Складской учет в 2026: зачем нужен и как начать

Если на складе нет порядка, бизнес начинает терять время и деньги. Товары сложно найти, остатки невозможно точно контролировать, а движение позиций становится непрозрачным. Возникают ситуации, когда непонятно, где находится заказ клиента или нужная деталь, без которой работа встает.

Сборка отправлений затягивается, появляются пересортицы и продажи товаров, которых фактически уже нет в наличии. Инвентаризация в таких условиях редко дает ясную картину и чаще напоминает попытку постфактум понять, куда и когда исчезли позиции.

Зачем нужен складской учет и какие проблемы он решает

Складской учет позволяет системно решить эти проблемы. Это не формальность, а рабочий инструмент контроля движения товаров с минимальными потерями и понятной логикой.

✅ Актуальные остатки и прозрачностьВсе товары и их перемещения фиксируются, поэтому данные в системе соответствуют фактической ситуации на складе. Руководитель видит реальные запасы и может принимать решения по закупкам и перераспределению, опираясь на точные цифры. Это снижает риск продаж без понимания остатков и уменьшает вероятность срывов поставок.

✅ Контроль излишков и дефицитаАнализ движения товаров помогает планировать закупки более точно. Склад не перегружается неликвидными позициями, а ходовые товары не заканчиваются неожиданно. Сокращаются мертвые остатки, высвобождаются средства, ранее замороженные в избыточных запасах, и снижается упущенная выгода.

✅Снижение ошибок, потерь и хищенийКаждая операция в учете фиксируется, а путь товара становится отслеживаемым. Пропажи и пересортицы не остаются незамеченными, проще выявить источник проблемы. Это уменьшает недостачи, порчу и несанкционированные списания, а также повышает ответственность сотрудников.

✅У скорение складских операций и инвентаризацииПри системном учете сотрудники быстрее находят нужные позиции и комплектуют заказы. Инвентаризация проходит быстрее и с меньшими отклонениями, а необходимость постоянных перепроверок перед продажами исчезает.

✅ Порядок в документахСкладской учет упорядочивает сопроводительные документы: накладные, акты, ордера. Данные хранятся системно, их проще сверять, анализировать и использовать при проверках или спорных ситуациях. Это экономит время и снижает операционные риски.

Как организовать учет на складе с нуля

Внедрить складской учет с нуля можно даже в небольшом бизнесе, если действовать последовательно. Ниже — практический чек-лист, который помогает навести порядок и выстроить систему учета без лишней сложности.

1. Разделите склад на зоны и наведите порядок хранения

Проанализируйте пространство и выделите логичные зоны: приемка, хранение, комплектация, отгрузка. Внутри зоны хранения сгруппируйте товары по категориям, назначению или габаритам. Хрупкие и опасные позиции храните отдельно.

Склад должен быть оснащен базовым оборудованием: стеллажами, полками, контейнерами для мелких товаров, тележками, при необходимости — лестницами и весами. Ключевая задача — чтобы у каждой позиции было постоянное место, а не временное «где получилось».

1. Промаркируйте места хранения и товары

После зонирования обозначьте стеллажи, полки и ячейки понятной системой кодов или нумерации. Для небольшого склада достаточно простой логики, для большого — адресного хранения с уникальным адресом каждой ячейки.

При широком ассортименте имеет смысл использовать штрихкоды или QR-коды. Даже базовый сканер и печать этикеток заметно ускоряют приемку и отбор товаров. Четкая маркировка снижает путаницу и экономит время сотрудников.

• Настройте документооборот и фиксацию операций

Опишите все основные складские процессы: приемку, отгрузку, внутренние перемещения, возвраты, списания и брак. Для каждой операции должен существовать стандартный документ.

Подготовьте шаблоны приходных и расходных накладных, актов приемки, списания и перемещения. Кладовщик не должен решать на месте, как оформить операцию — формат должен быть задан заранее.

Фиксируйте каждое движение товара. Документы могут быть бумажными, но практичнее сразу вести их в электронном виде: в таблице или специализированной системе. Электронный учет снижает количество ошибок и упрощает сверку с бухгалтерией.

• Назначьте ответственных и обучите сотрудников

Определите материально ответственное лицо, которое отвечает за сохранность товаров и ведение учета. При возможности оформите договор материальной ответственности. Также заранее назначьте замену на время отсутствия основного сотрудника.

Все, кто работает со складом, должны понимать базовые правила учета: как принять товар, как оформить списание, как зарезервировать позицию под заказ, куда передавать документы. Короткие инструкции и понятные регламенты здесь эффективнее длинных описаний.

Важно фиксировать операции в момент их совершения, а не задним числом. Именно дисциплина в учете чаще всего предотвращает проблемы, а не дополнительные проверки.

