7 распространенных мифов об ИТ-аутсорсинге, в которые продолжают верить даже опытные руководители

Миф № 1. «У меня могут украсть конфиденциальную информацию»

Риски вполне понятны — руководители боятся, что данные о поставщиках, клиентах или финансовых документах попадут к третьим лицам, в особенности к конкурентам. И тогда ущерб будет не просто информационным — он будет материальным.

Для этого существуют меры предосторожности. Например, подписывается NDA — соглашение о неразглашении. Это обычная практика. В таком документе указывается перечень конфиденциальной информации, сроки действия положений о конфиденциальности и ответственность за его нарушение.

Да и статистика показывает, что в большинстве случаев к утечке конфиденциальной информации имеют отношение штатные сотрудники. Исследование компании SearchInform показало, что только в 2015 году случаи воровства корпоративных данных были зафиксированы в 52% российских фирм и чаще всего секреты пытались украсть линейные менеджеры.

Из компаний утекали проектные документы, сведения об инвестициях, коммерческие предложения, данные о движениях на счетах клиентов. Исследователи отметили, что сотрудников интересует всё, на чем можно заработать или что может стать бонусом на собеседовании.

Когда речь идет о специализированной IT-компании, то абсолютно понятно, что у нее нет мотивов передавать сведения кому-то на стороне. Репутация важнее сиюминутной выгоды.

Более того, после обращения в IT-компанию у бизнеса появляется надежная система защиты информации. Если раньше пароли хранились в текстовых файлах или Excel, то после начала сотрудничества аутсорсер начинает использовать шифрованную базу данных на основе KeePass. И даже если кто-то из штатных сотрудников до нее доберется, то базу нужно будет взломать, что практически невозможно сделать.

Миф № 2. «Это слишком дорого»

Этот миф далек от реальности.

Когда речь идет о содержании собственного IT-специалиста, руководитель должен понимать, что потребуются расходы не только на зарплату и премии, но и покупку оргтехники, налоги, страховые взносы и аренду офисного пространства.

Аутсорсинг снижает затраты в разы. В среднем небольшой компании IT-услуги обойдутся в 20 000-40 000 рублей в месяц. Это финальная сумма. Затраты на содержание собственного специалиста превышают ее в разы. Одна зарплата системного администратора в Москве составляет от 60 000 до 80 000 рублей, а с учетом налогов на него будет уходить порядка 105 000 рублей в месяц. В итоге, за год набегает круглая сумма — больше 1 000 000 рублей.

Рассчитать точную цену аутсорсинга можно с помощью онлайн-калькулятора.

Миф № 3. «Мой сисадмин всегда на месте. Он быстрее устранит сбой»

С одной стороны — да. Штатный специалист всегда в офисе, он быстрее решает проблемы. Если у одного из сотрудников что-то произойдет с компьютером, то сисадмин сможет прийти и всё починить за пару минут. Но в большинстве случаев до поиска причины сбоя руки не доходят. Зачем гарантировать стабильную работу офиса? В этом случае у сотрудника просто не будет работы.

Аутсорсеру важно показать свой профессионализм. Не просто устранить неисправность, а найти причину. Как правило, на устранение типичной неполадки уходит не больше часа.

Если случай более сложный, то команда профессионалов продумывает тактику и закупает дополнительное оборудование, чтобы избежать внезапных сбоев, нарушающих бизнес-процессы.

В нашем арсенале есть кейс, когда один из клиентов обратился к нам с серьезными проблемами базы на 1С: отсутствием стабильной работы и ее полным падением. Мы провели комплексный анализ и выяснили, что база работала локально на ПК главбуха, являлась файловой и не могла стабильно работать при требуемом количестве пользователей. А оборудованию не обеспечили блок бесперебойного питания, из-за чего каждый скачок напряжения выключал компьютер, заполняя базу ошибками.

