Лучшие статьи и кейсы стартапов
Включить уведомления
Дадим сигнал, когда появится
что-то суперстоящее.
Спасибо, не надо
Вопросы Проекты Вакансии
Инструмент планирования проектов
Рекомендуем
Продвинуть свой проект
Лучшие проекты за неделю
26
Битрикс24

Битрикс24

www.bitrix24.ru

16
Отследить-посылку

Отследить-посылку

B2B-сервис трекинга посылок

14
myPreza

myPreza

mypreza.ru

13
WebResidentTeam

WebResidentTeam

webresident.agency

12
Perezvoni.com

Perezvoni.com

perezvoni.com

11
Expresso

Expresso

www.expresso.today

10
YAGLA

YAGLA

yagla.ru

10
Reader

Reader

Интернет-журнал о современных технологиях.

Показать следующие
Рейтинг проектов
Подписывайтесь на Спарк в Facebook

Что делать если не успеваешь сделать работу вовремя

613 8 В избранное Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Что делать если не успеваешь выполнить работу в срок? Паниковать? Затаиться чтобы Клиент не обнаружил? Или разобраться с проблемой и прийти к согласованному решению?

b_57cc3675cd6ad.jpg

Так часто бывает, что обещаешь выполнить какую-то работу в срок и не успеваешь. Особенно когда нужно сделать не одну маленькую задачу, а какой-то большой объем работ, на две недели, месяц или два. Причин не успевания может быть много:

  • Внешние обстоятельства которые помешали,
  • Привычка откладывать все на последний момент,
  • Оптимистичные оценки относительно трудоемкости,
  • Сработал Закон Паркинсона: работа заняла все отведенное на неё время
  • Исходные данные пришли поздно.

И когда вы уже понимаете что явно не успеете, начинаются метания: "А что делать?"

Вот пошаговая инструкция:

  1. Посмотрите выполненную работу и рассчитать метрики ошибок в ожиданиях о трудоемкости работы.
  2. Оцените остаток работ и рассчитать дату завершения оставшейся работы (прогноз завершения)
  3. Встретьтесь с Клиентом и раскажите ситуацию о состоянии, и прогноз о завершении.
  4. Согласуйте план мероприятий по стыковке сроков. Если срок важен, то выделите приоритетные работы из остатка и сократите менее важные.
  5. Встречайтесь или созванивайтесь с Клиентом о состоянии работ на ежедневной основе - это повысит Прозрачность, а прозрачность повысит Доверие.
  6. После завершения всех работ соберитесь вместе и разберите почему произошло отставание в сроках, и что нужно сделать чтобы такого не было в будущем.

Расчет метрик

Чтобы сделать хорошее предсказание о завершении работ, нужно понять насколько мы ошиблись при оценке. Ошибка может быть в оптимистичной оценке, или появилась новая работа которую мы не учли. Поэтому:

1. Вспомните оценочную трудоемкость работы которая была выполнена, и фактическое время которое было потрачено на выполнение работы. На основе этих данных рассчитайте точность оценки:

К = плановая_трудоемкость / фактическая_трудоемкость

2. Посмотрите на выполненную работу, и определите сколько работы добавилось и не было запланировано, Рассчитайте влияние фактора неопределенности:

ФН = добавленная_работа / запланированная_работа

Лучше всего считать в оценочных единицах, например в днях которые хотели потратить на выполнение этих работ.

3. Возьмите остаток работы и рассчитайте прогноз завершения с учетом полученных метрик:

Прогноз = (Остаток / К) / ФН

У нас получится наиболее реалистичное количество дней необходимых для завершения всех работ. если фактор неопределенности опять сработает. Если вы считаете что новой работы не добавится, и дальше не будет проблем, то его можно не учитывать:

Оптимистично = Остаток / К

Пример

Рассмотрим на примере.

  • Предположим, что мы взяли заказ который оценили в 20 чел/дней.
  • В процессе работы над заказом выяснилось что возникли новые задачи с оценкой в 5 дней.
  • Мы потратили уже 3 недели, и сделали работы на 8 дней из запланированного объема.
  • У нас осталось до срока 1 неделя. и мы понимаем что не успеваем сделать работу в срок.

