Управление экстремальными проектами: как действовать, когда всё идет не так, как задумано
Сидя на руинах очередного несбывшегося стартапа, вы мучительно думаете — что пошло не так? Был разработан четкий план, расписаны сроки, распределены роли в команде, посчитан бюджет. Инвестор одобрительно кивал на все предложения. С какого же момента проект начал сыпаться как песочный замок? Может, вообще не стоило начинать?
Что ж, в следующий раз нужно готовиться тщательнее: составить более детальный план, предвидеть все возможные факапы, проинструктировать исполнителей, точнее рассчитать бюджет.
«Ребята, новый проект!» … и через какое-то время вы вновь на тех же руинах. Все расчеты пошли прахом — каждая задача плодила две новые, и скоро стало ясно, что надо либо увеличивать бюджет, либо сворачивать работы. Почему так вышло?
Возможно, вы столкнулись с экстремальным проектом.
Традиционные и экстремальные проекты
Есть цели, путь к достижению которых почти линеен и делится на четкие этапы. Например, постройка типовой многоэтажки в микрорайоне. Прораб знает, сколько месяцев бригада будет возводить здание, сколько надо материалов и сколько можно отвезти песка себе на дачу — ему не впервой.
Это традиционный проект — известны сроки, методы и результат. Движемся поэтапно.
Теперь представим, что этот же прораб оказался на необитаемом острове в тропиках и вынужден строить себе жилье. Поможет ли ему опыт руководства строительством в Химках? Не факт. Он понятия не имеет, из какой пальмы прочнее будет шалаш и как будет выглядеть готовая постройка. И уж тем более наш прораб не подозревает, что через день после завершения строительства начнется сезон дождей и его лачугу смоет ливнями.
Это проект экстремальный — он имеет цель, но не имеет определенного пути ее достижения. Четкому планированию мешают неизвестные величины и внешние обстоятельства, на которые невозможно повлиять. Результат не достигают, а ищут — методом проб и ошибок.
Методологию управления экстремальными проектами разработали в начале 2000-х Дуг ДеКарло и Роб Томсетт. Чтобы успешно завершить экстремальный проект, нужно уметь подстраиваться под обстоятельства и вовремя корректировать изначальный план (спасибо, Кэп). Традиционный стиль управления в экстремальных условиях приведет к краху.
Экстремальными условиями считаются:
- сжатые сроки,
- недостаток информации на старте,
- нестандартные задачи,
- новые технологии и методы,
- зависимость от внешних факторов,
- меняющиеся требования к результату
… и прочие сюрпризы, о которых вы не узнаете, пока не начнете работу над проектом.
Посмотрите на табличку: при наличии 1-2 факторов из правой колонки проект уже вполне может считаться экстремальным.
Как опознать экстремальный проект?
Приступая к проекту, разложите его на составляющие. Сроки, бюджет, исполнители, методы, опыт — найдите все возможные параметры, которые могут повлиять на результат. Затем промаркируйте их от 1 до 10 по шкале неопределенности, где 1 — совершенно неизвестно, а 10 — абсолютно ясно. Например, если метод вы еще ни разу не использовали, ставьте единицу. Заказчик называет сроки плюс-минус год? Ставьте тройку. Бюджета вдвое больше, чем нужно (по вашей оценке) — ставьте десятку.
Чем ближе к нулю определенность — «низкие оценки» в большей части пунктов, — тем выше вероятность, что перед вами экстремальный проект, и вам нужна гибкая стратегия управления.
Да, в традиционном проекте тоже могут быть форс-мажоры. Но это единичные случаи на понятном и известном пути. Экстремальный проект может быть одним большим форс-мажором. Важно, что вы заранее готовы к неожиданностям и учитываете это при управлении.
Стоит ли отказываться от экстремальных проектов?
Может создаться впечатление, что экстремальные проекты всегда ближе к провалу, чем к успеху. Это не так. Есть задачи, при которых риск неизбежен, но это не значит, что они не могут быть выполнены.
