CRM или Excel: когда бизнесу нужно расстаться с таблицами
Почему не хочется прощаться с таблицами
Из-за привычки использования таблиц может складываться впечатление, что это самый подходящий инструмент и его функционала в работе вполне достаточно. Без сомнений, у таблиц есть свои плюсы:
- Это легкодоступное решение, знакомое и более-менее понятное по механике заполнения для всех, у кого в школе были уроки информатики.
- Таблицы позволяют вести пересчет формул при добавлении и изменении входных данных, что дает возможность прогнозирования, планирования и анализа.
- Не требуется особых финансовых затрат (спойлер: CRM-система тоже может быть выгодной или вовсе бесплатной).
Но стоит упомянуть, что использование Excel на уровне «продвинутого пользователя» — далеко не рядовой навык, а использовать весь функционал таблиц на сегодняшний день умеют лишь единицы. Поэтому при построении формул или сводных таблиц часто могут возникать ошибки.
По мере расширения целей компании и роста бизнеса, проблемы таблиц, с которыми вы раньше справлялись, становятся непреодолимыми: случайная перезапись формулы или необходимость обновить адрес электронной почты на нескольких вкладках становится уже более трудоемкой и занимает больше времени сотрудников. Не говоря уже о том, что хотя ячейки таблиц настраиваемые, привычные и могут хранить огромное количество информации, рано или поздно они становятся неудобны.
В какой-то момент вы обратите внимание, что ежедневно тратите время на прокрутку сотен, если не тысяч строк и столбцов. Дружелюбный интерфейс CRM напротив наглядно отобразит и проанализирует информацию, представив ее таким образом, чтобы ее было легко изучить, проанализировать и сделать выводы. Давайте подробнее рассмотрим CRM-системы в сравнении с Excel-таблицами, чтобы выявить отличия и преимущества. Начнем с базовых понятий и определим, что из себя представляет CRM. С английского CRM или Customer Relationship Management — «управление отношениями с клиентами». CRM-система обеспечивает управление этими отношениями: запоминает за вас информацию о клиентах, напоминает о дальнейших шагах с помощью уведомлений, хранит и «оберегает» базу контактов от случайных (или неслучайных) ошибок сотрудников. Таким образом, с помощью CRM возможно персонализировать и перевести ваши отношения с клиентом на новый уровень, обеспечить лояльность покупателей. Но обо всем по порядку. CRM-систему можно представить как множество связанных между собой таблиц с готовым решением для ввода данных и продуманным интерфейсом (с его помощью заполнение и поиск становятся более гибкими и интуитивно понятными). В чем же существенная разница системы и таблиц? Главное, что дает преимущество CRM перед Excel — это многофункциональность. Так, CRM может: 1. Автоматически заполнять данные. Например, это осуществимо при интеграции с сервисом DaData. Так во Аспро.Cloud вы можете начать вводить название компании или ИНН, а система найдет подходящих контрагентов и заполнит данные сама. Таким образом, вы сэкономите время и сможете эффективнее управлять данными, исключая вероятность ошибок. 2. Хранить все в едином месте. Интерфейс позволяет работать в режиме одного окна. Сравните: работа в нескольких разных таблицах, куда часто приходится дублировать данные и тратить много времени, или одна программа с подробным и быстрым интерфейсом, где все данные связаны между собой и кликабельны, а значит легко приведут вас к нужной информации. 3. Защитить базу клиентов и корпоративные знания. Если вы работаете в очень небольшом коллективе и искренне доверяете каждому сотруднику, то можете позволить себе хранить данные открыто. Но в современных реалиях, с текучкой кадров и нестабильным штатом сотрудников, важно защитить свои бизнес-процессы. А с точки зрения вопроса безопасности, таблицы — крайне ненадежный инструмент. Во-первых, формулы и выстроенные механизмы могут быть повреждены неаккуратным сотрудником, а информация об изменениях будет доступна только для последних манипуляций, что усложнит поиск проблемы. Во-вторых, скопировать, скачать или вовсе удалить таблицу может любой. С CRM-системой же возможно выставить права доступа, а вся история действий будет зафиксирована. Кроме того, например, в Аспро.Cloud к удаленным данным доступ имеет только администратор, а значит ничто не «исчезнет» безвозвратно. К тому же система включает в себя корзину, из которой можно восстановить практически любые данные. 4. Вести хронологическую историю взаимоотношений с клиентами. Накопленные знания о заказчике, история взаимодействия сохранятся в его карточке, которую можно дополнять новыми деталями. Здесь будут отображаться проведенные презентации, принятые звонки, отправленные письма и так далее. Это особенно удобно, если один из сотрудников заболеет или решит уволиться, и все его сделки перейдут к другому менеджеру. Новый менеджер сможет за несколько минут войти в курс дела и продолжить работу по клиенту. Так работа с покупателями перестанет зависеть от одного человека, а все нужные данные надежно сохранятся в едином месте с доступом 24/7. 5.Учитывать и планировать ваше время. Обычно CRM-системы не ограничиваются набором функционала для записи контактов и управления сделками, а включают в себя еще календари и постановку задач. Это создано для удобства пользователей: например, вы записали номер нового клиента и собираетесь ему перезвонить через неделю — поставьте задачу, чтобы точно не забыть о звонке. Далее система пришлет вам уведомление в указанное время, чтобы напомнить о задаче. Так сотрудники не будут упускать дела и всегда смогут посмотреть запланированные события. Ваши менеджеры больше не забудут перезвонить или составить договор, станут соблюдать четкие дедлайны. Таким образом сделки не будут больше затягиваться, а вы всегда сможете проверить, что конкретно делали сотрудники по той или иной сделке. 