Инвентаризация: как проводить и оформлять результаты

Инвентаризация — это пересчет и проверка фактического наличия товаров и материалов с последующим сопоставлением данных с учетной системой. По сути, это ревизия склада.

Даже при выстроенном учете инвентаризация остается необходимой: она позволяет выявить ошибки, потери и слабые места в складских процессах, которые не всегда заметны в ежедневной работе.

В зависимости от задач и ситуации применяются разные виды инвентаризации.

• Полная инвентаризация

Сплошная проверка всех товарно-материальных ценностей на складе или в магазине. Проводится регулярно: как правило, раз в год, нередко — раз в квартал или месяц при высокой оборачиваемости товаров.

Полная инвентаризация дает наиболее точную картину состояния запасов, но обычно требует приостановки работы склада или торговой точки на время пересчета.

• Частичная (выборочная) инвентаризация

Проверка отдельных зон, категорий или конкретных позиций. Это может быть пересчет товаров определенного бренда, группы с высокой оборачиваемостью или конкретного участка склада.

Выборочные инвентаризации удобно проводить регулярно, не останавливая работу склада. Такой подход помогает держать под контролем ключевые или проблемные позиции между полными ревизиями.

• Внеплановая инвентаризация

Проводится при наступлении определенных событий: смене материально ответственного лица, выявлении краж или серьезных расхождений, после чрезвычайных ситуаций, а также перед значимыми изменениями — продажей бизнеса, передачей склада на аутсорсинг.

Внеплановая проверка фиксирует состояние запасов на конкретный момент и позволяет определить ответственность за возможные недостачи.

Чтобы правильно провести инвентаризацию, следуйте пошаговому плану:

1) Подготовка и приказ

Руководитель издает приказ о проведении инвентаризации (например, по форме ИНВ-22): указывает дату начала и перечень проверяемых ценностей. Приказом назначается инвентаризационная комиссия (обычно кладовщик, представитель администрации или бухгалтерии и еще 1–2 сотрудника).

На время ревизии движение товаров лучше остановить: закрыть приход и расход до начала пересчета. Перед стартом стоит навести порядок на складе и убедиться, что все документы проведены, иначе расхождения могут появиться из-за «подвешенных» операций, а не из-за реальных ошибок.

2) Пересчет товаров

Комиссия проводит физический пересчет. Результаты фиксируются в инвентаризационных описях (часто используют форму ИНВ-3) по местам хранения или группам товаров. Описи подписываются членами комиссии.

Важно, чтобы фактический пересчет не подменялся сверкой с программой: сначала фиксируется реальное наличие, и только потом данные сопоставляются с учетными остатками.

Если склад использует штрихкоды, процесс можно ускорить терминалом сбора данных или смартфоном со сканированием: данные сразу попадают в систему, а описи и итоги формируются автоматически.

3) Сверка и оформление расхождений

После пересчета факт сравнивается с учетными данными. По позициям с отклонениями составляется сличительная ведомость (например, ИНВ-19), где фиксируются излишки и недостачи.

Далее оформляются документы по причинам отклонений: пересортица, порча, бой, списание недостач, оприходование излишков. Набор актов зависит от ситуации и требований учета. Документы передаются руководителю и в бухгалтерию.

4) Итоги и отражение в учете

Руководитель утверждает результаты и принимает решение, как закрывать отклонения: списывать ли недостачи, взыскивать ли их с виновных лиц, относить ли на расходы, оприходовать ли излишки.

Бухгалтерия оформляет свод результатов (например, ИНВ-26), делает проводки и вносит корректировки в систему, чтобы учетные остатки соответствовали фактическим.

➡️ Если учет работает нормально, расхождения при инвентаризации минимальны и затрагивают лишь мелкий процент товаров. Это считается допустимым. Когда же расхождения выявляются по многим позициям при каждой проверке, проблема уже не в инвентаризации, а в процессах: нарушается дисциплина, допускаются ошибки при приемке и отгрузке или некорректно работает система учета.

Результаты инвентаризации нужно оформлять и хранить корректно. Описи, сличительные ведомости и приказы сохраняются не менее пяти лет. В ряде случаев инвентаризация и ее оформление обязательны по закону, например перед годовой отчетностью или при смене системы налогообложения.

Методы учета товаров: FIFO, LIFO, партионный

При организации складского учета важно заранее выбрать подход к учету остатков и списанию товаров. От этого зависит, как товары будут группироваться в системе и как рассчитывается их себестоимость при отпуске. На практике используют два основных подхода: сортовой и партионный учет. Для списания партий чаще всего применяют методы FIFO и реже LIFO.