Представьте ситуацию. Заказчик ставит вам задачу: разработать игровую механику на сайте для большего вовлечения пользователей. Предположим, что на дворе лето 2016 и игра Pokemon GO бешено популярна. Заказчик хочет сыграть на тренде: «А давайте у нас на сайте тоже будут выпадать монстры, которых надо ловить кликом мышки? За это будем давать очки, посетители увлекутся и будут просматривать больше страниц».
Если мы адекватно рассчитали бюджет и трудозатраты, какие тут еще могут быть риски?
- Аудитория окажется ленивой или не поймет механику.
- Выскакивающие монстры могут раздражать часть пользователей — произойдет отток посещаемости.
- За время разработки может пройти шумиха вокруг оригинальной игры Pokemon GO. Если наскучил оригинал, то есть вероятность, что наскучит и клон.
Без гибкого управления риски увеличиваются. Можно долго обдумывать то, как это должно работать, но итоговая реакция пользователей непредсказуема. Имеет смысл тестировать игровую механику в процессе, менять по обстоятельствам, внедрять новые фишки и углублять решения, которые сработали.
Игра из нашего примера, «SeoМонстры», была разработана компанией Seopult и запущена осенью 2016 года. Разработчики планировали успеть к появлению Pokemon GO в России и подняться на новой волне интереса. Однако «Покемоны» в Россию так и не пришли.
Где водятся экстремальные проекты?
Проект, который казался традиционным и простым, превратится в экстремальный, если жизнь внесет коррективы.Это может быть запуск новой линии на производстве, организация мероприятия, рекламная кампания... В любой деятельности, где результат нельзя достоверно спрогнозировать, есть место экстремальным проектам.
Отличный пример — сфера веб-разработки (если речь идет не о типовых сайтах на шаблоне, которые лепят как пельмени по 5000 рублей за штуку). Тот, кто получал накануне сдачи сайта письмо капслоком от заказчика «МЫ РЕШИЛИ ЧТО НАМ НАДО ПРИКРУТИТЬ ЕЩЕ АВТОРИЗАЦИЮ ЧЕРЕЗ СМС», поймет, о чем речь. Стартапы, веб-сервисы, сайты с уникальным функционалом — вот настоящая экстремальная среда, где живут большие бюджеты и умирают мечты.
— Делали объемный проект, сайт-афишу мероприятий, — рассказывает Марина, коммерческий директор веб-студии. — Общий срок разработки был 4 месяца, и к завершению мы осознали, что опаздываем с релизом недели на две. Тем временем заказчик подписал соглашение с крупным холдингом о том, чтобы проводить на еще недоделанном сайте конкурс красоты. Нас уведомил постфактум.
Для понимания — это новый раздел, там фото, видео, инстаграм-виджеты участниц, функционал онлайн-голосования… Итак, чтобы доделать сайт, нужно 2 недели, интегрировать новый функционал — 3 недели, а до начала конкурса УЖЕ осталось 2 недели.
И вот мы погнали на всех парах — без выходных, без дизайнов, костыльно-ориентированной разработкой. Но сделали, запустили, и по ходу этого конкурса что-то допиливали уже.
Другой — но очень похожий — пример приводит Полина, проджект-менеджер региональной веб-студии:
— Мы разрабатывали личный кабинет для интернет-провайдера. Задачей было обновить визуал кабинета для физ. лиц, не трогая функциональность. Мы знали, что существует также и личный кабинет для юр. лиц. Нас уверяли, что это совершенно другой сервис. Но на всякий случай я решила проверить, раздобыла доступы и, конечно, оказалось, что это все один большой сайт и наши изменения развалили кабинет юр. лиц.
К счастью, все это было до публикации, так что мы быстро доделали правило, чтобы перенаправлять всех юр. лиц в другое место. Заодно сделали коммерческое предложение на разработку сайта для юр. лиц: типа раз уж развалилось, не оставлять же так.
Для нас это была выигрышная ситуация, т.к. проблему обнаружили мы, а не клиент, и в итоге это не упало к нам как бесплатная доработка.
Как выжить и добиться успеха при работе с экстремальными проектами?
