Как снизить издержки в бизнесе

Классификация расходов

Прежде чем снижать расходы компании, нужно понять, какими они бывают. Классификация и группировка поможет оценить расходы и понять, какие стоит снижать в первую очередь. Группируют затраты по разным признакам. Рассмотрим некоторые из них.

Прямые и косвенные

Эти затраты связаны с производством продукции и ее реализацией. Но прямые будут включены в себестоимость, а косвенные 一 нет. То есть, чтобы изменить себестоимость продукции, нужно влиять на прямые издержки. При этом и прямые, и косвенные затраты влияют на точку безубыточности.

К прямым издержкам мы отнесем затраты на материалы, зарплату сотрудников, которые работали над производством. А к косвенным затратам можем отнести маркетинговые расходы или зарплату управленческого состава.

Постоянные и переменные

По этому признаку можно выделить постоянные и переменные расходы. Постоянные не зависят от объемов производства. А переменные наоборот, с увеличением или снижением объемов производства они будут вести себя аналогично.

Рассмотрим пример. У сотрудников сдельная оплата труда: 1 000 ₽ за одно изделие. Вы снимаете помещение для производства с ежемесячной оплатой 20 000 ₽. В январе сотрудники произвели 50 ед. продукции, и вы должны заплатить им 50 000 ₽. А за аренду 一 20 000 ₽. В феврале было произведено уже 60 ед., то есть зарплата составит уже 60 000 ₽. При этом аренда помещения все так же стоит 20 000 ₽. Мы видим, что в зависимости от объемов производства, затраты на сдельную оплату труда изменяются. Значит, это переменные расходы. А оплата аренды 一 постоянные издержки, так как при росте или снижении объемов производства она не изменилась.

Эффективные и неэффективные

К эффективным затратам относим производительные расходы, которые приводят к получению дохода от реализации товара или услуги. А к неэффективным 一 непроизводительные затраты, которые мешают получить прибыль. Например, бракованные изделия, недостача, простои и др.

Обращайте внимание, как группировка затрат повлияет на дальнейшие решения. Классификация поможет руководителям достоверно собирать информацию и использовать ее для развития компании.

Стратегия снижения издержек

Для оптимизации расходов компании, необходимо пройти несколько шагов:

1. Собрать все издержки компании.
2. Сгруппировать издержки.
3. Проанализировать расходы.
4. Обозначить приоритеты.
5. Определить решения для оптимизации.

Разберем каждый шаг подробнее.

Сбор издержек

Для оптимизации расходов необходимо знать текущие траты вашей компании. Причем важно учитывать все, даже если вы считаете их незначительными. Организуйте регулярный сбор расходов. В идеале сразу разделять расходы по статьям учета и месяцам. Это поможет в дальнейшем анализировать ситуацию и принимать управленческие решения.

Группировка расходов

Это нужно, чтобы вы смогли анализировать расходы, а не просто видеть их размер. У бизнеса даже в рамках одного месяца может быть множество покупок. Но вам не даст никакой пользы информация, сколько вы потратили отдельно на ручки, степлеры и бумагу. Но объединив их в группу «Канцелярия», вы сможете анализировать эту статью расходов.

Анализ расходов

Предыдущие шаги помогут на этом этапе получить достоверные данные. Начинать проводить анализ лучше с самых крупных затрат и затем переходить к мелким. Поэтому определите структуру расходов: какую долю занимает каждая статья.

Отследите динамику издержек, как они менялись от периода к периоду. То есть, проведите горизонтальный анализ. Например, есть ли сезонность или резкие скачки и снижения. Важно не просто увидеть их, но и понять причину таких изменений.

Определите, как статьи расходов влияют на конечный результат деятельности компании. Это называется эффективность расходов. Рассчитывается как отношение результата к расходам. Так вы узнаете, сколько у.е. выручки приходится на 1 у.е. расходов. Показатель эффективности лучше анализировать в динамике или сравнивать с конкурентами. Допустим, вы рассчитали, что каждый вложенный рубль приносит вам 50 ₽ прибыли, а у ваших конкурентов 一 55 ₽. Проанализируйте, за счет чего у них могут быть такие показатели, и улучшите свои.

Оцените доли расходов к выручке. Так вы поймете, как определенная статья расходов влияет на изменение дохода. Например, как увеличение фонда оплаты труда изменит ваш доход. Отдельно определите долю постоянных издержек к выручке. Этот анализ поможет узнать стабильность компании. Чем выше доля постоянных издержек, тем менее устойчив бизнес.

Приоритеты

У каждой компании свои приоритеты в расходах. Для кого-то это будет аренда помещения, так как выручка напрямую зависит от потока проходящих мимо людей. А для кого-то приоритетной статьей расходов будет оборудование.

Высокоприоритетные издержки 一 траты на основную деятельность компании, без которой она не сможет существовать. Это могут быть расходы на сырье или оборудование.

Приоритетные издержки 一 траты, которые влияют на реализацию товаров или услуг, но не на само производство. Например, расходы на рекламу или IT-программы для бизнеса.

Допустимые издержки. То, что предприниматели тратят для поддержания мотивации сотрудников или покупателей. Например, подарки постоянным покупателям или бесплатный кофе и чай сотрудникам.

Лишние издержки. Они не влияют на доход компании, от них легко можно избавиться. Это может быть даже подписка на сервис, которым вы уже не пользуетесь или затраты на бумажные документы и их хранение вместо электронного документооборота.

Очевидно, что в первую очередь нужно избавиться от ненужных издержек. Далее переходить к более приоритетным и думать, как их оптимизировать.