7. Обеспечить удобное прикрепление файлов. В системе вы можете добавить любые файлы в карточку клиента или сделки. Например, прикрепить скрипт звонка, фото, чертежи или любые другие материалы для быстрого доступа к ним. 8. Считать как таблица. С помощью полей-формул система произведет необходимые расчеты (совсем как Excel) и выведет результат в необходимую карточку. Формулы можно корректировать и дорабатывать как в таблице, но доступ к ним будет четко определен и случайно нарушить логику расчетов не получится. 9. Наладить удаленную работу. Если вы храните таблицы на рабочих компьютерах, то сотрудник, оказавшись вне офиса, не сможет оперативно решить рабочий вопрос, так как не будет владеть информацией. Даже если настроен онлайн-доступ к Google-таблицам, пользоваться ими не всегда удобно с мобильного устройства. У CRM-систем, как правило, есть мобильные приложения, адаптированные специально для таких случаев. 10.Организовать общение с коллегами. Не нужно выискивать комментарии и заметки по таблице, когда в CRM-системе есть комфортный чат с индивидуальными и групповыми беседами, а оставить комментарии по клиенту можно напрямую в его карточке. 11. Создавать комплексные отчеты. Для хранения данных в электронной таблице вам нужно стандартизировать ввод данных и, возможно, попросить о помощи сотрудника, знающего Excel, который поможет создавать отчеты и наглядные графики. А с CRM вы можете получить отчеты самостоятельно, прямо в аккаунте без помощи технически подкованного специалиста. Все данные обновляются в реальном времени и могут быть отсортированы с помощью фильтров. Представьте, что вам нужно повесить гардину. Вы можете использовать молоток и потратить время на ручное «вколачивание» гвоздей или взять шуруповерт. В любом случае цель будет достигнута, однако с более современным инструментом вы сэкономите время и силы. То же справедливо в отношении таблиц и CRM — более современный подход позволяет справляться с большим количеством задач за меньшее время, более эффективно. На нашем опыте множество компаний выстроили успешную работу с CRM-системой Аспро.Cloud и преобразовали свои бизнес-процессы. Так, веб-студии система Аспро.Cloud помогла: «автоматизировать работу, ускорить обучение сотрудников, упорядочить внутренние процессы и упростить взаимодействие с клиентами. В Аспро.Cloud мы выбрали один из вариантов готовых веб-форм для сбора заявок и установили его на свой сайт. После заполнения веб-формы автоматически создается новая заявка со всеми контактами и текстом сообщения в заранее указанной воронке продаж». Студия мобильной разработки, кроме прочего, настроила собственную интеграцию с помощью API: «с ее помощью автоматически собираем все входящие заявки (по телефону, с горячей линии, e-mail, с сайтов рейтингов и по другим каналам) в Аспро.Cloud в раздел Сделок CRM. Далее менеджеры отдела продаж уже берут эти сделки в работу и ведут каждую по воронке, где дополнительно настроена автоматизация, которая помогает избавиться от рутинных действий и эффективнее обрабатывать лиды». Компания по дизайну и ремонту коммерческих интерьеров навели порядок в работе по клиентам и проектам. «Загрузили базу контрагентов, которую сегментировали по категориям и сферам деятельности. В карточках подробно расписали все преимущества того или иного поставщика. С внедрением Аспро.Cloud мы в первую очередь получили полную прозрачность процессов». Теперь компания может брать больше проектов в работу без страха что-то упустить, а вся работа и коммуникация доступны в одном месте. Подробные кейсы для разных сфер бизнеса вы можете найти в нашем официальном блоге. Преимущество использования электронных таблиц для бизнеса сводится к двум основным факторам: они могут быть бесплатны (Google Sheets) и часто освоены сотрудниками самостоятельно на уровне ввода данных. Это, безусловно, веские причины, особенно для небольшой организации на старте развития. Однако CRM может быть такой же недорогой и даже бесплатной, как электронная таблица, а результат от использования благоприятно скажется на развитии вашей компании и команды. Чтобы решить нужна ли вам CRM, ответьте на несколько кратких вопросов в этом чек-листе. Мы составили его исходя из опыта наших пользователей, общения с клиентами и собственных наблюдений внутри команды Аспро.Cloud. Ставьте галочку, если вы: Если вы отметили больше трех пунктов, то вам стоит присмотреться к комплексным CRM-системам. Кстати, как выбрать систему мы рассказали в этой статье. Однако если в вашей компании один-два сотрудника, и общение с клиентами зависит от личных (дружеских или семейных) связей, или если клиенты сами идут к вам постоянно и нет необходимости вести базу (например, у вас небольшой продовольственный магазин), то в CRM действительно не будет необходимости, пока вас устраивает положение дел. В завершении резюмируем основные проблемы, которые решит CRM-система. Одним из важных пунктов выделим, что CRM снимет тревожность в вопросе безопасности и конфиденциальности данных. К тому же перестанут теряться заявки и будет четко распределена ответственность, наладится работа с входящими вызовами и письмами, вся коммуникация отразится в карточке контакта мгновенно, прекратится рутина из-за долгого заполнения данных. А ещё — появится прозрачность процессов для руководителя, будут сформированы четкие причины успешных и неуспешных сделок.
Что такое CRM-система
Что может CRM, чего не может Excel?
Результаты, которых можно достичь с CRM
Кому нужна и кому точно не нужна CRM — краткий чек-лист
Итоги