1. Не заблуждайтесь, что можете все контролировать
Как утверждает один из авторов методологии Дуг ДеКарло, чтобы управлять экстремальным проектом, нужно обладать особым типом мышления — «квантовым». Это значит — допускать и принимать отклонения от начального плана. Действовать не по догмам, а по обстоятельствам. Мы не можем предсказать изменения, но можем оперативно реагировать на них.
Здесь нам на помощь приходят технологии. Автоматизируйте все, что можно автоматизировать: документооборот, оповещения о статусе задач, коммуникацию с сотрудниками. Современные системы управления задачами позволяют «рулить» всем проектом из единого центра и видеть полную картину. Используйте эти возможности.
2. Не ужесточайте контроль над сотрудниками
В экстремальных условиях ограничения только навредят. Пытаться установить жесткие рамки в меняющихся обстоятельствах — все равно что во время шторма заставлять всех соблюдать великосветский этикет. Если отклонения от первоначального плана уже начались, заставлять следовать сотрудников этому плану — безумие.
Лучший контроль — незаметный. Будьте в курсе всех задач, чтобы вовремя включиться в работу и подтянуть слабые места, мотивировать, перекинуть резервы. Включите руководителей в наблюдатели за ходом всех важных задач. Лучше заранее вмешаться и помочь, чем наказывать сотрудника после того, как он ошибется.
3. Работайте над настроением в команде
Экстремальные проекты проходят в состоянии сильного стресса. Поскольку внешние условия вам неподконтрольны, задача руководителя — управлять отношениями внутри коллектива. Нельзя допускать, чтобы стресс перерастал в апатию, он должен, напротив, заводить команду.
Не устраивайте «показательные порки», но благодарности обязательно должны быть публичными. Штрафы, как, впрочем, и денежные поощрения, могут дать краткосрочный эффект, а могут и усилить стресс. Сотрудников, которые работают в нервной обстановке, не мотивируешь высокой зарплатой. Устраивайте им разгрузку — организуйте неформальные мероприятия, где можно выплеснуть эмоции. Показывайте, как важна и уникальна их работа над нестандартной задачей.
4. Полюбите изменения
Следуя догмам, нельзя создать что-то новое. Мир — это хаос, а наши планы не важнее, чем правила мира. Изменения — это прогресс. Принимая изменения, мы избавляемся от страха ошибок и развиваемся.
Это не значит, что надо пустить все на самотек. Просто не паникуйте. Относитесь к каждому факапу не как к катастрофе, а как к новой задаче: устройте брейншторм, найдите плюсы в ситуации. И, возможно, в итоге выяснится, что перемены упростили путь к результату.
5. Упрощайте процессы
В экстремальном проекте нет времени на долгие планерки, согласования, переговоры. Если вы не успеваете реагировать на перемены и принимать решения, проект обречен. Сведите к минимуму бюрократические процедуры во взаимодействиях команды.
Вместо электронной почты заведите несколько рабочих чатов, используйте голосовую и видеосвязь. Обязательно регламентируйте общение, чтобы оно не скатывалось в бесконечный поток болтовни. Каждая коммуникация должна заканчиваться конструктивом: договоренностью, решением проблемы, распределением обязанностей.
Хорошо, когда все это объединено в одной системе с задачами и проектами. Тогда вы сможете, не отрываясь от процесса, решать все возникающие проблемы.
6. Стабилизируйте себя
Неизвестно, что будет завтра. Взлетит курс валют, заказчик передумает, конкуренты выкатят продукт раньше, чем вы. Обстоятельства, на которые мы не можем повлиять, не должны нас беспокоить и отнимать внутренние ресурсы. Единственное, что нам по силам — контролировать свое состояние. Внутреннее спокойствие — лучшее, что мы можем противопоставить хаосу вокруг.
Подытожим:
- Проекты бывают традиционные и экстремальные.
- Экстремальные проекты связаны со стрессом и неопределенностью.
- С экстремальным проектом можно столкнуться, работая в любой сфере.
- Если это произошло, используйте специальные методы.
- Не паникуйте!
