инструмент Аспро.Cloud для «ГеоКорп» — готовые шаблоны. Эта функциональность экономит время на организацию рабочих процессов и ускоряет запуск новых проектов.
«Поначалу мы придерживались линейного принципа последовательного завершения этапов и задач в системе. Затем поняли, что это не принципиально, и отказались от строгой последовательности. В конце концов, проектная деятельность — это творческий процесс. Рабочий процесс может быть циклическим и даже хаотичным. Поэтому появился обновленный шаблон. Визуализация проекта в Аспро.Cloud позволила нам оптимизировать процесс его реализации», — поясняет Ксения Голубева. Актуальный шаблон проекта «ГеоКорп» включает: В «ГеоКорп» каждый заказ курирует определенный главный инженер. Всего таких специалистов три, но у каждого может быть до 30 одновременных проектов. Для предотвращения путаницы при создании проекта в Аспро.Cloud главный инженер указывает себя как «руководитель проекта». Это позволяет специалисту отслеживать изменения только по своим объектам. Руководитель может просмотреть, какие проекты ведет каждый главный инженер, и при необходимости изучить детали процесса. В модуле «Списки» команда работает с входящей и внутренней документацией, а также контролирует соглашения с подрядчиками и заказчиками. «Этот модуль очень удобен в использовании. Мы также создали справочник по всем нашим проектам. Не всех сотрудников интересует финансовая составляющая, поэтому мы подготовили статистику по направлениям и стадиям работы, например, по инженерным изысканиям», — рассказывает Ксения Голубева. С помощью модуля «База знаний» руководство создало программу адаптации для новых сотрудников. В ней собрана вся необходимая информация для тех, кто только приступил к работе. «Если мы утвердим новый шаблон проекта, то сможем добавить его в базу знаний. Это поможет показать шаблон всем и продемонстрировать, как устроен рабочий процесс», — добавляет Ксения Голубева. Сотрудники «ГеоКорп» часто находятся в командировках, на переговорах или выездных совещаниях. Поэтому команда использует мобильное приложение Аспро.Cloud. «Иногда в процессе работы полностью забываешь заходить в систему и контролировать выполнение проекта. Мобильное приложение в этом случае выручает. На телефон поступает уведомление, и сразу понимаешь, что необходимо проверить Аспро.Cloud», — отмечает Ксения Голубева. «Мы активно используем справочник контактов. В нем уже много контрагентов: и заказчики, и подрядчики. Удобно, что любой контакт можно связать, например, с проектом», — говорит Ксения Голубева. С помощью Аспро.Cloud команда устранила беспорядок в рабочих процессах. Теперь специалисты уверенно ведут параллельно свыше 100 проектов, что способствует развитию компании. Если сотрудник уходит в отпуск или увольняется, вся информация по его проектам сохраняется в системе. Тот, кто приходит на замену, не испытывает никаких затруднений при переходе к работе. «Безусловно, сейчас не все настроено идеально. Например, раньше мы чрезмерно детализировали задачи, расписывали каждую мелочь. Проект превращался в хаос. Сейчас отходим от этого подхода. Также вначале мы воспринимали систему как что-то слишком формальное, но теперь понимаю, что для удобства нужно использовать привычный язык. Думаю, через полгода мы выработаем оптимальный для нас принцип работы», — резюмирует Ксения Голубева. Наведите порядок в проектах с системой Аспро.Cloud Создавайте проекты, распределяйте задачи, контролируйте исполнение и формируйте отчеты. Работайте в едином пространстве вместо десятков файлов и чатов.
Руководители проектов
Справочники
Корпоративные знания
Мобильная версия
Контрагенты
Результаты внедрения