Как цифровое агентство избавилось от Excel-таблиц и перешло на автоматизированное управление: опыт terexov

Многие руководители малого и среднего бизнеса сталкиваются с одной проблемой: чем больше компания развивается, тем сложнее отслеживать все процессы вручную. Приходится жонглировать между стратегическими задачами и повседневной операционкой. Кирилл Терехов, глава IT-компании terexov, нашел решение этой дилеммы — внедрил комплексную систему управления бизнесом и полностью изменил подход к контролю финансов.

Специфика работы цифрового агентства

Студия terexov специализируется на создании технологичных решений для бизнеса. Портфель услуг включает четыре основных направления:

1. Разработка мобильных приложений
2. Создание веб-платформ
3. UX/UI-дизайн интерфейсов
4. Брендинг и графическое оформление

За время работы команда успешно завершила свыше 50 проектов в различных сферах. Среди клиентов — крупная логистическая служба, телекоммуникационная корпорация из Израиля, разработчики носимых устройств и создатели маркетплейса органических продуктов.

«Мы делаем акцент на качестве. Иногда даже приходится дискутировать с клиентами, чтобы в результате получился классный продукт», — отмечает Кирилл Терехов.

Проблемы старой системы учета

Изначально студия использовала популярное решение для бизнес-процессов, но оно не покрывало потребности в финансовом планировании и контроле. Все денежные операции фиксировались в нескольких Excel-файлах, каждый из которых служил для определенного типа отчетности.

Поначалу ручной учет справлялся с объемами работы. Однако для масштабирования бизнеса требовалась детальная аналитика и достоверные данные для принятия решений. Работа с таблицами отнимала значительное время у руководства и не позволяла получать актуальную картину состояния компании.

Дополнительно возникла потребность в CRM-модуле для систематизации работы с потенциальными заказчиками и улучшения качества обслуживания существующих клиентов.

Процесс миграции на новую платформу

Кирилл принял решение о самостоятельном внедрении и конфигурации системы. Первым шагом стал перенос финансовых данных из электронных таблиц в облачное решение.

«Перенести данные было несложно. Сохранили таблицы в формате CSV и быстро импортировали их в систему. Не нужно было вручную добавлять каждую операцию и тратить на это все свободное время», — рассказывает руководитель terexov.

Параллельно с миграцией финансов сотрудники отдела продаж начали изучение CRM-функционала. Команда сконфигурировала этапы продажной воронки, определила типовые причины отказов потенциальных клиентов и заполнила базу контрагентов.

Результаты внедрения системы управления

Освобождение от операционного контроля

Благодаря автоматизации Кирилл смог полностью сосредоточиться на стратегических вопросах развития компании. Теперь ему не требуется вникать в каждую сделку или операцию для понимания текущего положения дел.

«Теперь, чтобы узнать о делах компании, мне достаточно утром зайти в систему и проанализировать виджеты с финансовыми показателями. Если деньги на счетах есть — отлично. Если нет — ищу причину», — объясняет Кирилл Терехов.

Контроль дебиторской задолженности

Система значительно упростила отслеживание просроченных платежей от заказчиков.

«Бывает так, что заказчики забывают оплатить счет по разным причинам. Раньше было трудно контролировать задолженность. Сейчас же достаточно открыть список со счетами, увидеть статус каждого документа и при необходимости напомнить об оплате», — отмечает глава компании.

Централизованное управление бюджетом

Топ-менеджмент получил инструменты для:

1. Настройки категорий финансового учета
2. Сопоставления планируемых и реальных доходов и расходов
3. Мониторинга бюджетов по отдельным проектам

Ключевые выводы

Переход на комплексную систему управления позволил IT-студии terexov решить несколько критических задач:

1. Экономия времени руководителя — автоматизация отчетности освободила ресурсы для стратегических инициатив
2. Повышение качества аналитики — наглядные дашборды обеспечивают быстрый доступ к ключевым метрикам
3. Улучшение cash flow — систематический контроль дебиторской задолженности ускорил поступление платежей
4. Прозрачность финансов — детальные отчеты помогают принимать обоснованные управленческие решения

Благодаря внедрению цифровых инструментов управления руководитель может оперативно реагировать на изменения в бизнесе и корректировать стратегию развития компании на основе достоверных данных.

Ответим на любые вопросы по Аспро.Cloud

Запишитесь на онлай-консультацию по системе. Эксперты помогут разобраться со сложными кейсами, настроят систему под ваши задачи и покажут, как автоматизировать рутину.

Оставить заявку