Мы подошли к решению проблемы глобально: перестроили всю IT-структуру компании. Купили и настроили сервер виртуальных машин, на котором запустили контроллер домена; сервера SQL и 1С, дополнительный для удалённых рабочих столов; VPN-сервер для доступа удаленных сотрудников. Серверы обеспечили бесперебойным питанием, дополнительно установили сервер резервного копирования. В результате скорость работы 1С выросла в несколько раз, мы обеспечили стабильную работу без падений и ошибок.

Миф № 4. «Малому бизнесу никакой IT-аутсорсинг не нужен. Вот когда вырастем, тогда и задумаемся»

Прожить без IT-аутсорсинга вполне реально. Вопрос — в качестве жизни.

Можно передать обязанности сотруднику, который хотя бы что-то понимает в теме. Но обычно такие люди неплохо справляются разве что с настройкой и обновлением Windows.

Когда дело доходит до настройки сложной системы, появляются ошибки и возникают дыры в безопасности. Это может привести к потере либо разглашению корпоративной информации, а после — к существенным потерям, в том числе и репутационным.

Можно нанять приходящего админа. Это неплохой вариант, если соблюдается несколько условий:

1. сотрудник не диктует свои требования;
2. не пропадает на неопределенный срок без предупреждения;
3. параллельно набирается профессионального опыта где-то на стороне, в рамках крупной компании.

Вы можете представить такое на практике? Мы — нет. Да и крутые сисадмины обычно повышают свою квалификацию и идут на узкоспециализированную работу в крупную компанию. Они уверены: «Там и деньги, и душевный покой».

Миф № 5. «За каждый выезд специалиста мне придется платить»

Это не так. Большинство аутсорсинговых компаний устанавливают лимит на количество выездов и берут деньги только за дополнительные. Обычно это от одного до четырех плановых выезда в месяц. Они бесплатны, и этого, как правило, вполне достаточно. Выезд может понадобиться, если оборудование сломается или не получится подключить его к сети.

Некоторые фирмы, и мы в том числе, идут клиентам навстречу и включают в стоимость тарифа не только плановые, но и безлимитные экстренные вызовы. Это удобно — никакие дополнительные затраты не потребуются.

Миф № 6. «Я не смогу контролировать аутсорсера»

Вопрос контроля остро стоит и в случае со штатным IT-специалистом. Лишь немногие компании разрабатывают должностные инструкции и запрашивают отчеты о проделанной работе. В большинстве случаев фронт работ озвучивается устно, поэтому позднее возникают ситуации «это я не успел», «это я забыл сделать», «а это вообще не мои обязанности».

Со специализированной компанией всё проще. Работа четко регулируется договором и соглашением SLA о качестве услуг. Все процессы прозрачны и понятны для заказчика, даже если раньше он не заказывал программное обеспечение и не пользовался услугами по обслуживанию компьютеров и серверов.

Работа аутсорсера над продуктом начинается с выезда в офис компании и погружения в бизнес-задачи. После этого составляется план работы со всеми этапами и дедлайнами. Клиент может контролировать процессы ежедневно и видеть результаты.

Миф № 7. «Мне не нужен аутсорсер, у меня всё в облаке»

SaaS предполагает, что ПО находится не на физическом носителе, а в облаке. Этот инструмент позволяет масштабировать проекты и сократить капитальные расходы.

Некоторые руководители убеждены, что SaaS берет на себя все функции по обслуживанию продукта. Стандартные — да. Но когда речь идет о квалифицированном управлении и развитии облачных решений, необходимо вмешательство специализированной компании. Например, для подключения к сервисам SaaS и обслуживания оборудования и ПО.

По прогнозам IT-специалистов, потребности компаний в оптимизации возрастут в ближайшие несколько лет. На этом фоне услуги IT-аутсорсинга становятся всё более востребованными. Совершенно ясно, что поддерживать инфраструктуру и внедрять новые решения своими силами нецелесообразно, а порой и просто неэффективно. Разумнее и дешевле обратиться к аутсорсерам.