Решения для оптимизации издержек

Каждый предыдущий шаг вел нас к этой цели 一 снизить издержки. После анализа и расстановки приоритетов, необходимо выбрать пути снижения издержек производства или компании. Нужно принять решения:

1. Оставить ли определенную статью расходов или отказаться от нее.
2. Если оставляем, то нужно ли ее снижать.
3. Если снижаем, тогда каким образом и до каких пределов.

Как не стоит сокращать издержки

Есть несколько методов снижения издержек, но сначала поговорим о том, как делать не рекомендуем. Такие мероприятия могут действительно снизить издержки, но другой вопрос 一 как это отразится на бизнесе в целом?

Не снижайте качество товаров и услуг

Первое, что может прийти на ум, когда заходит тема о снижении расходов 一 поменять поставщиков с более дешевым сырьем. Но лучше в первую очередь сократить те расходы, которые напрямую не влияют на продукт или услугу. Если вы снизите качество материалов в угоду низкой стоимости, то можете потерять клиентов. Тогда меньше станут не только издержки, но и ваша прибыль. А мы не для этого затеяли это дело. Снижать расходы на материалы можно в том случае, если качество итогового продукта будет на прежнем уровне.

Анализируйте расходы на маркетинг

Прежде чем обрубить маркетинговые коммуникации, проанализируйте, откуда к вам приходят покупатели. Что будет, если вы отключите контекстную рекламу или перестанете сотрудничать с блогерами? Не снизится ли объем заявок? Не стоит бездумно снижать вложения в этот инструмент. Тем более, если это повлияет на объем продаж. Определите, какие каналы более эффективны и развивайте их.

Не торопитесь сокращать сотрудников или ФОТ

Если снизить фонд оплаты труда (ФОТ), то вы можете не только уменьшить мотивацию своих сотрудников, но и вовсе потерять их. Сокращение персонала тоже может повлечь за собой неприятности. Прежний объем работы придется выполнять меньшему количеству людей, это отразится на их эффективности. Подумайте, может стоить перейти на KPI или сдельную оплату труда.

Пути снижения издержек

Теперь рассмотрим варианты сокращения расходов, которые не навредят развитию бизнеса.

Используйте аутсорсинг

Бизнесу, особенно малому, не всегда выгодно держать сотрудника в штате. Помимо зарплаты за специалиста нужно выплачивать налог и страховые взносы. Вместо этого можно нанять специалиста на аутсорсинге. Например, финансового директора. Запишитесь на консультацию к нашему финансовому директору, чтобы понять, подходит ли вам такой формат работы.

Оптимизируйте налоговую нагрузку

Мы только за прозрачность в налогах. Их необходимо выплачивать вовремя и честно. Но государство предоставляет различные льготы, о которых многие не знают. Также предприниматель может не разбираться в налоговом режиме, который может подойти бизнесу. Изучите эту тему и сократите налоги компании законно.

Планируйте расходы

У бизнеса тоже есть спонтанные покупки, а собственник не всегда может отследить их целесообразность. Поэтому заранее определите, какую сумму потратите в этом месяце. Это поможет сделатьплатежный календарь. Он также покажет, будет ли у компании кассовый разрыв, если завтра вы решите оплатить обучение персонала или корпоратив.

Откажитесь от убыточных проектов

Часто компании занимаются сразу несколькими направлениями. Например, пекарня продает штрудели и булочки с маком. Оценив отчет о прибылях и убытках, собственник понял, что продажа булочек приносит прибыль, а штрудели продаются в убыток. Поэтому он принял решение отказаться от нерентабельного товара и сконцентрироваться на булочках с маком.

Автоматизация бизнес-процессов

Один из наиболее эффективных методов снижения издержек. Определите, как сэкономить на производстве: заменить ручной труд машинным, использовать новые методики, сократить время на изготовление продукции, избавиться от лишних действий и этапов и т. д.

Оптимизация работы с контрагентами

У компаний может быть множество договоренностей с разными поставщиками и другими компаниями. Проанализируйте, на каких условиях вы работаете с каждым и найдите пути оптимизации издержек. Возможно, вам будет выгоднее отказаться от сотрудничества с кем-то, потому что цены на их услуги выше рыночных. Или вы договоритесь о новых условиях.

Решение «Свой или чужой»

Часто предприниматели считают, что брать помещение или транспорт лучше брать в собственность. Да, иногда это целесообразно. Не нужно ежемесячно оплачивать аренду и выделять на это средства. Но иногда гораздо выгоднее пользоваться услугами. Например, взять склад в аренду или обратиться в транспортную компанию.

У одного нашего клиента как раз был такой опыт. Транспортный отдел оказался нерентабельным. Читайте в кейсе, как наш финансовый директор помог определить и избавиться от убыточной статьи расходов.

У каждого бизнеса могут быть свои методы снижения издержек. Найти оптимальные решения поможет ведение управленского учета. Вы сможете регулярно следить за изменениями и вовремя на них реагировать.

Подводим итоги

Итак, вы теперь знаете, как безболезненно можно сократить расходы компании и повлиять на размер прибыли. Сэкономленные средства можно вложить в развитие компании или вывести на счет собственника. Важно, чтобы изменение расходов не повлияло на качество вашей продукции или услуг.

Для построения стратегии снижения издержек соберите все расходы и объедините их в группы. Затем проанализируйте их, расставьте приоритеты и разработайте решения по оптимизации.

А чтобы финансы компании всегда были под контролем, регистрируйтесь в Аспро.Финансы. Меньше рутины и больше времени на стратегию 一 то, что вы получите после внедрения финучета с Аспро.Финансы.