Считаем:

К = (8 + 5) / (3*7) = 0.61
ФН = 5 / 8 = 0.62
остаток: 12 чел/дней
Прогноз = 12 / 0.61 / 0.62 = <strong>31.72 календарных дней. 
(мы сделали конвертацию в календарные дни при расчете "К")
Оптимистично = 12/0.61 = 19.61 календарных дней.

Таким образом, у нас получился пессимистичный прогноз времени завершения работ - 1 месяц , если опять сработает закон Мёрфи, и оптимистичный прогноз - примерно 3 недели. если проблем не будет. Именно эти цифры и нужно обсуждать с Клиентом.

Как избежать

Для того чтобы ситуация не повторилась, лучше всего на ранних фазах обсуждения работ оценивать риски и факторы которые могут повлиять на увеличение объема работ.

b_57cc33c5105de.jpg

Для этого, нужно строить план не в виде "сначала делаем это, потом это, потом это", а выявить препятствия "Что мешает получить деньги клиента сразу?". Как только мы записали первое препятствие мы формируем к нему промежуточную цель которую нужно достичь для преодоления препятствия, и задаем вопрос: "Что мешает достигнуть эту цель?" . записываем препятствие и к нему промежуточную цель. У нас появилось дерево из пар препятствие-цель. Если вы все сделали правильно, то такой план будет иметь гораздо меньшую неопределенность чем план "делаем раз, два,три".

b_57cc3400917a9.jpg

Когда план сформирован, внесите все задачи в BIPULSE, инструмент рассчитает полную трудоемкость работ. На календарном плане BIPULSE покажет критическую цепь и расчётные, рекомендованные даты начала работ с учетом резерва по времени, который составляет 50% длительности всех работ. Если вы видите, что работы надо было начинать "вчера", то вы сможете договориться уже на старте о более реалистичных сроках.

В процессе выполнения задач, система будет измерять точность оценки (К) с делать прогнозы о датах завершения работ. А также, выполнять оценку отклонения от графика и рекомендовать что нужно делать. Если вы увидите что загорается предупреждение "применяй план изменений" это значит, что пора звонить Клиенту и договариваться об изменениях в объемах работ или срока.

+5
Первые Новые Популярные
Автоматизация бизнеса.
Разработка ПО на платформе 1С:Предприятие
Нагибович Константин
>>Что делать если успеваешь выполнить работу в срок?
Если я успеваю выполнить работу в срок, то я молодец.
Скорее всего у вас опечатка.
Ответить
BiPulse
Инструмент планирования проектов
Заработай или сдохни
Вся боль и слезы российского бизнеса от первого лица без рекламы и смс
Фримен Константин
ну наверное переназначаю срок в соответствии с договоренностями, уж точно не использую формулы для подсчета эффективности
Ответить
BiPulse
Инструмент планирования проектов
Васильев Алексей
Иногда договоренности как бы есть, но если постоянно переносить то это влияет на репутацию.
Ответить
Заработай или сдохни
Вся боль и слезы российского бизнеса от первого лица без рекламы и смс
Фримен Константин
однозначно, но у одной зажравшейся веб-студии лозунг "Долго.Дорого,Ох***но". Репутация не теряется, если за косяки предлагать клиентам бонусы.
Ответить
CourseBurg
Сервис для выбора оффлайн курсов по расположению, отзывам и цене
Александр Альхов
Вообще это дело, надо ввести эту штуку, потому что очень медленно растем. столько всего нужно сделать. Задачи вроде элементарные, делаются неделями. Зато все в курсе последних событий.

Спасибо за статью, добавил в в избранное
Ответить
BiPulse
Инструмент планирования проектов
Васильев Алексей
Значит они не совсем элементарные. И что-то не учли. Когда задача начинает "провисать" нужно сразу выяснять препятствия и делать перепланирование с последующим разбором "как бы так сделать, чтобы так не случалось?"
Ответить
CourseBurg
Сервис для выбора оффлайн курсов по расположению, отзывам и цене
Александр Альхов
Да этим сейчас и заняты. Первое время так все быстро делалось, аж дух захватывало, а сейчас начали обрастать недоделками и организационными косяками. Будем лечить это дело.
Ответить
Выбрать файл
Читайте далее
Загружаем…
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать