Умная бюрократия — волшебная таблетка для растущей компании

Когда-то Паша, Сергей и Саша начинали бизнес втроем и спокойно могли работать в закутке коворкинга с парой столов и электрочайником. Дело пошло, появились первые серьезные деньги — стали подключаться новые сотрудники. Вот уже компания переезжает в опен-спейс в хорошем бизнес-центре.

Все весело, бодро и строится на личном общении. Но проходит совсем немного времени — фирма подрастает еще чуть-чуть, и наступает хтонический хаос.

По офису ходят люди, которых непонятно кто и под какие задачи нанял. Саша говорит, что его привел Сережа для помощи Паше — Паша говорит, что это приятель Сережи, неплохой кодер, — Сережа говорит «впервые вижу!». Рядом сидит парень с макбуком — явно что-то очень важное делает, на экране знакомые прототипы, но кто его привел и кому он отчитывается? Вроде денег хватает, но куда они уходят? Голова идет кругом, нервы на пределе, кто-то стер важные файлы, а из офиса куда-то пропал ноутбук — недавняя идиллия катится в тартарары.

Плохая новость: это не редкость. Особенно для компаний и стартапов, которые очень быстро выросли с дружной группки основателей до 30-50 и более сотрудников. Хорошая новость: волшебная таблетка существует. И имя ей — умная бюрократия.

Если вы сейчас поморщились и хотите закрыть статью — не спешите. Потому что мы расскажем совсем про другую бюрократию, которая не имеет ничего общего с канцелярщиной и тупым перекладыванием бумажек.

Бюрократия — это не страшно

Классическая трактовка — в Википедии — негативная. И даже как-то пугает.

Бюрокра́тия (от фр. bureau — бюро, канцелярия и греч. κράτος — господство, власть) — направление, которое принимает государственное управление в странах, где все дела сосредоточены в руках органов центральной правительственной власти, действующих по предписанию (начальства) и через предписание (подчиненным); также под бюрократией подразумевают класс лиц, резко выделенный из остального общества и состоящий из этих представителей центральной правительственной власти.

Здесь нет бизнеса, но есть государственное управление, классы, правительства и прочие страшные штуки, которые к нашей реальности имеют мало отношения. В нашей реальности мы клянем бюрократами в основном чиновников, которые гоняют из кабинета в кабинет, заставляя подписывать ненужные бумажки. Но — вот сюрприз — эти бумажки являются частью сложного процесса. И без них некоторые правильные вещи могут произойти не так, как надо. Хотя что-то бесчеловечное в этом есть.

Но давайте забудем чиновников и посмотрим, чем бюрократия может помочь нам.

Вот определение из современного финансового словаря компании «Финам»:

Бюрократия — структура организации, для которой характерны: четкая управленческая иерархия, правила и стандарты, показатели оценки работы, принципы найма, основывающиеся на компетенции работника.

Выделим ключевые понятия:

• структура,
• иерархия,
• правила,
• стандарты,
• показатели,
• принципы.

Ничего сложного — все стройно и структурировано, а потому — понятно и предсказуемо. А теперь давайте разберемся, как это работает для растущей фирмы.

Краткое пособие по умной бюрократии

Оргструктура многое решает

Простая параллель из ботаники: дерево и заросли кустарника.

Когда мы видим дерево, легко понять, дуб это, клен или береза, старое оно или молодое, сколько на нем веток и какие из них засыхают. С первого взгляда понятно — больное дерево или все хорошо. Это аналогия компании с четкой оргструктурой.

С кустами все сложно: вы видите только самый первый ряд. Все, что дальше, скрыто. Вы не знаете, больны или здоровы кусты, какие они, что с ними творится: чирикают ли там милые птички или собака догнала и уже душит кролика. Это компания без оргструктуры.

Стройная иерархия, четкие роли и прозрачность — по какой бы модели ни выстраивалась оргструктура, бюрократия делает ее упорядоченной и понятной.

1. Формализуются задачи и области ответственности. Теперь у Сережи есть своя команда, а Саша знает, что им можно поручить тестирование продукта.
2. Формируются понятные связи «начальник — подчиненный», «постановщик задачи — исполнитель — ответственный». Когда Паша сделает свою часть работы, он точно будет знать, кому нужны результаты. И новый парень с макбуком придет именно к нему за задачами.
3. Появляется основа для введения критериев эффективности работы сотрудников. Незнакомый «хороший кодер» может стать ключевым специалистом — потому что объективно лучше работает, чем сам Паша. У Паши другие задачи.
4. Основатели и инвесторы видят, что происходит в компании. И рабочие встречи Саши, Сережи и Паши не превращаются в выяснение, кто и почему не протестировал фичу, которую вчера залили на сервер.

Делегирование — признак взросления команды

Когда мы видим, кто за что отвечает и кому подчиняется — раскрываются во всей красе все возможности делегирования.

• Задачи от непосредственного руководителя невозможно проигнорировать — в отличие от ситуации, когда прилетает таск от кого-то, кого ты в глаза никогда не видел. Потому что именно этот человек тебе посчитает зарплату в конце месяца.
• Оценка работы сотрудника становится объективной, потому что легко можно проверить количество закрытых задач и качество выполнения. В отличие от задорного стартаперского хардкора, когда выше всего могут цениться люди, которые создают много шума, но не приносят реальной пользы.

Делегирование превращается в осознанный, управляемый и контролируемый процесс — бюрократия дает возможность оптимально распределить задачи с ориентацией на текущую загрузку сотрудников, а не разбросать их между теми, кто согласен взять работу, и ждать от моря погоды.

