CRM для договоров с экспертами и 300+ проектов в шаблонах: как корпоративный университет Про.К автоматизировал работу в Аспро.Cloud
Про.К создает системы корпоративного обучения под задачи бизнеса. Три направления: групповые тренинги, индивидуальное обучение и авторские программы — те случаи, когда готовых решений на рынке нет и программу разрабатывают с нуля. Команда 20 человек, более 300 активных проектов.
До Аспро.Cloud работали в Excel. Пока проектов было немного — справлялись. С ростом объема данных даже продвинутое знание Excel не спасало: информация путалась.
Нестандартное использование CRM
Самое неочевидное решение Про.К — использование модуля CRM не для работы с клиентами, а для документооборота с внешними экспертами. Компания работает с десятками самозанятых и ИП, каждому нужен договор, задание, акт.
Схема документооборота в CRM:
- Эксперт заносится в единую базу контрагентов — контакты, история сотрудничества доступны в одном месте
- Воронка «Договоры ИП/СЗ»: четыре этапа от подготовки до подписания, шаблоны договоров выбираются в зависимости от статуса контрагента
- Воронка «Задания ИП/СЗ»: пять этапов, задание конкретизирует предмет работы, сроки и условия оплаты
- Акт формируется на основе задания — данные подтягиваются автоматически, ручной ввод не нужен
«Для нас нет потребности хранить информацию об экспертах где-то дополнительно. Все — в CRM», — Андрей Рожнов, эксперт по групповым программам в Про.К. 
Шаблоны проектов для повторяемых процессов
80-90% этапов в групповых обучениях повторяются. Команда создала шаблоны проектов: специалист выбирает нужный, указывает сроки и количество участников — и двигается по готовому сценарию. Задачи оформлены в виде чек-листов, а не канбан-карточек: нагляднее, удобнее отмечать выполнение. 
Финансовый контроль встроен в карточку проекта: вкладка «Финансы» показывает план и факт по расходам и поступлениям. По каждой программе есть бюджет по договору с заказчиком — выходить за него нельзя. 
Два пользовательских списка вместо разрозненных таблиц
Список экспертов-спикеров: контакты, специализация, стоимость работы. При новом запросе от заказчика специалист сразу видит, кто подходит по задаче и бюджету — без поиска по знакомым или Google. 
Список слушателей: история обучений сотрудников основного заказчика, сильные и слабые стороны, результаты участия в проектах. Это база для планирования следующих обучений и оценки готовности к новым задачам. 
Календарь и база знаний
Собственная образовательная площадка требует планирования: команда ведет отдельный календарь «Бронь очных дней» — видно занятость площадки, не нужно дополнительно согласовывать даты между сотрудниками. 
База знаний хранит инструкции по документообороту, памятки по платформам и чек-листы по работе с заказчиками. Используется как для работы («задача редкая — не нужно спрашивать коллег»), так и для онбординга новых сотрудников. Про.К активно расширяется, и база знаний сокращает время введения в работу. 
«Аспро.Cloud очень помогает синхронизировать всю информацию. Потому что приходится работать с большим количеством проектов. Без системы я даже не представляю, как это делать», — Дарья Носкова, эксперт по индивидуальным обучениям в Про.К.