Разберемся, в чем разница и где какой вариант уместен.

Сортовой учет

При сортовом учете товары учитываются по наименованиям без разделения на партии. У каждой номенклатуры есть одна общая карточка, а все поступления увеличивают общий остаток. Не имеет значения, от какого поставщика или по какой цене пришел товар — в учете он объединяется с уже имеющимися запасами.

При отпуске товары списываются из общего остатка, а стоимость определяется выбранным методом оценки: чаще всего FIFO или средней себестоимостью. FIFO в этом случае означает, что при расчетах считается, будто первыми реализуются более ранние поступления.

Сортовой учет удобен в повседневной работе: он упрощает управление запасами, не требует раздельного хранения партий и снижает нагрузку на учет. Новый товар можно размещать там же, где уже лежит аналогичный. Основной минус — ограниченный контроль. Сложно отследить различия в закупочных ценах, датах поступления и сроках хранения, так как все партии фактически «смешиваются».

Партионный учет

При партионном учете каждая поставка учитывается отдельно. Для каждой партии создается собственная карточка, и все операции — списание, перемещение, возвраты — привязываются именно к ней. Партия остается в учете до полного расходования.

Чаще всего при таком подходе используется FIFO: система списывает товары начиная с самой ранней партии. Теоретически возможен и метод LIFO, когда первыми списываются последние поступления, но на практике для физических товаров он применяется редко. Кроме того, в России LIFO не допускается в официальном бухгалтерском учете запасов, его можно встретить только в управленческих расчетах.

Партионный учет подходит для бизнеса, где важны сроки годности, серийные номера и прослеживаемость: фармацевтика, продукты питания, алкоголь, ювелирные изделия. Он позволяет точно знать происхождение товара, его закупочную цену и дату поступления.

Недостатки очевидны: такой учет более трудоемкий, требует строгой дисциплины, отдельного хранения партий и усложняет оперативную работу при большом ассортименте.

FIFO и LIFO как методы списания

FIFO и LIFO чаще упоминаются как методы оценки запасов, но принцип FIFO на практике реализуется на складах постоянно, даже без сложных настроек. Если вы храните товары сортовым методом и стараетесь отпускать в первую очередь то, что поступило раньше, особенно при наличии срока годности, вы уже работаете по FIFO.

Это самый распространенный и интуитивно понятный подход: сначала используется старый товар, чтобы избежать порчи и списаний. Именно поэтому FIFO считается наиболее реалистичным способом отражения движения товаров и дает корректную оценку остатков и себестоимости. Продовольственные склады и розница фактически обязаны работать по этому принципу, иначе просрочка становится вопросом времени.

LIFO — противоположная логика, при которой первыми списываются последние поступления. В реальных складских процессах ее сложно поддерживать: физически товар редко отгружается «с конца». Исключения возможны для отдельных видов материалов, где отбор идет сверху или с последнего слоя. В бухгалтерском учете в России LIFO не применяется, но с ним имеет смысл быть знакомым, если вы работаете с международной отчетностью или управленческим учетом в других юрисдикциях.

Для малого и среднего бизнеса на практике оптимальны FIFO или метод средней себестоимости. Эти подходы понятны, соответствуют реальному движению товаров и поддерживаются большинством учетных систем.

Помимо базовых схем существуют и комбинированные варианты. Например, партионно-сортовой учет, при котором товар учитывается партиями, а внутри партии — по видам или сортам. Такой подход используют компании с большим ассортиментом, где требуется баланс между детализацией и управляемостью.

Также встречается метод FEFO (First Expired, First Out), при котором товар списывается по сроку годности. Фактически это расширение FIFO и стандарт для фармацевтики и пищевых продуктов.

Выбор метода учета зависит от специфики бизнеса. Небольшие компании с ограниченным ассортиментом чаще используют сортовой учет — он проще в поддержке и дает достаточный уровень контроля. По мере роста бизнеса или при появлении регуляторных требований логично переходить на партионный учет хотя бы для отдельных категорий товаров.

Заключение

Складской учет — это основа управляемости запасов, а не вспомогательная функция «на потом». Когда процессы выстроены, становится понятно, где лежит товар, сколько его реально есть и какие решения можно принимать без риска.

Даже простой учет, если он системный и дисциплинированный, дает больше контроля, чем сложные инструменты без порядка. Зонирование, понятные правила, регулярная инвентаризация и выбранный метод учета — это фундамент, на котором строится все остальное.

Масштаб бизнеса здесь вторичен. Ошибки в учете одинаково дорого обходятся и малым компаниям, и крупным. Поэтому начинать стоит не с программ, а с логики и процессов. Когда они есть, любой следующий шаг — автоматизация или рост — проходит значительно спокойнее.