Это сразу отучит Сережу хватать за пуговицу любого собеседника на кухне, озадачивая его только что родившейся идеей. И все вздохнут с облегчением, потому что потом Сережа может и не вспомнить, чего он хотел.

Бизнес-процессы нужно строить

Когда оргструктура сформирована и задокументирована, вступает в игру следующий козырь — возможность сформировать, регламентировать и описать бизнес-процессы в компании.

На этом этапе сразу проявляются все затыки и узкие места. Например, может выясниться, что команда Сережи сидит и ждет результатов от команды Паши. А Паша с товарищами давно все подготовил — но не сообщил об этом Сереже. Потому что «мы же всегда так делаем, ты же видишь запись в таске». Или вдруг окажется, что половина лидов проваливается между двумя отделами — одни читают почту, но не принимают решения, вторые читают … какую-то другую почту, куда пишут только случайные люди.

Объективная информация — это возможность для улучшений и оптимизации. На этапе моделирования и проектирования бизнес-процессов может поменяться даже оргструктура компании.

Ничто не вечно под луной — и в рамках умной бюрократии любые изменения возможны.

Регламенты, инструкции, правила — это работает

За отдающими бюрократической канцелярщиной словами стоит простая идея — для каждого процесса должен быть прописан гайдлайн. Что, как, в каком порядке делать и к кому идти, если что-то идет не так.

— А как же свобода и творческое самовыражение?

— Ха-ха.

Мы делаем бизнес, а не играем в бирюльки. Поэтому свобода, творчество и самовыражение уместны там, где можно улучшить работы и соответственно — оптимизировать гайдлайн.

Ковырять карандашом в носу и думать о покорении мира — это не творчество. Лучший способ самовыражения — придумать, как делать ту же работу с меньшими затратами сил, времени и средств без потери качества. Или обратная пропорция — с лучшим качеством, но без увеличения затрат.

И опять же — при составлении инструкций могут обнаружиться странные вещи. Прописав все шаги по оформлению заявки на тендер, вы можете найти кусок работы, которую никто не делает вовремя, и тут же вспомнить, как вы сами в последний момент добавляли эти слайды в презентацию. Ура, в следующий раз за них будет отвечать конкретный человек.

Добро пожаловать в реальный мир: так работает умная бюрократия.

Аналитика

Когда у нас есть точная информация по структуре компании, эффективности сотрудников и бизнес-процессам — запускается механизм непрерывной аналитики.

— Зачем это нужно?

— Чтобы держать руку на пульсе и знать, что происходит в компании.

Банально — чтобы в любой момент времени можно было видеть, кто работает хорошо, а кто не очень, и какую команду можно разогнать без слез, сантиментов и ущерба для компании.

И тут внезапно оказалось, что старый Пашин приятель давно пригрелся в отделе, где его знания никому не нужны, — но человек же компанейский!

Источниками данных для аналитики могут быть

• автоматические отчеты системы управления проектами,
• отчеты (недельные, месячные, квартальные) сотрудников,
• финансовые отчеты.

Главное не перейти черту, при которой генерация отчетов занимает больше времени, чем выполнение непосредственных рабочих обязанностей. Потому что тогда (возвращаемся к определению «Финам»):

По мере разрастания бюрократия создает своей собственной деятельностью все бОльшие транзакционные издержки.

Про отчеты и их полезность для дела очень здорово написал Ли Якокка в своей классической книге «Карьера менеджера». Ее обычно заставляют читать в институте к экзамену по менеджменту, но никто не читает, конечно. Самое время восполнить пробел. Почитайте.

Планирование и прогнозирование

И вот мы подошли к главному преимуществу умной бюрократии. Основываясь на объективных данных о компании, мы можем строить реалистичные модели и планировать развитие в среднесрочной и долгосрочной перспективе.

Главное — помнить, что сценарии и модели бывают не только оптимистичными, но и пессимистичными.

Это уже совсем другой уровень управления: когда задачи руководителя формируются не текучкой и затыканием дыр прямо здесь и сейчас, а необходимостью строить работу компании в соответствии со стратегическими планами. Ну и другой уровень ответственности, конечно.

Умная бюрократия против глупой

У умной бюрократии есть недостаток: человеческий фактор руководителя. Страсть к регламентированию и регулированию всего и вся может превысить допустимые пределы и умный подход превратится в глупый, когда на обслуживание бюрократической системы и управление будет уходить намного больше ресурсов, чем на саму работу.

Коротко про умное и глупое:

1. Для умной бюрократии характерна гибкость, для глупой, наоборот — косность и отрицание изменений. Армейские уставы времен царя Гороха — лучший пример регламентов в системе глупой бюрократии.
2. Четкая оргструктура в рамках умной бюрократии не влияет на демократию в коллективе. В глупой — превращается в диктатуру формата «сказали — делай, я начальник — ты дурак».
3. В умной бюрократии выполнить задачу проще, чем не выполнить. В глупой — иногда проще отказаться от выполнения, чтобы не генерировать бесконечные отчеты, а отделаться объяснительной отпиской.
4. Умная бюрократия развивает компанию, потому что улучшения идут со всех сторон, как снизу, так и сверху. Глупая бюрократия замораживает компанию и процессы: в сегодняшних условиях это равносильно движению назад.

Умная бюрократия — это здравый смысл и здоровая организация процесса. Глупая — желание регулировать и контролировать каждый чих и вздох. Какой путь выбрать — зависит только от вас. А инструменты предложит Битрикс24.